E-Rechnung empfangen: Vorgaben, Anforderungen und Ablauf

Unter dem Empfang von E-Rechnungen versteht man den Erhalt und die Validierung von Rechnungen im Sinne der europäischen Norm EN 16931. Die Verpflichtung, E-Rechnungen zu empfangen, gilt sowohl für Unternehmen als auch für Personen, die lediglich steuerfreie Umsätze erwirtschaften. Die Rechnungen werden in der Regel über E-Mails, spezielle Rechnungsportale oder elektronische Schnittstellen zugestellt.

Wer muss E-Rechnungen empfangen können?

Seit dem 1. Januar 2025 ist es für alle inländischen Unternehmen Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Ausnahmen sieht das zugrundeliegende Wachstumschancengesetz nicht vor, da diese Abgrenzungsprobleme und eine Verkomplizierung des Steuerrechts nach sich ziehen. Darüber hinaus lassen sich die gesetzgeberischen Ziele nach Ansicht der Bundesregierung nur bei flächendeckender Nutzung der E-Rechnung erreichen.

Als Unternehmen beziehungsweise Geschäftsleute gelten alle, die eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausüben. Demzufolge müssen auch Selbstständige und Personen, die ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringen wie Kleinunternehmende oder Vermieterinnen und Vermieter einer Wohnung, E-Rechnungen empfangen können. Als inländische Unternehmen zählen solche, die ihren Sitz, die Geschäftsleitung oder am Umsatz beteiligte Betriebsstätten in Deutschland haben. Falls kein Firmensitz vorhanden ist, bestimmt der Wohnsitz oder der gewöhnliche Aufenthaltsort die Zuständigkeit.

Wie empfange ich eine E-Rechnung?

Die Verarbeitung von E-Rechnungen ist ein vierstufiger Prozess, der sicherstellt, dass die Rechnungen korrekt geprüft werden und während der Aufbewahrungsfrist jederzeit zur Verfügung stehen. Der Verarbeitungsprozess beginnt mit dem Empfang des Dokuments und endet mit seiner Archivierung:

1. E-Rechnung empfangen: Als Empfängerin oder Empfänger müssen Sie sicherstellen, dass die technischen Voraussetzungen für den Empfang elektronischer Rechnungen erfüllt sind. Dafür benötigen Sie eine Software oder Anwendung, die dazu in der Lage ist, E-Rechnungen zu verarbeiten. Es genügt aber bereits ein gewöhnliches E-Mail-Postfach. Unternehmen greifen jedoch häufig auf spezielle Softwarelösungen oder Rechnungsportale zurück.
2. E-Rechnung prüfen: Damit E-Rechnungen als rechtskonform gelten, müssen alle Pflichtangaben – etwa Rechnungsnummer, Betrag und Rechnungsdatum – korrekt und vollständig vorhanden sein. Daher besteht die Notwendigkeit, die Rechnungen zu prüfen. Nach der Prüfung der Rechnung integriert die Buchhaltungssoftware oder Lagerverwaltungssoftware die Daten.
3. E-Rechnung validieren: Um sicherzustellen, dass das Dokument alle Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung erfüllt, ist eine Validierung nach der EU-Normenreihe EN 16931 verpflichtend.
4. E-Rechnung archivieren: Die Rechnungen müssen entsprechend den GoBD und revisionssicher archiviert werden. Alle Details dazu, wie Sie E-Rechnungen archivieren, lesen Sie im verlinkten Guide nach. Für die langfristige Speicherung bieten sich beispielsweise moderne Cloud-Lösungen an.

Auf welchem Weg werden E-Rechnungen zugestellt?

Damit sich E-Rechnungen möglichst unkompliziert austauschen lassen, gibt es keine Vorgaben, wie die Rechnungsdokumente zu übermitteln sind. Welcher Übermittlungsweg Verwendung findet, klären die Vertragsparteien untereinander. Um E-Rechnungen zu empfangen bzw. zu erhalten, bieten sich unter anderem folgende Lösungen an:

• Versand per E-Mail
• Bereitstellung der Daten über elektronische Schnittstellen
• Gemeinsamer Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Unternehmensverbundes
• Download über ein Onlineportal
• Übergabe auf einem USB-Stick
• EDI (Electronic Data Interchange)

E-Rechnung empfangen: Welche Herausforderungen und Probleme gibt es?

Geht es um den Empfang von E-Rechnungen, stehen Unternehmen und Geschäftsinhabende vor der Frage, welche Software optimal ist und welche Dateiformate sie unterstützen sollte. Dieses Problem lässt sich vermeiden, indem Sie sich für eine Softwarelösung entscheiden, die jedes relevante E-Rechnung-Format – allen voran XRechnung und ZUGFeRD – akzeptiert.

Als weiteres Problem gilt, dass sich die manuelle Prüfung von XML-basierten E-Rechnungen als aufwendig und fehleranfällig erweist. Die Lösung besteht darin, eine Software zu verwenden, die Rechnungsdokumente automatisiert auf Vollständigkeit und Korrektheit überprüft.

Was sich außerdem oftmals als Herausforderung erweist: In vielen Fällen ist nicht klar, ob E-Rechnungen der EU-Norm EN 16931 entsprechen. Wenn das von Ihnen verwendete Tool über eine automatische Validierungsfunktion verfügt und regelmäßig mit Updates versorgt wird, muss die Konformität nicht manuell geprüft werden. Darüber hinaus kann eine fehlerhafte Archivierung zu rechtlichen Schwierigkeiten führen. Dieses Risiko vermeiden Sie, indem Sie verantwortliche Mitarbeitende regelmäßig schulen und auf ein GoBD-konformes Archivierungssystem zurückgreifen, das diesen Prozess automatisiert.

Wie reagiert man auf fehlerhaft empfangene E-Rechnungen?

Falls Sie eine fehlerhafte E-Rechnung empfangen haben, sollten Sie sich umgehend an die Rechnungsstellerin oder den Rechnungssteller wenden. Die Rechnung selbst zu korrigieren, ist nicht erlaubt, da sie dann nicht mehr den GoBD entspricht und ungültig wird. Stattdessen muss die Person, die das Dokument angefertigt hat, eine korrigierte Version der Rechnung ausstellen. Dazu ist sie gesetzlich verpflichtet.

Bitte beachten Sie den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.