E-Mail auf Englisch schreiben: So geht’s

Englisch gehört für viele von uns zum Berufsalltag. Während im Gespräch kleine Fehler und Ungenauigkeiten kaum auffallen, sollte bei der schriftlichen Kommunikation im besten Fall jedes Wort sitzen. Was Sie beim E-Mail auf Englisch verfassen beachten sollten und wie die richtige Anrede und ein gelungener Abschluss aussieht, erfahren Sie hier – inklusive Beispiel.

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Grundsätzliches zum Aufbau einer E-Mail auf Englisch

Zunächst einmal funktionieren E-Mail-Programme überall auf der Welt gleich – das heißt, Sie müssen sich an keine besonderen strukturellen Vorgaben halten, wenn Sie eine E-Mail auf Englisch schreiben. Neben einem Feld für den oder die Empfänger gibt es auch hier die Möglichkeit, Personen in CC oder BCC zu nehmen, anschließend formulieren sie einen aussagekräftigen Betreff und den Inhalt der E-Mail.

Bei Betreff und Inhalt gelten ähnliche Regeln wie im deutschen E-Mail-Knigge. Wählen Sie beim Betreff eine kurze und prägnante Zusammenfassung des Inhalts Ihrer Nachricht und schreiben Sie anschließend die E-Mail selbst – inklusive passender Anrede, nachvollziehbarer Schilderung Ihres Anliegens und angemessener Großformel.

Opening: Die richtige Anrede auf Englisch in einer E-Mail

Bei der Anrede gilt, wie auch im Deutschen, dass grundsätzlich zwischen formeller (beruflicher) und informeller (privater) Ansprache unterschieden wird. Je nachdem, ob und wie gut Sie den Empfänger kennen, kann auch eine informelle Anrede im beruflichen Kontext verwendet werden – in der Regel sind Sie mit einer formellen Ansprache aber auf der sicheren Seite. Folgende Möglichkeiten gibt es bei der E-Mail auf Englisch:

Begrüßung Erklärung
Dear Sir or Madam Britisches Englisch, bei unbekanntem Empfänger, entspricht dem deutschen „Sehr geehrte Damen und Herren“.
Dear Ladies and Gentlemen Amerikanisches Englisch, bei unbekanntem Empfänger, entspricht dem deutschen „Sehr geehrte Damen und Herren“.
To whom it may concern Frei übersetzt „An die zuständige Stelle“ – sehr förmlich und heutzutage nur noch bei Behörden üblich.
Dear Mr / Mrs / Ms Bei bekanntem Empfänger, entspricht dem deutschen „Sehr geehrte/r Frau/Herr“.Beachten Sie, dass „Ms“ die bevorzugte Form sowohl für verheiratete als auch ledige Frauen ist – „Mrs“ wird hingegen nur für verheiratete Frauen verwendet.
Dear Sir / Sirs / Madam Britisches Englisch für (mehrere) männliche bzw. weibliche Empfänger, förmlich.
Dear Gentlemen / Ladies Amerikanisches Englisch für (mehrere) männliche bzw. weibliche Empfänger, förmlich.
Hi / Hello Informelle Begrüßung bei persönlichem bzw. engem Kontakt.
Tipp

Unabhängig von der Sprache, gilt auch hier, dass Sie sich bei der Begrüßung an Ihrem Gegenüber orientieren können. Gerade im amerikanischen Raum wird es sehr schnell persönlich, und anstatt einer förmlichen Anrede mit Nachnamen kommt schnell ein „Hi David“ o. Ä. Wechseln Sie dann ebenfalls in die direkte (legere) Ansprache.

Wie sieht auf Englisch ein gutes E-Mail-Ende aus?

Nachdem Sie Ihr Anliegen schriftlich vorgetragen haben, folgt ein abschließender Satz – eine Zusammenfassung und/oder eine Handlungsaufforderung, etwa die Bitte um eine zeitnahe Antwort – und dann die Grußformel. Auch hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten, je nach Empfänger und Beziehung zu diesem:

Grußformel Erklärung
Yours faithfully Bei unbekanntem Empfänger, entspricht „Mit freundlichen Grüßen“.
Yours sincerely, Bei bekanntem Empfänger, entspricht „Mit freundlichen Grüßen“.
Kind regards Informellere Form von „Mit freundlichen Grüßen“.
Best regards Höflich, aber schon persönlich, übersetzt in etwa „Beste Grüße“.Manchmal wird nur „Regards“ geschrieben, was allerdings deutlich strenger wirkt.
Best wishes Eher im privaten Kontext zu finden, noch etwas informeller als „Best regards“, übersetzt in etwa „Alles Gute“ oder „Beste Wünsche“.
All the best Hat eine ähnliche Bedeutung wie „Best wishes“, wird aber ausschließlich bei informellen/privaten Mails verwendet.
Yours „Ihr/e“ bzw. „Dein/e“ – für private E-Mails.
Hinweis

Auch bei der abschließenden Grußformel sind die Briten etwas strenger als die amerikanischen Kollegen. So werden die Vorgaben zu bekannten und unbekannten Empfängern im amerikanischen Englisch nicht so genau genommen. Ein weiterer Unterschied: In britischen E-Mails wird kein Komma hinter den Gruß gesetzt, in amerikanischen schon.

Englische Abkürzungen in E-Mails

In den vergangenen Jahren haben sich in E-Mails bzw. in bestimmten Branchen Abkürzungen etabliert, die wir auch im Deutschen verwenden – die allerdings einen englischen Ursprung haben. Ein Grund mehr, die häufigsten Abkürzungen zu erläutern:

Abkürzung Erklärung
FYI Ausgeschrieben „for your information“ – übersetzt „zu Ihrer Information“.
TBD / TBA Ausgeschrieben „to be discussed“ / „to be advised“– übersetzt „zu diskutieren“ / „noch zu entscheiden“.
ASAP Ausgeschrieben „as soon as possible“ – übersetzt „so schnell wie möglich“.
RSVP In diesem Fall aus dem Französischen übernommen, ausgeschrieben „répondez s'il vous plaît“ – übersetzt „Wir bitten um Rückmeldung“.
TIA Ausgeschrieben „thanks in advance“ – übersetzt „vielen Dank im Voraus“.
PFA Ausgeschrieben „please find attached“ – übersetzt „im Anhang finden Sie“.
RE Ausgeschrieben „reply“ – übersetzt „Antworten (auf bisherige E-Mail)“.
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Stolperfallen bei Datum und Uhrzeit

Ebenfalls zur Verwirrung beim E-Mail-Schreiben auf Englisch führen immer mal wieder die englischen Schreibweisen von Uhrzeit und Datum.

Wenn Sie sich es sich bei der Uhrzeit einfach machen möchten, ist die digitale Schreibweise optimal: Auch in Großbritannien und Amerika versteht man 13:45 oder 20:15.

Gängiger ist jedoch die Schreibweise mit „am“ und „pm“. „am“ steht für das lateinische „ante meridiem“, also „vor dem Mittag“ – „pm“ bedeutet dementsprechend „post meridiem“, also „nach dem Mittag“. Gezählt werden die Stunden dabei nur bis 12. Um zu verdeutlichen, ob es sich um die nachmittägliche oder nächtliche (also vormittägliche) Uhrzeit handelt, wird das „am“ oder „pm“ einfach an die Zeit angehängt – beispielsweise 4pm für 16 Uhr (4 Uhr nachmittags). Nicht ganz einheitlich geregelt ist, ob ein Leerschritt zwischen Zahl und Abkürzung gehört.

Beim Datum gibt es Unterschiede zwischen der britischen und amerikanischen Schreibweise. In Großbritannien werden Daten genauso geschrieben wie bei uns in Deutschland – zum Beispiel „24 December 2020“ oder „24th of December 2020“ bzw. „24/12/2020“. Im Amerikanischen wird der Monat dem Tag vorangestellt – also „December 24, 2020“. Vor allem bei der reinen Zahlenschreibweise ist es wichtig, diesen Unterschied zu kennen, damit keine Missverständnisse entstehen. „4/12/2020“ könnte schließlich der 4. Dezember oder der 12. April 2020 sein.

Beispiel für eine E-Mail auf Englisch

Um den gelungenen Aufbau zu zeigen und Ihnen eine Vorstellung von passenden Formulierungen zu vermitteln, folgt nun ein Beispiel, das alle Elemente enthält, die für eine gute E-Mail auf Englisch wichtig sind:

Dear Mr. Jones,

Thank you for your e-mail about the upcoming project. I would like to arrange a meeting with you to discuss the details and next steps. How about this upcoming Monday, the 27th of June, at 12pm in your office?

I hope that suits you – if not, feel free to suggest another date.

Best regards,

Lisa Smith

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