PDF verkleinern: So wird‘s gemacht

Im Idealfall sollte man schon bei der Erstellung eines PDF-Dokuments darauf achten, dieses möglichst klein zu halten. Dabei gilt stets die einfache Regel: Weniger Informationen bedeuten eine geringere Dateigröße. Insbesondere Bilder sollte man schon im Voraus komprimieren. Das geht am besten über Bildbearbeitungsprogramme wie Photoshop oder Gimp.

Der wichtigste Faktor ist dabei (neben den Abmessungen und der Farbtiefe) die Bildauflösung, die mit der Einheit „dpi“ (Englisch „dots per inch“) angegeben wird. Die Halbierung einer Auflösung von 600 dpi auf 300 dpi verringert die Größe eines PDFs merklich, etwa von 4,55 Megabytes auf 2,68 Megabytes. Bei der Wahl der richtigen Auflösung sollte man sich immer überlegen, für welchen Verwendungszweck die PDF-Datei erstellt wird. Soll sie nur am Computerbildschirm gelesen werden, reichen 72 bis 96 dpi völlig aus. Für eine Druckvorlage oder Präsentation sollte man wiederum nicht unter 150 dpi gehen, 300 dpi wären optimal.

Hat man ein bereits fertiges PDF vor sich oder ist nicht selbst der Ersteller der Datei, kommt man um eine nachträgliche Komprimierung meist nicht herum, wenn man eine kleinere Dateigröße wünscht. Das ist allerdings in der Regel die ungünstigste Methode, denn eine nachträgliche Verringerung der Auflösung geht immer zulasten der Bildqualität – auch dann, wenn sich der Verlust an Bildinformationen so einschränken lässt, dass immer noch ein anschauliches Ergebnis erreicht wird. Zur nachträglichen Komprimierung gibt es verschiedene Tools, die wir im Folgenden kurz vorstellen und erläutern.

Natürlich kann man ein PDF ganz einfach mithilfe von WinZip komprimieren. Das hat aber den Nachteil, dass man die ZIP-Datei zum Öffnen erst wieder entpacken muss. Andere Tools erlauben es stattdessen, ein PDF direkt zu verkleinern. Unbedingte Voraussetzung dafür ist, dass das jeweilige Dokument nicht vor Bearbeitungen geschützt ist. Denn andernfalls muss man zunächst den Schreibschutz entfernen.

Adobe, die Firma, die das PDF-Format ursprünglich entwickelt hat, liefert auch ein Tool zur Komprimierung solcher Dateien: Das kostenpflichtige Acrobat Pro DC (nicht zu verwechseln mit dem Acrobat Reader). Nachdem man das zu bearbeitende Dokument in diesem Programm geöffnet hat, kann man über „Datei“ > „Speichern unter (andere)“ ein „Optimiertes PDF“ erstellen. In der sich öffnenden Schaltfläche kann man über den Button rechts oben zuvor überprüfen, wieviel Speicher die einzelnen Elemente (zum Beispiel Schriftarten, Bilder, Lesezeichen, Formulare, Ziele und Kommentare) einnehmen.

Abgesehen von solchen Firmware-Tools gibt es noch zahlreiche andere Programme, die man als Freeware im Internet finden kann. In der Regel sind diese kostenlos, schnell zu installieren und einfach zu bedienen. Der PDF24 Creator ist dafür ein beliebtes wie praktisches Beispiel.

PDF24 funktioniert nach seiner Installation wie ein Treiber für einen virtuellen Drucker. Nachdem man ein PDF mit einem Reader oder einem anderen Programm geöffnet hat, klickt man auf „Drucken“. Als Drucker wählt man nun „PDF24“ aus der Liste der verfügbaren Geräte und bestätigt die Eingabe. Das PDF-Dokument wird dann jedoch nicht ausgedruckt, vielmehr öffnet sich der PDF24-Launcher. Mit einem Klick auf „PDF komprimieren“ kann man sich dann zum PDF24-Compress-Tool weiterleiten lassen. Hier lassen sich sämtliche Komprimierungsparameter einstellen und Sie können einen Speicherort für die auszugebende PDF-Datei auswählen.

Alternativ lässt sich der PDF24 Creator auch als eigenständiges Programm verwenden. Mit ihm kann man die zu komprimierende Datei auf dem Rechner suchen oder ganz einfach per Drag-&-drop ins Interface ziehen. Wie manch andere Software bietet der PDF24 Creator darüber hinaus einige interessante Zusatzfunktionen, darunter einen PDF-Viewer, verschiedene Verschlüsselungsmethoden sowie die Möglichkeit, mehrere PDF zu einem großen Dokument zu verbinden oder einzelne Seiten herauszulösen.

Beispiele für andere Freeware-Tools sind der BullZip PDF Printer sowie doPDF, die ebenfalls als Druckertreiber installiert werden. Diese funktionieren (mit geringen Unterschieden) genauso wie PDF24. Welches Tool man benutzt, hängt also von der persönlichen Präferenz ab. Vorsicht gilt jedoch bei weniger bekannten, kostenlosen Programmen oder solchen von nicht vertrauenswürdigen Drittanbietern: Die Installations-Setups können zahlreiche Werbeanzeigen und unerwünschte Zusatzkomponenten enthalten.

Eine Alternative zur schnellen Verkleinerung von PDF-Dateien können Online-Tools darstellen. Diese sind als Web-Apps über den Webbrowser erreichbar. Per Datei-Suchfunktion oder Drag-&-drop lassen sich über sie meist ein oder gleich mehrere PDF hochladen. Die Komprimierung findet dann in der Cloud des Webseitenbetreibers statt – man muss dafür weder ein Programm installieren, noch eigene Rechnerkapazitäten bereitstellen.

Im Internet gibt es zahlreiche solcher kostenlosen Dienstleister, gute Beispiele sind SmallPDF, PDFCompressor und PDF2GO. Genau wie die vielen Freeware-Programme ähneln sie sich hinsichtlich der Benutzung und Funktionen sehr stark. Aufgrund der zahlreichen Werbebanner können diese Seiten auf den ersten Blick etwas unübersichtlich wirken, jedoch dienen die Anzeigen nur zur Finanzierung des kostenlosen Angebots.