POS-Systeme im Überblick – Definition, Funktionsweise und Vergleich

Ein funktionierendes Point-of-Sale-System ist unerlässlich für ein erfolgreiches Geschäft. Ganz egal, in welcher Branche Sie arbeiten, passende POS-Systeme stehen bereit. Im Unterschied zu herkömmlichen Kassensystemen können nicht nur Zahlungen abgewickelt, sondern auch viele zusätzliche Informationen verwaltet werden.

Als „Point of Sale“ wird in der Betriebswirtschaft der Ort bezeichnet, an dem der Verkauf von Waren stattfindet. Hierbei muss es sich nicht um einen tatsächlichen Ort wie beispielsweise einen Supermarkt oder eine Gastronomie handeln, auch Onlineshops sind typische Beispiele für eine Verkaufsstelle. POS-Systeme werden also dort eingesetzt, wo Waren verkauft werden.

Diese Systeme dienen nicht nur dazu, Zahlungen abzuwickeln. Ihr Einsatzgebiet umspannt ein ganzes Spektrum an verschiedenen Möglichkeiten: Neben betriebswirtschaftlichen Analysen bieten moderne Point-of-Sale-Systeme u. a. Funktionen zur Bestandsverwaltung und zur Preisanpassung oder Tools für das Kundenmanagement. POS-Systeme bestehen aus einer Kombination von Hard- und Software, die flexibel an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden kann. So sind sie in allen Branchen einsetzbar.

Im Allgemeinen wird ein POS-Automat sowohl zum Abrufen von verschiedenen getätigten Verkäufen als auch zur Annahme von Zahlungen verwendet. Durch Einsatz eines sogenannten POS-Terminals können auch bargeldlose Bezahlmethoden ohne Umstände integriert werden. Damit die POS-Software einwandfrei funktioniert, ist es wichtig, das System an das jeweilige Unternehmen anzupassen. Hierzu muss die Kassensoftware so programmiert werden, dass sie die Verkaufsgegenstände des Geschäfts erkennt und akzeptiert. Es gibt mittlerweile eine Vielzahl verschiedener POS-Systeme. Moderne Anbieter setzen aber immer häufiger auf eine cloudbasierte Speicherung der Verkaufsdaten. So ist es möglich, dass Sie Ihre Daten jederzeit über das Internet abrufen können.

Welche Funktionen Ihnen bei Ihrem Point-of-Sale-System wichtig sind, hängt natürlich stark von der Branche ab, in der Sie die Software benötigen. Dennoch ist es lohnenswert, sich einen Überblick über die grundlegenden Funktionen moderner POS-Systeme zu verschaffen.

Viele Systeme können den aktuellen Warenbestand anzeigen und erleichtern die Inventur somit enorm. Hierzu wird das System zunächst so programmiert, dass es den Produktkatalog des jeweiligen Unternehmens kennt. Wird ein Artikel aus dem Sortiment verkauft, bemerkt das System diese Veränderung und passt die Bestandsdaten automatisch an. Teilweise können die POS-Systeme auch auf niedrige Bestände reagieren und verschicken automatisch Nachrichten, sodass eine rechtzeitige Nachbestellung benötigter Verkaufsgüter sichergestellt wird.

Die Software bietet darüber hinaus Funktionen für erfolgreiches Kundenmanagement. Es ist möglich, die wichtigsten Kundeninformationen aufzuzeichnen und so Kundenprofile zu erstellen, die vielfach gewinnbringend im Marketing eingesetzt werden können. Einige Point-of-Sale-Systeme bieten außerdem praktische Features wie Treueprogramme an.

POS-Systeme sind in der Lage, automatisiert eine Reihe verschiedener Berichte zu erstellen, die bei der Analyse von Geschäftsprozessen helfen. Diese Berichte werden bei modernen Systemen meistens cloudbasiert gespeichert, aber auch die Ablage auf lokalen Servern ist möglich. Auch Kundenverkaufsdaten werden auf dieselbe Weise gesichert.

