KI-Mails schreiben: Perfekte Mails dank Künstlicher Intelligenz

Sie können eine künstliche Intelligenz (KI) E-Mails schreiben lassen, indem Sie auf beliebte AI-Modelle wie GPT-4 zurückgreifen. Diese LLMs sind in der Lage, menschenähnlichen Text zu generieren, und eignen sich somit hervorragend für den Einsatz in der Kommunikation.

KI und E-Mails – wie passt das zusammen?

Aus unserer stark digitalisierten Welt sind E-Mails auch in Zukunft als ein zentrales Kommunikationsmittel nicht wegzudenken. Durch den Einsatz von KI können Nutzerinnen und Nutzer bei der Erstellung von Mails nicht nur Zeit sparen, sondern auch ihre Kommunikation auf ein neues Niveau heben. Dabei geht es nicht nur darum, die KI automatisiert E-Mails schreiben zu lassen, sondern auch um die Optimierung, Personalisierung oder Kategorisierung von E-Mails.

Wie kann AI beim E-Mail-Schreiben unterstützen?

Die Wege, wie KI Sie beim Schreiben von E-Mails unterstützen kann, sind vielfältig.

Automatische Generierung von Text

Von KI-Modellen wie GPT-4 können Sie eine vollständige AI-Mail schreiben lassen. Der Text der Mail wird hierbei basierend auf einfachen Vorgaben generiert. Nutzende geben also beispielsweise den Betreff und einige Stichwörter ein, und die KI erstellt daraufhin eine Nachricht. Dies ist besonders nützlich, wenn man unter Zeitdruck steht oder eine Nachricht auf den Punkt formulieren muss.

Textoptimierung

Die AI kann nicht nur Mails schreiben, sondern auch dazu genutzt werden, vorhandene Texte auf Rechtschreibfehler zu überprüfen oder stilistisch zu verbessern. Egal, ob es um Grammatik, Tonalität oder Lesbarkeit geht – diverse KI-Modelle erkennen potenzielle Verbesserungen und schlagen Optimierungen vor. Auf diese Weise können auch Nutzerinnen und Nutzer ohne tiefgehende Sprachkenntnisse professionelle E-Mails verfassen.

Personalisierung

Moderne AI-Systeme können den bisherigen Kommunikationsverlauf analysieren und im Anschluss dabei helfen, E-Mails individuell auf die Empfangenden zuzuschneiden. Dies baut eine persönlichere Beziehung zu Kundinnen und Kunden auf, was in der geschäftlichen Kommunikation oft von Vorteil sein kann.

Automatische Antwortvorschläge

Einige E-Mail-Plattformen, etwa Google Mail, bieten bereits KI-basierte Antwortvorschläge an. Diese werden anhand des Inhalts einer eingehenden Nachricht automatisch generiert und beschleunigen so die Beantwortung alltäglicher E-Mails.

Kategorisierung und Priorisierung

Auch im Management von E-Mails kann künstliche Intelligenz eingesetzt werden. Sie kann helfen, eine Flut von E-Mails zu bewältigen, indem sie Nachrichten kategorisiert und nach Wichtigkeit priorisiert. So sehen Sie auf den ersten Blick, welche E-Mails sofortige Aufmerksamkeit erfordern und welche getrost später beantwortet werden können.

Vor- und Nachteile von KI-generierten E-Mails

Wie bei jeder Technologie gibt es auch beim Einsatz von KI beim Mailschreiben sowohl Vor- als auch Nachteile. Je nach Anwendungsfall kann sich die Nutzung von AI-Modellen demnach mehr oder weniger lohnen.

Vorteile

Zeitersparnis: Einer der offensichtlichsten Vorteile, wenn Sie KI E-Mails schreiben lassen, ist die enorme Zeitersparnis. Anstatt lange über die Formulierung einer Mail nachzudenken, übernimmt die AI diese Aufgabe in Sekundenschnelle.

