Papierloses Büro: alles digital oder was?

Geordnete und jederzeit griffbereite Vertrags-, Auftrags- oder Rechnungsunterlagen zeichnen einen gut organisierten Arbeitsplatz aus. Normalzustand in den meisten Büros ist das allerdings nicht. Und selbst, wenn man viele Arbeitsstunden investiert hat, um die regelmäßig benötigten Dokumente optimal zu strukturieren, so wächst mit der Zeit zumindest der Papierstapel im Archiv immer mehr an, sodass die Suche nach älteren Informationen oft eine kleine Ewigkeit dauert. Das papierlose Büro scheint einen Ausweg zu bieten: Mithilfe digitaler Archivierung wird dem Papierkrieg ein Ende gesetzt und der Workflow spürbar verbessert.

Ob sich der Umstieg auf ein papierloses Büro für Sie lohnt, sollten Sie vor allem von den Antworten auf die folgenden Fragen abhängig machen: Wie viel Zeit verlieren Sie bzw. Ihre Mitarbeiter regelmäßig bei der Suche nach bestimmten Dokumenten? Und wie stark lenkt diese Suche von der eigentlichen Arbeit ab? Insbesondere bei größeren Archiven können einige Minuten oder gar Stunden pro Woche zusammenkommen – Zeit, die man durch digitale Archivierung anderweitig nutzen kann. Die Umstellung auf ein Büro ohne papierbezogene Dokumente sollten Sie allerdings nicht auf die leichte Schulter nehmen, denn die bereits erwähnten notwendigen Schritte lassen sich nicht von heute auf morgen durchführen. Zusätzlich kommen auch Kosten für die Anschaffung von Soft- und Hardware auf Sie zu, die je nach bestehenden Ressourcen variieren. Plant man einen Umstieg auf papierlose Arbeitsprozesse, sollte man folgende Bereiche vorab genau überprüfen:

• Speicher- und Serverkapazitäten: Egal, für welche Art von Speichermedien Sie sich entscheiden, benötigen Sie ausreichend freien Speicherplatz für die bereits vorhandenen und die künftig entstehenden Dokumente. Sichern Sie diese auf einem lokalen Server inklusive Datenbank ab, muss selbiger auch ausreichend Kapazitäten bieten. Außerdem ist es notwendig, eine geeignete Back-up-Strategie zu planen und zu realisieren. Eine externe Speicher-Alternative stellen Cloud-Lösungen wie Dropbox oder Evernote dar, bei denen Sie zwar die Verantwortung für das Hosting, aber auch die Sicherheit der Dokumente in fremde Hände legen.

• Scanner: Die digitale Archivierung aller wichtigen Dokumente ist das Herzstück des papierlosen Büros. Umso entscheidender ist daher das Funktionsspektrum des genutzten Scanners. Wägen Sie bei der Auswahl des Gerätes den Nutzen und die Notwendigkeit einer hohen Scan-Geschwindigkeit sowie -Auflösung ab und achten darauf, dass Ihr Scan-Gerät diverse Formate und – sofern notwendig – Papierdicken verarbeiten kann.

• Dokumentenmanagementsystem (DMS): Um die eingescannten Dokumente möglichst einfach und unter passendem Namen abzulegen, ist es empfehlenswert, Ihr papierloses Büro mit Software zu verwalten. Es gibt dazu zahlreiche Dokumentenmanagementsysteme – wie beispielsweise das quelloffene Alfresco oder die Programme ELOoffice und BSCW . Mit iDocument realisieren Sie ein papierloses Büro am Mac.

• Rechtsgültige elektronische Signatur: Bei offiziellen Dokumenten wie Verträgen, die Sie zuvor durch eine handschriftliche Unterschrift besiegelt haben, reicht ein normaler Scan (zumindest für zukünftige Dokumente) nicht aus – mit dem Einscannen verliert die Unterschrift Gültigkeit. Für eine rechtsgültige elektronische Signatur benötigen Sie die Dienste einer Zertifizierungsstelle wie der Bundesdruckerei, die Signaturkarten verkauft, mit deren Hilfe Sie beliebig viele Dokumente per PIN-Eingabe digital unterschreiben können.

Das papierlose Büro beschleunigt Ihre Arbeitsprozesse, da alle relevanten Dokumente jederzeit und überall digital zur Verfügung stehen. Darüber hinaus sparen Sie den normalerweise für papiergebundene Dokumente anfallenden Büroplatz sowie die Portokosten für Postnachrichten. Die digitale Archivierung Ihrer Arbeitsdokumente, die auch besonders umwelt- und ressourcenschonend ist, kann somit ein Gewinn für den Arbeitsalltag sein.

Allerdings sollten Sie auch eventuelle Schwierigkeiten bedenken, die mit dem papierlosen Büro verbunden sind: Dass alle Dokumente zentral – immer häufiger in einer Cloud – gespeichert sind, erleichtert den Zugriff nicht nur für die berechtigten Personen, sondern auch für Hacker. Achten Sie daher aus Datenschutzgründen darauf, dass ausreichende Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden – von Ihnen oder dem externen Hosting-Anbieter. Zusätzlich sollte auch das genutzte Dokumentenmanagementsystem ein umfassendes Rechtesystem beinhalten, das nur den gewünschten Mitarbeitern Ihres Unternehmens Zugriff auf die jeweiligen Dokumente ermöglicht. Weiterhin müssen Sie dafür sorgen, dass sämtliche Unterlagen, die rechtliche Relevanz haben, in unveränderter Form gemäß den geltenden Aufbewahrungsfristen verfügbar sind.

Berücksichtigen Sie die genannten Aspekte und scheuen die anfänglichen Mühen nicht, dann werden Sie schnell von der Umsetzung des papierlosen Büros profitieren – und haben dort, wo sich früher Unterlagen stapelten, wahrscheinlich bald freigewordenen Büroraum zur Verfügung.