Point-of-Sale-Systeme umfassen auch die gängigen Kassenfunktionen. Die Einkäufe der Kunden werden manuell eingegeben oder gescannt, die Steuern werden hinzuaddiert und schließlich wird die zu bezahlende Gesamtsumme automatisch berechnet. Nachdem der Kunde seinen Einkauf entweder bar oder unter Zuhilfenahme eines POS-Terminals bargeldlos bezahlt hat, wird diese Zahlung vom POS-System akzeptiert und ein Beleg erzeugt. Im Onlineshop kann man mittels Point-of-Sale-Systemen verschiedene Online-Bezahlmethoden einbinden.

In die meisten POS-Systeme kann man außerdem Geschäftsprogramme von Drittanbietern integrieren, wodurch enorm viel Zeit eingespart werden kann. Es ist nicht länger vonnöten, Dateien manuell bei den verschiedenen Anwendungen hochzuladen – die interne Kommunikation zwischen der Software erledigt dies bereits.

Auch im Bereich der Mitarbeiterverwaltung bieten moderne Point-of-Sale-Systeme viele praktische Features. Sie können den Zugriff der Mitarbeiter auf das System begrenzen. Im Regelfall kann außerdem der Umsatz der einzelnen Mitarbeiter automatisch aufgezeichnet werden. Einige POS-Systeme enthalten darüber hinaus verschiedene Funktionen für die Zeiterfassung und die Arbeitsplanung der Mitarbeiter an.

Die Kosten für Point-of-Sale-Systeme sind sehr individuell. Sie hängen nicht nur vom jeweiligen Anbieter und den gewünschten Features, sondern auch von der Anzahl der genutzten Kassen ab. Wenn Sie beispielsweise einen Onlineshop gründen, haben Sie ganz andere Anforderungen an Ihr POS-System und somit auch ganz andere Kosten als ein Gastronom. Im Allgemeinen ist es aber erforderlich, zwischen den Kosten für die POS-Software und für die Hardware zu unterscheiden.

Bei den Kosten für Point-of-Sale-Software werden meistens sogenannte Software-as-a-Service(SaaS)-Pläne verfolgt. Hierbei zahlen die Nutzer einen Abonnementpreis, der entweder monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich erhoben wird. Außerdem werden Kartenzahlungen mit bis zu 3 Prozent der Transaktionssumme berechnet. Die konkreten Preise unterscheiden sich je nach Anbieter und Größe des Unternehmens, im Groben kann aber mit monatlichen Kosten zwischen 50 Euro bis etwa 250 Euro gerechnet werden.

Zusätzlich zu den monatlichen Gebühren muss man die Anschaffungskosten für die Hardware berücksichtigen. Auch hier ist die Spannweite je nach gewünschter Ausstattung und der Anzahl der benötigten Geräte groß. Die Grundausstattung, bestehend aus Bargeldkasse und Bondrucker mitsamt passender Kabel, schlägt bereits mit etwa 400 Euro zu Buche. Für ein optionales POS-Terminal muss man je nach Modell mit etwa 100 Euro rechnen.

Moderne Kartenlesegeräte enthalten die Möglichkeit, Mobile Payment anzubieten. Diese Zahlungsvariante, die auch in Deutschland immer beliebter wird, funktioniert kontaktlos mittels in Smartphone integrierten NFC-Chips. POS-Terminals, die zusätzlich einen integrierten Belegdrucker enthalten, sind mit Anschaffungskosten ab 250 Euro noch einmal deutlich teurer.

Die größten Kosten fallen in jedem Fall für den Touchscreen an. Computer mit passenden Touchscreens sind deutlich teurer als handelsübliche Tablets, die ebenfalls genutzt werden können. Gleichzeitig sind die Computer allerdings wesentlich robuster und langlebiger. Die Kosten belaufen sich in jedem Fall auf mehrere hundert Euro.

