Mit dem Gmail-Archiv arbeiten

Nicht jede E-Mail ist wichtig genug, dass man sie ständig abrufbereit im Posteingang haben muss. Doch löschen möchte man sie vielleicht auch nicht. Für Nachrichten, die in Zukunft als wichtige Referenzen dienen könnten, aber gerade nicht sonderlich relevant sind, halten die meisten E-Mail-Provider eine Archiv-Funktion bereit.

Im Archiv können Nutzer E-Mails speichern, sodass die Nachrichten jederzeit wieder auffindbar sind. Archive sind somit die beste Lösung, um übervolle Posteingänge aufzuräumen, ohne Mails löschen zu müssen. Auch mit Gmail können Mails archiviert werden. Wie Sie dabei am besten vorgehen und wie Sie in Gmail archivierte Mails finden, erklären wir Ihnen hier.

Eigene E-Mail-Adresse erstellen
Entdecken Sie eine neue Art der E-Mail
  • Schreiben Sie perfekte E-Mails auf Wunsch mit KI-Funktionen
  • Sicher: Schutz vor Viren und Spam
  • Inklusive: eigene Domain

Wo finden Sie das Gmail-Archiv?

Obwohl Sie mit Gmail Mails archivieren können, gibt es in Ihrem Gmail-Account kein designiertes E-Mail-Archiv. Das klingt verwirrend, ist aber gar nicht weiter kompliziert. Denn alle E-Mails, die Sie mit Gmail archivieren, werden automatisch der Kategorie „Alle E-Mails“ zugeordnet. In diesem Ordner befinden sich Ihre E-Mails aus dem Posteingang sowie -ausgang und alle Entwürfe. In gewisser Weise ist der Ordner „Alle E-Mails“ also ein Gesamtarchiv Ihres Gmail-Accounts.

Tipp

Nicht zufrieden mit den Funktionen von Gmail? Manche Gmail-Alternativen liefern möglicherweise passendere Optionen.

Bei Nutzung von Gmail auf dem Desktop

Sie finden den Ordner „Alle E-Mails“ etwas versteckt auf Ihrer Gmail-Benutzeroberfläche:

Schritt 1: Öffnen Sie Ihren Gmail-Account wie gewohnt.

Gmail-Benutzeroberfläche
In der Hauptleiste links sehen Sie neben „Posteingang“, „Markiert“, „Wichtig“, „Gesendet“ und „Entwürfe“ die durch einen Pfeil gekennzeichnete Option „Mehr“. Klicken Sie diese an.

Durch den Klick auf „Mehr“ öffnet sich die Ordnerstruktur Ihres Gmail-Accounts weiter. Jetzt sehen Sie u. a. den Spam-Ordner, den Papierkorb, geplante E-Mails und eben auch die Kategorie „Alle E-Mails“.

Schritt 2: Klicken Sie auf „Alle E-Mails“.

Gmail-Benutzeroberfläche mit ausgeklappter Ordnerstruktur
Die ausgeklappte Ordnerstruktur zeigt Ihnen u. a. den Ordner „Alle E-Mails“ an. Klicken Sie diesen an, um bei Gmail archivierte Mails zu sehen.

Bei Nutzung von Gmail als Android-App

Wenn Sie Gmail als App auf Ihrem Android-Gerät nutzen und das Gesamtarchiv suchen, finden Sie es wie folgt:

Schritt 1: Öffnen Sie die Gmail-App wie gewohnt.

Gmail-Benutzeroberfläche in Android-App
Öffnen Sie die Ordnerstruktur durch einen Tipp auf die drei Menübalken. Jetzt sehen Sie alle Gmail-Ordner und Labels wie „Posteingang“, „Spam“, „Papierkorb“ und „Alle E-Mails“.

Schritt 2: Tippen Sie auf „Alle E-Mails“.

Gmail-Benutzeroberfläche mit Ordnerstrukturanzeige in Android-App
Durch ein Tippen auf „Alle E-Mails“ sehen Sie alle archivierten Nachrichten.

Bei Nutzung von Gmail als iPhone-App

Obwohl wahrscheinlich nur die wenigsten iPhone-Enthusiasten Gmail als E-Mail-Provider auf ihrem Apple-Gerät nutzen, steht Googles Mailing-App auch im App-Store zum Download zur Verfügung. Wenn Sie das Gmail-Archiv in der App auf Ihrem iPhone finden wollen, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1: Öffnen Sie die Gmail-App wie gewohnt.

Gmail-Benutzeroberfläche in iPhone-App
Die Ordnerstruktur wird Ihnen durch einen Tipp auf die drei Menübalken angezeigt. Hier sehen Sie Unterpunkte wie „Posteingang“, „Spam“, „Papierkorb“ und „Alle E-Mails“.

Auch auf dem iPhone finden Sie unter „Alle E-Mails“ ein Quasi-Archiv.

Google Workspace
Ihr Büro in der Tasche
  • Alle Google-Apps zentral und online für flexibles Arbeiten
  • Nutzung von Gmail mit Ihrer Domain von IONOS
  • Inklusive priorisiertem Google-Support

Wie archivieren Sie Nachrichten mit Gmail?

Auf dem Desktop, mit Ihrem Android-Gerät oder Ihrem iPhone können Sie E-Mails ganz einfach archivieren. Mit wenigen Klicks sind Nachrichten in den Ordner „Alle E-Mails“ verschoben – und Ihr Posteingang ist wieder aufgeräumt und ordentlich.

„Archivieren“ mit der Gmail-Desktopanwendung

Gmail-Benutzeroberfläche als Desktop-Version
Mit Klick auf den Aktenkarton mit nach unten zeigendem Pfeil archivieren Sie die entsprechende E-Mail.
Gmail-Benutzeroberfläche als Desktop-Version
Sie können auch mit der rechten Maustaste auf die zu archivierende Mail klicken und im Drop-down-Menü „Archivieren“ auswählen.

„Archivieren“ mit der Gmail-Android-App

Gmail-Benutzeroberfläche als Android-Version
Sie können in der Android-Version von Gmail Mails archivieren, indem Sie die entsprechende Nachricht nach links wischen. Während Sie die Nachricht ins Archiv wischen, sehen Sie einen grünen Hintergrund mit dem Archivierungssymbol hinter der Nachricht.

„Archivieren“ mit der Gmail-iPhone-App

Gmail-Benutzeroberfläche als iPhone-Version
Auch bei der iPhone-Version von Gmail können Sie durch einfaches Swipen eine Nachricht ins Archiv legen.
Tipp

Die Google Workspace ist Googles moderne Office-Lösung, die sowohl von Unternehmen als auch Freelancern genutzt wird. Neben dem beliebten E-Mail-Provider Gmail beinhaltet die Google Workspace auch Features wie Google Docs, Google Sheets, Google Drive und viele andere hilfreiche Tools.

War dieser Artikel hilfreich?