Microsoft Office 2019 vs. 2021: Wo liegt der Unterschied?

Die größten Unterschiede zwischen Office 2019 und 2021 liegen vor allem im Bereich kollaboratives Arbeiten und Synchronisierung. Office 2021 bietet zum Beispiel für Teamarbeiten Neuerungen in der Echtzeit-Synchronisation per OneDrive und SharePoint, die gemeinsame Dokumenterstellung und übersichtliche Kommentarfunktionen. Ob der Fokus auf gemeinsames Arbeiten ein Upgrade von Office 2019 auf 2021 rechtfertigt, erklärt unser Vergleich.

Übersicht: Office 2021 vs. 2019

Office 2019 oder 2021: Unterschiede und Gemeinsamkeiten

Der große Vorteil, den sowohl Office 2019 als auch 2021 bieten: Es handelt sich um Einmal-Lizenzen ohne Abo-Pflicht. Wer es vorzieht, eine Office-Suite einmalig zu bezahlen und unbefristet zu nutzen, bekommt somit eine vollumfängliche Office-Software. Zur Anwendung müssen Sie lediglich die 2019er oder die 2021er Lizenz einmalig kaufen und über ein kostenloses Microsoft-Konto online aktivieren.

Der Nachteil gegenüber dem cloudbasierten Microsoft 365-Abo: Die Einmal-Lizenz bietet nur Mainstream-Support für die Dauer von fünf Jahren und erweiterten Support für zwei Jahre. Darin sind vor allem Sicherheits-Updates, jedoch keine inhaltlichen neuen Features enthalten. Möchten Sie ein Upgrade durchführen, müssen Sie stets eine komplett neue Lizenz erwerben. Microsoft 365 lässt sich hingegen uneingeschränkt nutzen und erhält Support sowie Sicherheits- und Funktions-Updates, solange das Abo läuft.

Größter Unterschied: Support-Ende für Office 2019

Der größte und wichtigste Unterschied zwischen Office 2019 und 2021: Je älter die Office-Suite, desto wahrscheinlicher wird es, dass der Microsoft-Support vollständig ausläuft. So gab Microsoft für Office 2019 das offizielle Ende des Mainstream-Supports für Oktober 2023 bekannt. Mit erweitertem zweijährigem Support endet die offizielle Unterstützung somit genau wie für Office 2016 und Windows 10 im Oktober 2025.

Ein guter Grund für alle mit Einmal-Lizenz, bereits jetzt das Upgrade auf Office 2021 oder Microsoft 365 in den Blick zu nehmen. Der Support für Office 2021 reicht laut Microsoft noch bis 2026. Wenn Sie auf eine langfristige, gewerbliche Nutzung von Office angewiesen sind, bietet der Umstieg auf Microsoft 365 meist die größten Vorteile.

Neuerungen in Office 2021 im Überblick

Was auf den ersten Blick beim Vergleich der Lizenzen auffällt, ist die modernisierte und aufgefrischte Designsprache von Office 2021. Diese wurde in den Details an das parallel veröffentlichte Windows 11 angepasst und bietet weichere Fensterecken, eine neutrale Farbpalette sowie im Fluent Design gehaltene, stilisierte Icons im Kontextmenü. Grundsätzlich wirkt Office 2021 somit weicher und eleganter als die Vorgängerversion Office 2019.

Mehr Fokus auf Kollaboration

Unabhängig vom Erscheinungsdatum und Support-Ende lässt sich zur Funktionalität von beiden Office-Lizenzen sagen: Office 2019 und 2021 bieten alle wichtigen Office-Anwendungen von Microsoft. Dazu zählen unter anderem:

• Word
• Excel
• PowerPoint
• OneNote
• Outlook
• Access
• Publisher
• SharePoint
• Exchange

Im Gegensatz zu Office 2019 verschiebt Office 2021 jedoch den Schwerpunkt auf Teamwork und Kollaboration. Das beweist die neue Teams-App, die in Office 2019 noch fehlte. Mit dieser unterstützt die Office-Suite in Zeiten von Remote Work und Home-Office mehr flexibles geräte- und ortsunabhängiges Arbeiten und Kommunikation. Voraussetzung ist jedoch, dass Kommunikationspartner ebenfalls Office 2021 oder Microsoft 365 nutzen. Kollaborations-Features werden von Office 2019 oder älteren Lizenzen nur bedingt unterstützt.

Ein weiterer Beleg für mehr Kollaboration in Office 2021: Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten über Word, Excel oder PowerPoint fällt darin deutlich leichter. So lassen sich in OneDrive gespeicherte Dokumente für ausgewählte Personen freigeben und Änderungen in Echtzeit synchronisieren. Obwohl OneDrive keine integrierte App von Office 2021 ist, gehört der OneDrive-Cloudspeicher über Ihr Microsoft-Konto automatisch zu Ihrem kostenlosen Microsoft-Account dazu. Auf diese Weise bietet Office 2021 OneDrive-Unterstützung.

