Abwesenheitsnotiz für Elternzeit und Mutterschutz
IONOS Redaktion6 mins
Ihre Elternzeit oder Ihr Mutterschutz stehen kurz bevor und Sie müssen noch tausend Dinge erledigen? Damit Ihre Abwesenheitsnotiz für die Elternzeit nicht zu kurz kommt, haben wir das Wichtigste zum Thema für Sie zusammengefasst. Mit unseren Vorlagen für die Abwesenheitsnotiz zur Elternzeit in Englisch und Deutsch sind Sie bestens gerüstet. Außerdem finden Sie hier wichtige Tipps zum Inhalt und zur Einrichtung der E-Mail-Benachrichtigung.
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Abwesenheitsnotiz zur Elternzeit: Wann und wie einrichten?
Kurz vor Beginn der Elternzeit bzw. des Mutterschutzes haben Sie beruflich wahrscheinlich viel zu tun: Sie müssen Projekte abschließen oder übergeben, Ihre Vertretung einarbeiten und Wünsche oder Geschenke entgegennehmen. Da gerät die Abwesenheitsnotiz für den Mutterschutz bzw. die Elternzeit schon einmal in Vergessenheit. Sie sollten jedoch vermeiden, diese wichtige, automatische E-Mail-Benachrichtigung erst kurz vor oder sogar erst zu Beginn Ihrer beruflichen Auszeit zu erstellen. Im Idealfall beginnen Sie bereits ein paar Tage oder Wochen vor Ihrer Elternzeit mit dem Formulieren und Einrichten der Nachricht. Die Abwesenheitsnotiz müssen Sie dann lediglich noch aktivieren, wenn Sie Ihr Büro verlassen.
Je nach E-Mail-Programm gestaltet sich die Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz anders. Nutzen Sie z. B. unsere Anleitung für die Einrichtung einer Abwesenheitsnotiz in Outlook, wenn Sie mit dem Microsoft-Client arbeiten.
Was sollte die Abwesenheitsnotiz für Elternzeit/Mutterschutz beinhalten?
Aus dem Nachrichtentext sollte klar hervorgehen, bis wann Sie in Elternzeit sind, dass Sie Ihre E-Mails bis zum Ende Ihrer Elternzeit nicht lesen und wer Ihre Vertretung übernimmt. Haben Sie internationale Kontakte? Dann ergänzen Sie als Service unter Ihrer deutschen Abwesenheitsnotiz eine englische Version. Da Sie diese Abwesenheitsnotiz erst zu Beginn Ihrer Elternzeit aktivieren, ist es nicht zwingend notwendig, den Anfang Ihrer Elternzeit zu kommunizieren.
Das sollte eine Abwesenheitsnotiz enthalten:
- Datum, bis wann Sie voraussichtlich in Elternzeit bzw. im Mutterschutz sind
- Ihre Vertretung: Vor- und Familienname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer
- ggf. eine englische Version für internationale Kontakte
Was gehört nicht in die Abwesenheitsnotiz für Mutterschutz/Elternzeit?
Die Abwesenheitsnotiz erreicht als automatische E-Mail-Benachrichtigung sowohl Ihre Kunden als auch Ihre Kollegen. Sie sollte deshalb professionell sein, dem Tonfall Ihres Unternehmens entsprechen und für alle Empfänger funktionieren. Formulieren Sie Ihre Abwesenheitsnotiz nicht zu flapsig oder informell und verwenden Sie am besten die förmliche Anrede (Sie).
Oft verzichten Eltern auf den Hinweis, wie sie während ihrer Elternzeit privat erreichbar sind. Sie können jedoch auch eine private E-Mail-Adresse, einen Social-Media-Account oder ein Profil in einem Business-Netzwerk angeben, wenn das mit Ihrem Arbeitgeber abgesprochen und arbeitsrechtlich erlaubt ist. Eher ungewöhnlich bzw. unpassend sind private Details, z. B. der Name Ihres Kinds oder Angaben zur familiären Situation.