Konstanz und Professionalität: Künstliche Intelligenz kann helfen, den professionellen Ton in geschäftlichen E-Mails zu wahren. Zudem wird konsistente Kommunikation gewährleistet. Besonders hilfreich ist das in Unternehmen, in denen ein bestimmter Stil erwartet wird.

Personalisierung: Die KI kann den Text basierend auf den Präferenzen der Empfangenden anpassen, was zu einer höheren Antwortrate führen kann.

Verbesserte Qualität: KI-basierte Schreibassistenten können stilistische und grammatische Fehler erkennen und korrigieren. Dadurch steigt die Qualität von E-Mails insbesondere bei Menschen, die in der betreffenden Sprache weniger geübt sind.

Nachteile

Fehlende emotionale Intelligenz: Auch wenn KI mittlerweile erstaunlich gut darin ist, menschenähnliche E-Mails zu schreiben, fehlt es ihr an echter emotionaler Intelligenz. Feinheiten, die zwischen den Zeilen liegen, können von der AI möglicherweise nicht korrekt erfasst oder berücksichtigt werden.

Kreativität und Individualität: KI-generierte E-Mails können unpersönlich wirken, da sie häufig auf standardisierte Formulierungen und Floskeln zurückgreifen. Kreative und individuelle Texte werden durch den Einsatz von AI beim Mailschreiben nicht erschaffen.

Abhängigkeit von der Technik: Wie bei einigen technischen Hilfsmitteln besteht die Gefahr, dass Nutzende sich zu sehr auf die KI verlassen und eigene Schreibfähigkeiten vernachlässigen.

KI und Datenschutz beim Schreiben von E-Mails

Eines der größten Bedenken beim Einsatz von KI beim E-Mail-Schreiben betrifft den Datenschutz. E-Mails enthalten häufig sensible Informationen, weswegen sich Nutzerinnen und Nutzer sorgen, wie sicher ihre Daten sind, wenn sie KI-basierte Tools einsetzen.

Generell gilt, dass die meisten und vor allem die seriösen Anbieter wie der IONOS AI Email Writer strenge Datenschutzrichtlinien einhalten. Die Daten werden in der Regel verschlüsselt übertragen und lokal oder auf Servern gespeichert. Sie sollten darauf achten, dass sich die Server in der EU befinden, wenn sie den europäischen Datenschutzstandards gerecht werden möchten. Auf diese Weise wird eine DSGVO-konforme Verarbeitung der Daten garantiert.

Dennoch sollten Sie darauf achten, welche Informationen der KI zur Bearbeitung überlassen werden. Insbesondere bei vertraulichen Daten ist es ratsam, diese nicht an externe KI-Systeme zu übergeben, es sei denn, es ist klar, dass die Daten dort sicher verarbeitet werden.

KI-Mails schreiben: Tipps und Tricks für den optimalen Einsatz

Wer den Einsatz von künstlicher Intelligenz beim E-Mail-Schreiben optimieren möchte, sollte auf einige Feinheiten bei der Nutzung der AI achten:

Zuerst sollten Sie darauf achten, klare Vorgaben zu machen, damit die AI die gewünschte Mail möglichst präzise schreiben kann. Geben Sie der KI nicht nur ein Stichwort, sondern eine kurze Beschreibung der gewünschten Nachricht. Im Anschluss sollten Sie darauf achten, eine Überprüfung der Ergebnisse durchzuführen, denn auch wenn KI erstaunlich gute Ergebnisse liefert, sollte der generierte Text immer noch einmal überprüft werden. Besonders bei wichtigen Nachrichten wie Entschuldigungsmails oder offiziellen E-Mails kann eine menschliche Überarbeitung sicherstellen, dass der Ton stimmt, die passende Grußformel gewählt wird oder der Betreff zum Mailinhalt passt.

Für die perfekte E-Mail kann es hilfreich sein, verschiedene Tools ausprobieren. Es gibt eine Vielzahl von KI-Generatoren, die beim Schreiben von E-Mails helfen. Zu den beliebtesten zählen:

• ChatGPT von OpenAI
• Jasper AI
• IONOS AI Email Writer
• WriteSonic