Was ist eine PST-Datei?

Spätestens beim Bereinigen von Speicherplatz stoßen Nutzer auf Dateien mit sonderbaren, nichtssagenden Endungen. Noch irritierender wird es, wenn sich die Dateien nicht einfach per Doppelklick öffnen lassen, weil es sich um ein programmspezifisches Format handelt. Zu diesen Dateien zählt in Outlook die PST-Datei. Eine PST-Datei lässt sich normalerweise nur mit Outlook öffnen und stellt eine Sicherheitskopie für nutzerbezogene Outlook-Daten dar. Vor allem, wenn Sie Ihre Daten nicht auf dem Outlook-Server, sondern lokal auf dem PC speichern, sind PST-Dateien ein wichtiges Dateiformat, das Sie kennen sollten.

PST steht für Personal Storage. Eine PST-Datei ist also ein persönlicher Datencontainer, den Sie sich wie eine Mischung aus Safe und Aktenordner vorstellen können. In der PST-Datei sammelt Outlook persönliche, synchronisierte Nutzerdaten und speichert sie als Sicherheitskopie auf dem Computer. PST ist ein proprietäres Dateiformat von Microsoft, d. h. es ist von Microsoft lizenziert und lässt sich für gewöhnlich nur mit Outlook und einem entsprechenden Outlook-Account öffnen.

Welche Rolle PST-Dateien für Nutzer spielen, hängt in erster Linie von der Art des Outlook-Accounts ab:

• Outlook mit POP-Konten (auch POP3): Sie laden Mails direkt vom Mailserver herunter und speichern sie im PST-Format lokal auf dem Computer.
• Outlook mit IMAP-, Outlook 365-, Exchange- oder Outlook.com-Konten: „Originaldaten“ bleiben auf dem Mailserver, während Offline-Outlook-Datendateien, die OST-Dateien, auf dem Gerät zwischengespeichert werden.

Der Vorteil am PST-Format ist seine Speichergröße im Vergleich zum deutlich kleineren Speichervolumen von Mail-Postfächern. Ab Office 2010 verfügen PST-Dateien über eine Speichergröße von 50 Gigabyte. Mit PST können Sie somit nach Belieben:

• In einer lokalen PST-Datei E-Mails mit Outlook archivieren, z. B. unterschieden in private und geschäftliche E-Mail-Archivierung
• Sicherheitskopien verschiedener persönlicher Nutzerdaten als Outlook-Backup lokal auf dem Computer speichern
• Daten aus Ihrem Outlook-Konto als PST-Datei exportieren, um Speicherplatz im Postfach freizugeben

Outlooks große Stärke: Es synchronisiert verschiedene alltägliche oder geschäftliche Daten und vereint sie auf einer Oberfläche. Zudem stellt es Verknüpfungen zwischen oftmals getrennten Bereichen wie Postfächern, Kalendern und Kontaktlisten her. Ein Datenverlust wäre besonders hier unerfreulich. Um aufeinander abgestimmte Nutzerdaten vor Hardware-Fehlern zu schützen oder den Im- und Export von einem Computer bzw. Netzwerk zum anderen zu erleichtern, erstellt Outlook Sicherheitskopien im PST-Format.

Das erleichtert Outlook und seinen Nutzern nicht nur den Zugriff auf die Daten, sondern macht es möglich, den „persönlichen Speicher“ zu organisieren, PST-Dateien in private und geschäftliche Angelegenheiten zu trennen und von verknüpften Apps oder Outlook-Alternativen abzugrenzen.

Die Archivierung von Nutzerdaten erfolgt mit dem Verschieben der Daten und ihrer Ordnerstrukturen in lokale PST-Dateien. Dabei können Sie entscheiden, ob Sie die archivierten Daten im Postfach behalten oder automatisch löschen wollen. Darüber hinaus können Sie festlegen, ob Sie die Archivierung in Intervallen automatisch oder manuell durchführen möchten.

• Automatische Archivierung: Gehen Sie auf „Datei“, dann auf „Optionen“ und auf „Erweitert“. Im Dialog „AutoArchivierung“ können Sie die automatische Archivierung unter „AutoArchivierung alle x Tage/Wochen/Monate“ aktivieren. Sie bestimmen, wann Sie archivierte Daten aus dem Postfach löschen und wo Sie PST-Dateien speichern möchten. Unter „Elemente in diesem Ordner nicht aktivieren“ definieren Sie zudem, welche spezifischen Dateien Sie archivieren möchten.
• Manuelle Archivierung: Statt einer automatischen Archivierung können Sie Daten auch manuell in eine PST-Datei verschieben. Gehen Sie hierzu unter „Datei“ auf „Tools“ (bei älteren Versionen: „Tools zum Aufräumen“) und wählen Sie den Befehl „Alte Elemente bereinigen“. Damit können Sie die Archivierung nach Alter der Dateien definieren und alle oder nur spezifische Ordner auswählen.

Wo sich der Speicherort einer PST-Datei befindet, hängt von drei Faktoren ab:

• Outlook-Version
• Outlook-Kontotyp (POP bzw. IMAP, Microsoft 365, Exchange oder Outlook.com)
• Automatischer oder nutzerdefinierter Speicherort

Folgende Speicherorte kommen für eine PST-Datei in Frage:

• Windows 10: :\Benutzer\\anwendungsdaten\lokal\microsoft\outlook bzw. :\Benutzer\\roaming\local\microsoft\outlook
• Ältere Versionen von Windows: :\Dokumente und Einstellungen\\Lokale-einstellungen\benutzer\anwendungsdaten\microsoft\outlook

Der automatische Speicherort von PST-Dateien aus Outlook 2013 oder 2016 ist für gewöhnlich der Ordner Dokumente/Outlook-Dateien bzw. Dokumente/Outlook-Dateien-Dateien. Dateien aus älteren oder upgegradeten Versionen von Outlook 2007 oder früher finden sich im verborgenen Ordner <Laufwerk>:\Benutzer\<Benutzername>\AppData\Local\Microsoft\Outlook. Um wirklich alle Sicherungsdateien zu finden, sollten Sie versteckte Dateien und Ordner anzeigen lassen.

Am schnellsten finden sich PST-Dateien direkt mit Outlook. Hierzu gehen Sie auf „Datei“, wählen unter „Kontoeinstellungen“ die Option „Kontoeinstellungen“ und suchen den Speicherort der betreffenden Outlook-Datei, indem sie auf „Datenspeicherort öffnen“ klicken.