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Abwesenheitsnotiz für die Elternzeit: Vorlagen in Deutsch und Englisch
Sind Sie unsicher, wie Sie Ihre Abwesenheitsnotiz für die Elternzeit formulieren sollen? Dann nutzen Sie unsere Vorlagen für die Anrede und den Text in Deutsch und Englisch, die Sie natürlich individuell anpassen sollten:
Vorlagen für die Anrede in Deutsch
- Sehr geehrte Damen und Herren,
- Guten Tag,
- Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Geschäftspartner und Kunden,
- Hallo,
Vorlagen für die Anrede in Englisch
- Dear Sir or Madam,
- Hello,
- Dear Sir or Madam, business partners and clients,
- Hi,
Abwesenheitsnotiz für die Elternzeit: Vorlagen in Deutsch
Kurz und knapp, ohne Anrede
Ich bin aktuell bis voraussichtlich zum XX.XX.XXXX in Elternzeit. Meine E-Mails werden nicht weitergeleitet oder gelesen. Wenden Sie sich bitte mit Ihrem Anliegen an meine Vertretung, [Vorname Nachname], die Sie per E-Mail an XX@XX.XX oder telefonisch unter XXX-XXX XX XX erreichen.
Mit freundlichen Grüßen
XX
Etwas persönlicher
Guten Tag,
vielen Dank für Ihre Nachricht, die mich während meiner Elternzeit erreicht. Ich widme mich noch bis einschließlich XX.XX.XXXX ganz meiner Familie und kann Ihre E-Mail daher nicht lesen oder beantworten. Wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen gern an meine Vertretung, [Vorname Nachname]. Sie erreichen sie per E-Mail an XX@XX.XX oder telefonisch unter XXX-XXX XX XX.
Herzliche Grüße
XX
Eher informell, mit Kontaktmöglichkeit
Hallo,
ich bin seit XX.XX.XXXX im Mutterschutz mit anschließender Elternzeit und habe das große Glück, mich ganz meinem neugeborenen Kind widmen zu können. Deine/Ihre E-Mail kann ich in dieser Zeit nicht lesen oder beantworten. Das übernimmt meine wunderbare Vertretung [Vorname, Nachname]. Er/Sie ist erreichbar per E-Mail an XX@XX.XX oder telefonisch unter XXX-XXX XX XX.
Wer mich privat kontaktieren möchte, kann dafür folgende E-Mail-Adresse nutzen: XX@XX.XX.
Updates zum süßen Nachwuchs poste ich übrigens regelmäßig auf Instagram: @XXXX.
Herzlich
Eure/Ihre XX XX bzw. Euer/Ihr XX XX
Abwesenheitsnotiz für die Elternzeit: Vorlagen in Englisch
Kurz und knapp, ohne Anrede
I am currently on parental leave until XX/XX/XXXX and can’t read or answer your email. Please get in touch with my colleague [first name, last name] (email: XX@XX.XX, phone: XXX-XXX XX XX) for all enquiries and assistance.
Kind regards
XX
Etwas persönlicher
Hello
Thank you for your message. I’m currently on parental leave until XX/XX/XXXX and fully occupied with taking care of my little one. Please contact my colleague [first name, last name] (email: XX@XX, phone: XXX-XXX XX XX) who can assist and help you with any queries you might have. I am looking forward to being in touch on my return.
Best wishes
XX
Eher informell, mit Kontaktmöglichkeit
Hi
I am super excited about the arrival of my child and will be on parental leave from XX/XX to XX/XX/XXXX.
As my little one will keep me busy, I won’t be able to read or answer my emails. For all enquiries and assistance, please contact my colleague [first name, last name] (email: XX@XX.XX, phone: XXX-XXX XX XX).
For all personal matters, you can reach me via email: XX@XX.XX.
If you would like to follow my journey as a new parent, you can follow me on Instagram @XXXX.
I’m looking forward to being in touch when I’m back at my desk.
Yours
XX XX
E-Mails während der Elternzeit
Haben Sie sich schon Gedanken gemacht, ob und wie Sie während Ihrer Elternzeit per E-Mail mit Freunden und Kollegen in Kontakt bleiben möchten? Da Sie Ihre berufliche E-Mail-Adresse während dieser Zeit nicht nutzen können, sollten Sie sich frühzeitig über eine private Alternative wie eine sichere und spamfreie E-Mail-Adresse von IONOS informieren und einen persönlichen E-Mail-Account einrichten, falls Sie das noch nicht gemacht haben.
Falls Sie während Ihrer Elternzeit in Teilzeit z. B. von zu Hause weiterarbeiten, sind effiziente Software-Anwendungen, unkomplizierte Zugriffe auf gemeinsame Daten und Datensicherheit besonders wichtig. Dafür bietet sich Hosted Microsoft Exchange von IONOS an.