Bei der Vielzahl verschiedener Anbieter ist es schwierig, den Überblick zu behalten. Wir stellen Ihnen daher fünf der beliebtesten Point-of-Sale-Systeme in Deutschland vor. Alle der hier vorgestellten Provider sind finanzamtkonform und erfüllen die GoBD-Kriterien.

LocaFox ist ein modernes Tablet-POS-System, das sich für nahezu alle Unternehmen eignet. Neben einer Kassenfunktion können Sie Ihren Onlineshop mit einem integrierten Warenwirtschaftssystem optimieren. Viele weitere Features wie eine Kundendatenbank, eine eigene Gutscheinverwaltung sowie diverse Analysetools runden das Angebot von LocaFox ab. Besonderen Schwerpunkt legt der Provider auf die Verbindung zwischen Ladengeschäft und Onlineshop, sodass er sich insbesondere für Unternehmen eignet, die im Bereich E-Commerce unterwegs sind.

Mit verschiedenen Starterpaketen bietet LocaFox Unternehmen jeder Größe einen einfachen Einstieg. Auch die grafische Benutzeroberfläche des Tools ist bedienungsfreundlich und übersichtlich gestaltet. Ein besonderer Pluspunkt: LocaFox funktioniert auch offline. Selbst wenn das System mal offline ist, können Zahlungen ohne Probleme verarbeitet werden. Sobald eine Verbindung hergestellt werden kann, synchronisiert LocaFox die Daten automatisch mit der Cloud.

Zettle ist ein Provider für POS-Systeme, der von PayPal geführt wird. Der Schwerpunkt liegt bei Zettle auf der eigenen Kassen-App, die für iOS- und Android-Geräte erhältlich ist. Belege können sowohl mit einem Bondrucker gedruckt oder den Kunden per SMS oder E-Mail zugeschickt werden. Mit seinem starken Fokus auf Mobilität kann Zettle bei vielen Unternehmen punkten. Die Anschaffungskosten für den Zettle-Reader sind gering. Monatliche Ausgaben haben Sie bei Zettle nur dann, wenn Sie die Zettle-Pro-App benutzen möchten. Aufgrund der hohen Gebühren pro Transaktion (0,95 % für EC- und 2,75 % der Transaktionssumme für Kreditkarten) eignet sich Zettle allerdings eher für Anwendungen mit geringem Umsatz.

Bei ready2order handelt es sich um ein Point-of-Sale-System, das sehr flexibel einsetzbar ist. Aufgrund der cloudbasierten Funktionalität läuft das System plattformunabhängig und kann auf nahezu allen Endgeräten eingesetzt werden, sodass auf bereits vorhandene Hardware zurückgegriffen kann. Bei einer Neuanschaffung von Hardware bietet ready2order verschiedene All-in-one-Geräte an, die zur Mobilität des POS-Systems beitragen. Außerdem gibt es verschiedene Zusatzpakete, die bei ready2order gebucht werden können.

Das für mobile Nutzung optimierte POS-System von helloCash punktet vor allem mit seinem geringen Preis und eignet sich sehr gut für kleine bis mittelständische Unternehmen aus dem Dienstleistungssektor. Neben günstigen monatlichen Tarifen hat helloCash auch eine kostenlose Kassenlösung, mit der die grundlegenden Funktionen abgedeckt sind.

Paymash ist ein Anbieter für Point-of-Sale-Systeme aus der Schweiz und eignet sich vor allem für Unternehmen, die noch keinen Onlineshop haben. Betreiben Sie bereits einen Onlineshop, ist von der Nutzung abzuraten. Der Grund: Mit Paymash können Sie für einen Aufpreis von 69 Euro pro Monat relativ einfach einen eigenen Webshop erstellen, die Anbindung eines bereits vorhandenen Shops ist allerdings nicht möglich. Eine Besonderheit von Paymash ist das integrierte Rechnungstool, mit dem auch Angebote an Kunden erstellt werden können. Diese für einen monatlichen Aufpreis von 29 Euro erhältliche Funktion eignet sich vor allem für Dienstleister.