CRM für kleine Unternehmen und Startups: Die 5 besten Tools

CRM, kurz für Customer Relationship Management, optimiert das Zusammenspiel zwischen Unternehmen und Kundschaft. Auch kleine Unternehmen und Startups sollten sich eine CRM-Lösung anschaffen, die Kriterien wie ein passendes Preis-Leistungs-Verhältnis und einen flexiblen Charakter erfüllt. Empfehlenswerte CRM-Tools sind HubSpot CRM, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Pipedrive und Zoho CRM.

Die meisten Unternehmen sind auf den eigenen Kundenstamm angewiesen und richten ihre Aktivitäten auf die Wünsche und Bedürfnisse der (potenziellen) Kundinnen und Kunden aus. Stimmt die Kundenzufriedenheit, stimmen meist auch die Umsätze. Für eine noch bessere Kundenbindung ist das passende CRM ein wichtiges Tool.

Die Abkürzung CRM steht für „Customer Relationship Management“. Dieses soll das Zusammenspiel vom Unternehmen auf der einen Seite sowie aktueller oder zukünftiger Kundschaft auf der anderen Seite optimieren. Auch für kleine Unternehmen lohnt sich CRM, sofern die jeweilige Lösung zur Firma und ihren Anforderungen passt. Zum Glück ist auch das Angebot im Bereich CRM für KMU groß.

Vom grundsätzlichen Ansatz her unterscheidet sich CRM für Startups und kleine Unternehmen nicht von den Lösungen für große Konzerne. Das Hauptziel ist immer die enge Verbindung von Firma oder Marke zum Kundenstamm. Dafür werden einerseits die Kundendaten gepflegt und analysiert, andererseits Maßnahmen initiiert, durch die zusätzliche Interessierte auf das Angebot aufmerksam werden.

Das kann auch ein CRM für Kleinunternehmen leisten, es unterscheidet sich aber vor allem hinsichtlich seiner Kosten, seines Umfangs und seines Ressourcenbedarfs von größeren Lösungen. Richtig eingesetzt, erleichtern CRM-Systeme für kleine Unternehmen nicht nur die tägliche Arbeit, sondern tragen auch zum Wachstum der Marke oder Firma aktiv bei.

CRM für kleine Unternehmen müssen einige besondere Ansprüche erfüllen. Hohen Wert sollten Sie dabei auf die folgenden Eigenschaften und Funktionen legen:

Die Kosten-Nutzen-Rechnung ist immer wichtig, bei einem CRM für kleine Unternehmen sollte diese allerdings unbedingt im Vordergrund stehen. Das Marketing-Budget kann sich nicht mit dem eines großen Unternehmens messen – was kein Problem darstellt, sofern das Geld gut eingesetzt wird. Ein überteuertes CMS-System ist für kleine Unternehmen daher keine Option. Stattdessen können Sie auf einige Funktionen verzichten und die Kosten so in Grenzen halten.

Auch wenn jedes neue System immer auch ein wenig Einarbeitung erfordert, sollte ein gutes CRM für kleine Unternehmen intuitiv nutzbar sein und keine lange Anlaufzeit benötigen. Weil in der Regel weniger Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Verfügung stehen und so die Pflege eines CRM-Systems für kleine Unternehmen Teil des gemeinsamen Arbeitsalltags wird, sollte sich der Lernaufwand möglichst in Grenzen halten.

Am effektivsten lässt sich ein CRM für Startups und kleine Firmen dann nutzen, wenn das Tool zusammen mit anderen Programmen verwendet werden kann und so beispielsweise zur Marketing Automation beiträgt. Gerade die Datenpflege und -analyse wird deutlich vereinfacht, wenn Sie Datensätze nicht für jedes Tool neu erstellen müssen. Durch die Zusammenarbeit der unterschiedlichen Programme erzielen Sie die besten Ergebnisse.

Sollte es doch einmal Probleme bei der Nutzung eines CRM-Systems für kleine Unternehmen geben, ist guter und schneller Support wichtig. Müssen Sie zunächst langwierig nach der Lösung eines Problems suchen, kostet Sie das nicht nur eine Menge Zeit, sondern vor allem auch Geld. Bei der Wahl des passenden CRM für Ihr Kleinunternehmen lohnt sich daher auch ein Blick auf das Supportangebot.

Auch wenn Sie nach einem CRM-System für kleine Unternehmen suchen, sollten Sie trotzdem das potenzielle Wachstum im Hinterkopf behalten. Der Umgang mit einem CRM für KMU erfordert ebenfalls ein wenig Übung und da die Expansion Ihres Unternehmens wahrscheinlich eines Ihrer Ziele ist, sollte auch das entsprechende System idealerweise mit Ihnen wachsen können und sich für höhere Anforderungen adaptieren lassen. Hilfreich ist dabei der Einsatz von Cloud Computing.

