Microsoft 365 (früher Office 365) vs. Office 2016: Die beiden Modelle im Vergleich

Entscheidet man sich für Office 2016, gibt es beim Kaufprozess kaum Unterschiede zu früheren Office-Versionen. Das heißt: Man erwirbt Office im Laden oder online für eine einmalige Gebühr und erhält – wie gehabt – die Vollversion der Software. Microsoft stellt die Software-Pakete in unterschiedlichen Versionen zur Verfügung, die sich jeweils in Preis und Umfang unterscheiden: Immer enthalten sind die bekannten Einzelanwendungen Word, Excel, PowerPoint und OneNote (so etwa auch im kleinsten Paket „Home & Student“). Größere Pakete (wie „Home & Business“) enthalten auch den E-Mail-Client Outlook. Noch mehr bietet „Office 2016 Professional“, das auch die Anwendungen Publisher und Access beinhaltet. Verfügbar ist Office 2016 sowohl für Windows-PCs (ab Windows 7) als auch für Mac.

Der Vertriebsweg als Download bedeutet, dass man für die erstmalige Installation und Einrichtung von Office 2016 einen Internetanschluss benötigt. Ist die Software auf dem Rechner installiert, muss allerdings keine Internetverbindung mehr bestehen, um sie nutzen zu können. So können Sie die Anwendungen auch mobil verwenden – etwa auf dem Laptop. Selbst dann, wenn Sie beispielsweise in Bus oder Bahn nicht mit dem Internet verbunden sind.

Neben den relativ hohen Anschaffungskosten ist der große Nachteil an diesem Modell, dass man lediglich mit den nötigsten Sicherheitsupdates versorgt wird. Neue Features, die nachfolgende Office-Veröffentlichungen ergänzen, entfallen – zumindest so lange, bis man Nachfolgeversionen wie Office 2019 oder Office 2021 abermals zum Vollpreis erwirbt. Die Software steht für sich und lässt sich nach dem Kauf kaum erweitern.

Im Gegensatz zu einem Einmalkauf von Office 2016 und nachfolgenden Editionen zahlt man für die Nutzung von Microsoft 365 eine monatliche oder jährliche Gebühr. Sie erhalten Zugriff auf die Büroanwendungen Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Outlook. Für PC ist zudem Publisher und Access enthalten – im Gegensatz zum Einmalkauf von beispielsweise der Office-2016-Einsteigerversion „Home & Student“ sind diese Programme auch Bestandteil der günstigen Pakete „Microsoft 365 Personal“ und „Microsoft 365 Family“. Entscheidet man sich für die jährliche Abbuchung, ist das etwas günstiger als die monatliche Zahlung. Die einzelnen Lizenzmodelle und die zugehörigen Microsoft 365 Preise stellen wir im Detail vor.

Einer der wesentlichen Unterschiede zwischen Microsoft (Office) 365 und Office 2016 (bzw. Office 2019, Office 2021 usw.) ist, dass man mit dem Abo-Modell neben dem vollen Anwendungsumfang stets auch die neuesten Versionen der gesamten Office-Umgebung zur Verfügung gestellt bekommt. Das heißt: Sobald eine neue Office-Version erscheint, können Sie upgraden, ohne erneut zahlen zu müssen. Auch regelmäßige Feature-Updates und Sicherheits-Updates sind dabei inbegriffen.

Für viele User dürfte ebenfalls entscheidend sein, dass man die Office-Software mit nur einem einzelnen Abo auf mehreren Geräten installieren kann. Beispielsweise kann man mit „Microsoft 365 Family“ die Einzelanwendungen auf bis zu fünf Geräten gleichzeitig verwenden – ganz gleich, ob es sich um einen Mac, einen PC, ein iOS- oder ein Android-Gerät handelt.

Auf Tablets und Smartphones ist der Funktionsumfang gegenüber einer einmalig gekauften Version außerdem von Haus aus erweitert: So können Sie mit Microsoft 365 auch auf mobilen Geräten in Word mit „Änderungen nachverfolgen“ arbeiten, Kopf- und Fußzeilen bearbeiten oder Abschnitts- und Seitenumbrüche einfügen. Mit Excel können Sie zudem Schatten- und Spiegelungseffekte nutzen oder WordArt einfügen, während die Funktionen von PowerPoint auch Freihandanmerkungen oder Sprechernotizen beinhalten. Darüber hinaus gibt es pro Person 1 TB OneDrive Cloudspeicher obendrauf, der bei Office 2016 nicht enthalten ist. Technischen Support von Microsoft erhält man während der gesamten Abolaufzeit, statt nur während des Installationsprozesses.