Neue Funktionen für Office-Apps

Obwohl der Kern der Microsoft-Apps bei beiden Lizenzen identisch ist, zeigen sich in den Apps von Office 2021 bei genauerem Hinschauen viele neue Features. Wir stellen die wichtigsten nach App unterteilt vor.

Excel:

• Neue XLOOKUP/XVERWEIS-Funktion: Gezielte Suche nach mehreren Variablen und Schlüsselwörtern bzw. nach einer Anordnung von ausgewählten Elementen in Excel-Tabellen
• Neue XMATCH/XVERGLEICH-Funktion: Gezielte Positionssuche von Schüsselwörtern und Variablen in einem ausgewählten Zeilenbereich
• Neue LET-Funktion: Weist spezifischen Ergebnissen einer Berechnung Namen zu
• Neue Funktionen mit Unterstützung für Dynamische Arrays
• Unterstützung für OpenDocument 1.3

Word:

• Unterstützung OpenDocument 1.3

PowerPoint:

• Aufzeichnung von Referentenvideos sowie Laserpointer- und Freihand-Aufzeichnungen
• Optimierung von Präsentationen für Screenreader
• Zeichen-Feature „Skizzierter Stil“ für Freihand-Zeichnungen in Präsentationen zur Auflockerung oder Veranschaulichung
• Aufzeichnen und Abspielen von Illustrationen, die in PowerPoint angefertigt werden Export von Präsentationen im Videoformat zur Wiederwendung oder Zugänglichmachung online

Outlook:

• Sofortsuche mit besseren Filteroptionen
• Übersetzerfunktion (für mehr als 70 Sprachen)
• Freihandzeichnungen per Ink-Feature

Office 2021 mit Dark Mode

Mit einem optimierten, umfassenden Dark Mode bietet Office 2021 nicht nur eine rudimentäre verdunkelte Symbolleiste. Für eine angenehm dunkle Darstellung kommen nun auch verdunkelte Hintergründe mit heller Schrift zum Einsatz. Die 2021-Lizenz folgt somit dem Trend zum Dark Mode. Der Nachtmodus bietet vor allem in verdunkelten Präsentationsräumen, auf Reisen oder während langer Stunden am Bildschirm eine unauffällige, angenehme und vor allem augenschonende Darstellung.

Office-Einmal-Lizenz vs. Office-Abo: Vorteile und Nachteile

Noch vor der Entscheidung zwischen verschiedenen Office-Lizenzen steht die Frage: Möchten Sie eine permanente Lizenz einmalig kaufen oder stets das aktuelle Office mit neuestem Funktionsumfang nutzen? Die Vorteile einer Einmal-Lizenz liegen in überschaubaren Investitionen und Unabhängigkeit. Sie kaufen die Office-Software einmalig und nutzen diese theoretisch unbefristet. Indirekt liegt hier natürlich eine Frist in Form des Support-Endes vor. Danach können Sie die Software zwar weiterhin nutzen, erhalten jedoch keine wichtigen Updates mehr für optimale Sicherheit und Performance.

Im Abo von Microsoft 365 steht Ihnen immer die aktuelle Version jeder Microsoft-App inklusive der neuesten Sicherheitsfeatures zur Verfügung. Dafür sind Sie auf die regelmäßige Erneuerung und Zahlung Ihres Abo-Plans sowie auf die Microsoft-Cloud angewiesen. Sollten Sie sich unsicher sein, welche Office-Version Sie nutzen, können Sie dies einfach unter „Datei“, „Konto“ und „Info“ herausfinden.

Fazit: Office 2019, 2021 oder gleich Microsoft 365?

Im Direktvergleich wird deutlich, dass Office 2021 vor allem für Unternehmen und für die gewerbliche Nutzung bessere Funktionen als Office 2019 bietet. Dazu zählen die Integration von Microsoft Teams, die Echtzeit-Synchronisation von Dokumenten, optimierte Kommentarfunktionen und die OneDrive-Einbindung. Geht es um den Kern aus Office-Apps wie Word, Excel und PowerPoint, eignen sich beide Lizenzen für eine private Nutzung. Hierbei ist jedoch zu bedenken, dass Office 2019 ab Oktober 2025 keinen offiziellen Support mehr erhält. Office 2021 bietet noch bis Oktober 2026 Unterstützung.

Unternehmen, die Office langfristig auf vielen Geräten und für viele User gleichzeitig benötigen, sollten sich direkt für ein Abo-Modell von Microsoft 365 nach dem Prinzip SaaS entscheiden. Microsoft 365 bietet die besten Teamwork-Funktionen, cloudbasiertes Arbeiten mit automatischer Synchronisation sowie stets die aktuellen Versionen und Sicherheits-Features von Microsoft-Anwendungen.