Das passende CRM für Ihr kleines Unternehmen bringt Ihnen zahlreiche Vorteile. Dies sind die wichtigsten:

• Bessere Organisation: Mit einem passenden CRM für kleine Unternehmen finden Sie all Ihre Kundendaten sauber aufbereitet und jederzeit abrufbar. Das sorgt nicht nur dafür, dass Sie den Überblick behalten, sondern vereinfacht auch viele Arbeitsabläufe und hilft Ihnen bei der Analyse Ihrer Zielgruppe.
• Engere Kundenbindung: Nicht nur Sie selbst profitieren von einem CRM für KMU. Auch Ihre Kundschaft wird einen positiven Unterschied bemerken. Im E-Commerce und speziell im Bereich B2C hilft das passende CRM-System für kleine Unternehmen bei der schnellen und zielgenauen Beantwortung von Anfragen, einem besseren Beschwerdemanagement und der individuellen Ansprache. So fühlen sich Ihre Kundinnen und Kunden optimal bei Ihnen aufgehoben.
• Bedarfsgerechte Kommunikation mit Kundschaft: Durch Analyse und Ordnung können Sie sehr genau ermitteln, welche Produkte oder Services bestimmte Kundinnen und Kunden benötigen oder zumindest benötigen könnten. Das hilft Ihnen dabei, Ihren Bedarf im Voraus zu planen, und sorgt dafür, dass Kundinnen und Kunden individuell angesprochen und unterstützt werden können.

Es gibt zahlreiche Customer-Relationship-Management-Lösungen für kleine Unternehmen. Die folgenden fünf CRM-Tools sind besonders empfehlenswert.

Ein entscheidender Vorteil, den HubSpot CRM für kleine Unternehmen bietet, ist die Preisgestaltung. Die Software ist nämlich zu Beginn kostenlos und eignet sich deswegen auch direkt für die ersten Schritte, wenn die Einnahmen noch nicht gesichert sind.

HubSpot CRM bietet zahlreiche Integrationsoptionen, eine starke Anbindung an verschiedene Social-Media-Plattformen sowie eine übersichtlich aufbereitete und intuitive Benutzeroberfläche. Der Kontakt zum Kundenstamm wird außerdem durch eine Live-Chat-Funktion sowie zahlreiche E-Mail-Vorlagen deutlich erleichtert. Kosten entstehen, wenn Ihr Unternehmen wächst: Ab einer bestimmten Anzahl an Kontakten sind monatlich oder jährlich Gebühren zu entrichten.

Salesforce ist ein besonders flexibles CRM für Startups und kleinere Firmen. Es lässt sich nicht nur ideal skalieren, sondern bietet auch verschiedene Tools, die bei Bedarf hinzugefügt oder weggelassen werden können. Somit eignet sich die Lösung auch gerade für Unternehmen, die wachsen und dadurch andere Ansprüche entwickeln. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um mit Kundinnen und Kunden direkt und unkompliziert in Kontakt zu treten. Die Benutzung ist anfangs ein wenig komplizierter und benötigt somit etwas Gewöhnung. Die unterschiedlichen Module kosten jeweils 25 Euro.

Auch Microsoft bietet mit Microsoft Dynamics 365 ein CRM für KMU an. Das Tool ist sehr umfangreich und lässt sich hervorragend mit allen gängigen Programmen des Herstellers verbinden. Die Nutzung ist sehr intuitiv, sodass auch weitere Nutzer und Nutzerinnen schnell eingearbeitet werden können. Das kostet dann allerdings zusätzlich. So wächst das CRM für kleine Unternehmen zwar mit, wird dann allerdings unter Umständen auch teuer.

Pipedrive ist ein CRM für den E-Commerce-Bereich. Das cloudbasierte Tool ist sehr intuitiv, lässt sich sehr gut integrieren und ist für B2B und B2C gleichermaßen geeignet. Kontaktaufnahmen können im Vorfeld geplant und im Nachgang aufbereitet werden. Mit einem Startpreis von 12,50 Euro im Monat ist das CRM auch für kleine Unternehmen bezahlbar. Einige Funktionen gibt es aber nur in der teureren Enterprise-Version.

Durch seine intuitive Nutzung ist Zoho CRM gerade für kleine Unternehmen hervorragend geeignet. Lediglich die Einrichtung kann unter Umständen ein wenig komplizierter sein. Umfassende Präsentationsmöglichkeiten sowie eine starke Anbindung an Social Media sind ebenso ein Pluspunkt wie der sehr gute Support und die vielen Sprachoptionen. Es gibt eine kostenlose Option, gerade für mittelgroße Unternehmen ist diese allerdings nicht ausreichend.

Das passende CRM-System ist für kleine Unternehmen eine lohnende Anschaffung. Gerade wenn die Zusammenarbeit mit MarTech, Data-Management-Plattformen sowie anderen Tools möglich ist, können Sie mit einem CRM für KMU Ihre Arbeitsabläufe optimieren und den Kontakt zu Ihrem Kundenstamm intensivieren. Wichtig ist dabei allerdings, dass Sie immer auch die Kosten für das Programm im Auge behalten, da diese unter Umständen zusammen mit Ihrem Unternehmen wachsen.