E-Rechnung versenden: Anforderungen, Formate und wichtige Hinweise

E-Rechnungen zu versenden, wird in Deutschland spätestens ab 2028 für alle Unternehmen im B2B-Bereich zur Pflicht. Elektronische Rechnungen müssen in einem strukturierten Format vorliegen, das eine automatische und medienbruchfreie Weiterverarbeitung ermöglicht. Zu den gängigen Standards für E-Rechnungen zählen hierzulande vor allem XRechnung und ZUGFeRD.

Wer muss eine E-Rechnung versenden?

Die Pflicht zur Ausstellung und zum Versand von E-Rechnungen betrifft alle Geschäfte zwischen inländischen Unternehmen (B2B-Bereich). Demzufolge besteht die Verpflichtung, E-Rechnungen zu versenden, sowohl für Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften als auch für Einzelunternehmen, Selbstständige und Freiberuflerinnen beziehungsweise Freiberufler. Als inländische Unternehmen gelten alldiejenigen, die ihren Sitz, ihre Geschäftsleitung oder am Umsatz beteiligte Betriebsstätten in Deutschland haben. Gibt es keinen Unternehmenssitz, wird der Wohnsitz beziehungsweise der gewöhnliche Aufenthaltsort berücksichtigt.

Ursprünglich sollte die E-Rechnung-Pflicht auch Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer betreffen. Im Jahressteuergesetz wurde dann jedoch beschlossen, sie von der E-Rechnungspflicht auszuschließen. Kleinunternehmende müssen lediglich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Vereine unterliegen der Verpflichtung zur E-Rechnungsstellung nur, wenn sie unternehmerisch aktiv sind. In diesem Fall gelten dieselben Anforderungen wie für Unternehmen.

Was ist vor dem Versand von E-Rechnungen zu tun?

Die Umstellung von Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen auf E-Rechnungen erfordert einige Vorbereitungen. Um zunächst herauszufinden, welche Anpassungen notwendig sind, müssen Unternehmen ihre bestehenden Rechnungsprozesse analysieren. Kundinnen und Kunden sollten zudem im Vorhinein darüber informiert werden, dass sie fortan E-Rechnungen versenden.

Darüber hinaus muss die notwendige technische Infrastruktur für das Erstellen, den Versand und die Verarbeitung von E-Rechnungen bereitgestellt werden – entweder durch Aktualisierung bestehender Systeme oder durch Investitionen in die erforderliche IT-Infrastruktur. Es empfiehlt sich außerdem, Mitarbeitende zu schulen, damit diese mit den neuen Prozessen und gegebenenfalls Systemen zurechtkommen.

E-Rechnung-Format auswählen

Es besteht auch die Notwendigkeit, ein geeignetes E-Rechnungsformat auszuwählen, das die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllt. Die Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz ausgestellt werden, der sich automatisiert und medienbruchfrei weiterverarbeiten lässt. In Deutschland werden meist das XRechnung- oder das ZUGFeRD-Format genutzt, um E-Rechnungen zu versenden:

• Das E-Rechnung-Format XRechnung ist der offizielle deutsche Standard für E-Rechnungen und bei öffentlichen Aufträgen verpflichtend. Bei diesem E-Rechnungsformat handelt es sich um einen reinen XML-Datensatz. Mithilfe eines sogenannten XML-Viewers lassen sich die Rechnungsdaten auch für Menschen lesbar machen.
• Das Hybridformat ZUGFeRD stellt dagegen eine Kombination aus XML-Daten und einer PDF-Datei dar. Aufgrund der visuellen Darstellbarkeit sind die ZUGFeRD-Rechnungen sowohl für Maschinen als auch für Menschen lesbar. Alles, was Sie dazu benötigen, ist ein PDF-Reader. Im separaten Artikel „XRechnung vs. ZUGFeRD“ gehen wir näher darauf ein, wodurch sich die beiden E-Rechnungsformate unterscheiden.

E-Rechnung auf Vollständigkeit und Korrektheit kontrollieren

Fehlende oder fehlerhafte Angaben führen möglicherweise dazu, dass die E-Rechnung nicht rechtskonform ist und zurückgewiesen wird. Vor dem Versand sollte daher geprüft werden, ob sie alle Pflichtangaben beinhaltet. Eine E-Rechnung muss dieselben Angaben wie klassische Papierrechnungen enthalten. Dazu zählen vor allem:

• Name und Adresse der Vertragsparteien
• Rechnungsdatum, -nummer und -betrag
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
• Beschreibung der Leistung(en) und/oder Lieferung(en)
• Zahlungskonditionen (Fälligkeitsdatum)
• Bankverbindung

Eine gute E-Rechnung-Software bietet Ihnen eine Funktion zur automatischen Validierung. Diese stellt sicher, dass alle Pflichtangaben vorhanden sind und die Syntax des XML-Datensatzes der Norm entspricht.

Wie versendet man eine E-Rechnung sicher?

Um E-Rechnungen zu versenden, lassen sich unterschiedliche Übertragungswege nutzen. Es gibt diesbezüglich keine gesetzlichen Vorgaben. Die Übermittlung ist beispielsweise per E-Mail, über elektronische Schnittstellen, über den gemeinsamen Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Unternehmensverbundes oder über ein Internetportal möglich.

Um zu verhindern, dass Informationen von Unbefugten eingesehen oder missbräuchlich verwendet werden, müssen beim Umgang mit E-Rechnungen bestimmte Sicherheitsanforderungen eingehalten werden. Einerseits ist sicherzustellen, dass sich Inhalte nicht nachträglich manipulieren lassen und dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Rechnungen erhalten. Andererseits muss gewährleistet werden, dass die Dokumente jederzeit abrufbar sind – beispielsweise für eine Betriebsprüfung.

Warum ist eine professionelle E-Mail-Adresse wichtig?

Obwohl sich grundsätzlich auch andere Optionen anbieten, ist davon auszugehen, dass viele Unternehmen und Selbstständige E-Rechnungen per E-Mail verschicken werden. Dabei spielt eine professionelle E-Mail-Adresse eine entscheidende Rolle. Einerseits vermittelt eine Adresse mit einem individuellen Domainnamen – etwa rechnungen@ihrunternehmen.de – ein seriöses und vertrauenswürdiges Auftreten gegenüber Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern. Andererseits tragen professionelle E-Mail-Lösungen erheblich zur Sicherheit Ihrer Kommunikation bei.

Bitte beachten Sie den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.