Was ist eine E-Rechnung?

E-Rechnungen sind digitale Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, das eine automatische Weiterverarbeitung gestattet. Sie müssen die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 erfüllen. Die Umstellung auf E-Rechnungen ermöglicht es Unternehmen, von verschiedenen Vorteilen wie einer vereinfachten Rechnungsstellung zu profitieren.

Was ist eine E-Rechnung?

Was genau eine E-Rechnung ist, wird in Paragraf 2 der E-Rechnungsverordnung (ERechV) definiert. Dort heißt es in Abschnitt 2:

„Eine elektronische Rechnung ist jedes Dokument […], wenn es in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.“

Im Gegensatz zu klassischen Papierrechnungen oder Bilddateien wie PDF-Dokumenten werden die Rechnungsinhalte in einem maschinenlesbaren Datensatz dargestellt. Dies ermöglicht eine durchgehend digitale Bearbeitung von E-Rechnungen – von der Erstellung bis zur Zahlung des Rechnungsbetrags.

Was sind die entscheidenden Neuerungen der E-Rechnung?

Mit dem Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes hat die Bundesregierung die Definition für E-Rechnungen enger gefasst, denn bis Ende 2024 galten noch alle in einem elektronischen Format ausgestellten Rechnungsdokumente als elektronische Rechnung. Mittlerweile trifft dies nur noch zu, wenn die Vorgaben für E-Rechnungen erfüllt werden. Alle anderen Rechnungsformate fallen seit 2025 in die Kategorie der sonstigen Rechnungen (siehe Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes). Eine bloße PDF-Rechnung zählt folglich nicht mehr als elektronische Rechnung.

Diese Unterscheidung ist vor allem deshalb von Bedeutung, weil seit dem 1. Januar 2025 eine E-Rechnung-Pflicht besteht. Im B2B-Bereich müssen inländische Unternehmen fortan E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für die Erstellung und den Versand elektronischer Rechnungen gibt es jedoch Übergangsfristen. Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 800.000 Euro sind dazu verpflichtet, bis 2028 E-Rechnungen zu versenden – Unternehmen mit höheren Umsätzen bereits 2027.

Anforderungen an E-Rechnungen

Welche Vorgaben für die E-Rechnung gelten, wird durch die europäische Norm zur elektronischen Rechnungsstellung EN 16931 festgelegt. Diese definiert das semantische Datenmodell, auf dem E-Rechnungen basieren – sie gibt also deren Struktur und Pflichtangaben vor. Aus technischer Sicht müssen E-Rechnungen als strukturierte, maschinenlesbare Datensätze vorliegen, die auf dem XML-Format basieren. In Deutschland werden vor allem folgende Formate genutzt:

• Das E-Rechnung-Format XRechnung wurde ursprünglich speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt und gilt mittlerweile als Standardformat. Dieses basiert vollständig auf XML, was bedeutet, dass es rein maschinenlesbar ist. Die Rechnung lässt sich jedoch mithilfe eines XML-Viewers oder einer Buchhaltungssoftware visuell und damit auch für Menschen lesbar darstellen.
• Bei ZUGFeRD handelt es sich dagegen um ein hybrides Rechnungsformat, das sich aus einer PDF-Datei und einem XML-Datensatz zusammensetzt. Erstere dient als lesbares Dokument, letzterer für die maschinelle Verarbeitung.

E-Rechnungen müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten, die ebenfalls durch die Norm EN 16931 und darüber hinaus durch das deutsche Umsatzsteuergesetz vorgegeben sind. Dazu zählen im Wesentlichen:

• Name und Anschrift der Vertragsparteien
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge, Art und Zeitpunkt der Lieferung(en) und/oder Leistung(en)
• Rechnungsbetrag

Neben den Vorgaben der EN 16931 besteht zudem die Notwendigkeit, die Grundsätze der ordnungsgemäßen elektronischen Buchführung – kurz GoBD – einzuhalten. Dies betrifft insbesondere die Archivierung der Rechnungsdokumente. Wenn Sie E-Rechnungen archivieren, müssen die Dokumente unveränderbar, vollständig und jederzeit abrufbar aufbewahrt werden.

Wie sieht eine E-Rechnung aus?

E-Rechnungen sind als strukturierte XML-Datensätze konzipiert und für die automatische Weiterverarbeitung durch Maschinen ausgelegt. Optisch unterscheiden sich elektronische Rechnungen daher von visuellen Formaten wie der klassischen Papierrechnung oder PDF-Dokumenten. Für Menschen sind diese Rohdaten nur schwer verständlich, weshalb Visualisierungsprogramme und spezielle Softwarelösungen zum Anzeigen und Bearbeiten genutzt werden. Zum besseren Verständnis, wie eine E-Rechnung aussieht, haben wir nachfolgend einen XML-Datensatz eingefügt:

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Die Bedeutung der E-Rechnung

Mit der verpflichtenden E-Rechnung zielt die Bundesregierung darauf ab, die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft und damit die Wettbewerbsfähigkeit Deutschlands als Wirtschaftsstandort zu fördern. Insbesondere im Rechnungswesen lassen sich Prozesse durch elektronische Rechnungen vereinfachen. Die automatische Weiterverarbeitung senkt nicht nur den Arbeitsaufwand, sondern trägt auch zur Vermeidung von Fehlern – etwa beim Übertragen von Rechnungsdaten – bei.

Da alle Formate die Anforderungen der EN 16931 erfüllen müssen, gibt es nun zudem einen einheitlichen Standard für die Rechnungsstellung in der EU. Dies erleichtert den grenzüberschreitenden Handel und die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen aus verschiedenen EU-Staaten. Für den sicheren Austausch von E-Rechnungen nutzen viele Unternehmen das Peppol-Netzwerk, ein europaweit etabliertes System für die standardisierte Übertragung von elektronischen Rechnungen.

Welche Vorteile bietet die E-Rechnung für Rechnungsstellende?

• Effizientere Rechnungsstellung
• Kürzere Bearbeitungszeiten von Rechnungen
• Schnellere Abwicklung und termingerechtere Zahlungen
• Kosteneinsparungen (Papier und Porto)
• Bessere Prozessqualität durch automatische Dokumenterstellung und -validierung
• Höhere Flexibilität durch ortsunabhängige Rechnungsstellung

Welche Vorteile bietet die E-Rechnung für Rechnungsempfangende?

• Prozessoptimierung durch automatisches Einlesen von Rechnungsdaten
• Erhöhte Datenqualität durch Reduktion von Fehlern bei der Datenerfassung
• Kostensenkungspotentiale durch effizientere Workflows
• Dezentrale Bearbeitung möglich
• Höhere Flexibilität durch ortsunabhängige Rechnungsstellung

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