Grußformeln in E-Mails: So finden Sie das passende E-Mail-Ende

Von „MfG“ bis „Liebe Grüße“: Das Ende einer E-Mail ist mindestens so wichtig wie der Einstieg – und wird doch häufig vernachlässigt. Dabei bieten die letzten Worte im schriftlichen Kontakt eine einmalige Gelegenheit, Professionalität zu beweisen und gleichzeitig die (Geschäfts-)Beziehung mit dem Empfänger der Nachricht zu pflegen. Wir geben Ihnen einen Überblick über geläufige Grußformeln in E-Mails und verraten Ihnen, wann Sie welche Formel verwenden und worauf Sie am Schluss einer E-Mail verzichten sollten.

Wenn Sie nicht immer auf die reinen Standardformulierungen zurückgreifen möchten, bieten Ihnen die Woche, das Jahr und der Alltag viele Möglichkeiten in Ihrem E-Mail-Ende für Abwechslung zu sorgen und so eine gewisse Verbindung und Vertrautheit mit dem Empfänger herzustellen. Zum Beispiel:

Sämtliche oben gelistete Grußformeln mit Bezug zu einem Anlass lassen sich natürlich abwandeln und mit anderen Standardformulierungen kombinieren.

Grundsätzlich entscheidet immer die persönliche Beziehung zum Empfänger, welche Grußformal am Ende einer E-Mail die passendste ist. Gehen Sie im beruflichen Kontext im Zweifelsfall auf Nummer sicher und beenden Ihre Mail mit einer neutralen Formulierung. Vergessen Sie außerdem nicht, dass Sie mit jeder E-Mail sich selbst und Ihr Unternehmen repräsentieren. Gestalten Sie daher auch das E-Mail-Ende entsprechend. Reagieren Sie im laufenden Kontakt außerdem ggf. auf die Wortwahl Ihres Gegenübers – welche Formulierung benutzt der andere, wie persönlich darf es (schon) werden?

Ein Anhaltspunkt dafür, wie „locker“ Sie formulieren dürfen, können verschiedene Eigenschaften des Empfängers geben, wie zum Beispiel die Position, das Alter aber auch die komplette Unternehmenskultur und Branche. In der Medienwelt und Startup-Szene wird meist von Anfang an sehr leger miteinander kommuniziert – bei Banken, Behörden oder Versicherungen herrscht oftmals ein deutlich konservativer E-Mail-Knigge.

Variieren Sie außerdem in Ihren Grußformeln am Ende einer E-Mail – vor allem, wenn Sie sich auf einen Anlass oder eine Begebenheit in Ihrem Umfeld beziehen. Wünschen Sie immer sonnige Grüße oder einen erfolgreichen Start in den Tag, wirkt der Gruß schnell beliebig, automatisiert und wenig wertschätzend.

Nicht nur die Grußformel gehört zu einem vollendeten Abschluss einer E-Mail. Beachten Sie außerdem folgende Bestandteile:

• Abschließender Satz: Noch vor der eigentlichen Grußformel sollten Sie einen zusammenfassenden Satz formulieren, welcher den Inhalt der E-Mail zusammenfasst und/oder eine Handlungsaufforderung an den Empfänger richtet. Beispielsweise die Bitte um eine Rückmeldung, die Übersendung der Unterlagen, usw.
   
• Ihren vollen Namen: Wenn Sie den Empfänger der E-Mail siezen, sind der volle Vor- und Nachname Pflicht. Aber auch wenn Sie bereits beim „Du“ sind, kann der volle Name helfen, Verwechslungen (mit gleichnamigen Kollegen) zu vermeiden.
   
• Position und Kontaktinformationen: In der Regel sind diese Informationen in Ihrer Signatur enthalten – haben Sie noch keine, sollten Sie unbedingt eine E-Mail-Signatur erstellen. Vergessen Sie nicht, diese Informationen auch im laufenden Kontakt anzuhängen, damit beispielsweise die Telefonnummer für telefonische Rückfragen schnell auffindbar ist.

Ich freue mich über einen Terminvorschlag zur Besprechung der Unterlagen.

Herzliche Grüße nach Hamburg

Max Müller

(Signatur)

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung und ein persönliches Kennenlernen.

Mit freundlichen Grüßen

Marion Meier

(Signatur)

Ich freue mich auf den Termin am Montag.

Viele Grüße und ein schönes Wochenende

Kim Kramer

(Signatur)

Wie weiter oben bereits beschrieben, sollten Sie sowohl Abkürzungen als auch die Formulierung „Beste Grüße“ am Ende einer E-Mail vermeiden. Es gibt aber noch weitere Stolpersteine bei den E-Mail-Grußworten:

• Hochachtungsvoll: veraltet und etwas „drüber“; ähnlich verhält es sich mit „Herzlichst“
• Gruß/Grüße: sehr lieblos; wirkt schnell so, als ob der Absender sauer ist
• Schöne Grüße: der Begriff „schön“ passt in diesem Kontext nicht, da er sehr subjektiv ist
• Keine Grußformel verwenden: Fast noch schlimmer als der falsche, ist gar kein abschließender Gruß. Einzige Ausnahme: Schreiben Sie mit einem gut bekannten Geschäftskontakt innerhalb kurzer Zeit viele E-Mails hin und her, können Sie manchmal auf den Abschluss verzichten, da es sich fast schon um ein (schriftliches) Gespräch handelt.