Dropbox Logs

In Dropbox finden Sie Logs zu verschiedenen Ereignissen und Aktivitäten. Dazu zählen Logfiles zu Ereignissen, Aktivitäten, verbundenen Geräten, Browsertypen und Teamaktivitäten. Dropbox Logs listen relevante Daten zu Zugriffszeiten, Zugriffsarten sowie zu Änderungen und Nutzerdaten auf und erweisen sich aus organisatorischer Sicht sowie aus Sicherheitsgründen als besonders praktisch.

Dropbox zählt neben Dropbox-Alternativen wie Google Drive und iCloud zu den populärsten Anbietern für Cloud-Speicher und Filehosting weltweit. Der Dienst bietet Nutzerinnen und Nutzern im kostenlosen Tarif einen Cloudspeicher von 2 GB. Zudem stellt er eine praktische Alternative zu FTP dar, indem Sie per Dropbox Transfer bis zu 100 MB versenden. Mehr Speicher und Funktionen bietet Dropbox mit kostenpflichtigen Plänen.

Da es bei Clouddiensten immer auch auf Datenschutz, Cloud-Sicherheit und Zugriffskontrolle ankommt, bietet Dropbox automatische Berichte in Form von Dropbox Logfiles. Diese dokumentieren Änderungen an Dateien, sicherheitsrelevante Ereignisse, neu hochgeladene Dateien, verbundene Geräte und vieles mehr. Für Einzelnutzerinnen und Einzelnutzer, die Dropbox als Backup für Dateien verwenden, bieten Logs die Möglichkeit, verdächtige Zugriffe zu identifizieren. Für Nutzerinnen und Nutzer, die Dropbox im Team sowie geschäftlich nutzen, dienen die Logs zur Organisation, Überwachung, Delegierung und Analyse der Teamaktivitäten.

Dropbox legt für Ihre Dropbox-Aktivitäten verschiedene Logfiles an. Im Folgenden erklären wir, wie Sie Logfiles finden und öffnen. Die Vorgehensweise funktioniert auf dem Desktop-PC oder in Ihrer Mobile-Browser-App identisch.

Logfiles für Ereignisse listen Ihnen alle Aktivitäten im Zusammenhang mit dem betreffenden Dropbox-Account auf. Sie finden die Event-Logfiles wie folgt:

Schritt 1: Öffnen Sie den Link dropbox.com/events und melden Sie sich an.

Schritt 2: Im „Ereignisse“-Menü sehen Sie nun die Liste aller Aktivitäten. Auf der rechten Bildschirmseite finden Sie die Menüfelder „Alle Ereignisse“ und darunter ein Kalendermenü, mit dem Sie gezielt nach Ereignissen in einem bestimmten Zeitraum suchen.

Die Log-Funktion „Aktivität“ bietet eine Auflistung aller Aktivitäten, die mit im Dropbox-Account gespeicherten Dateien, Ordnern oder Projekten zusammenhängen. Dazu zählen Informationen und Optionen zu folgenden Aktivitäten:

• Hinzugefügt
• Bearbeitet
• Verschoben
• Umbenannt
• Zurückgesetzt (auf frühere Version)

Gehen Sie wie folgt vor, um die Aktivitäten aufzurufen:

Schritt 1: Melden Sie sich im Dropbox-Account an.

Schritt 2: Im Startmenü sehen Sie rechts unten die Option „Aktivität“. Klicken Sie darauf.

Schritt 3: Im „Aktivität“-Detailbereich sehen Sie den „Filter“. Klicken Sie darauf, um Informationen zu aufgezeichneten Aktivitäten zu bekommen. Sie können die Funktion für Ordner oder ausgewählte Dateien und Projekte nutzen.

Schritt 4: Wenn Sie für die jeweilige Datei die Option „Betrachterinfo anzeigen“ aktiviert haben, sehen Sie in der Dateivorschau, welche Nutzerinnen und Nutzer mit Lese- oder Bearbeitungszugriff eine freigegebene Datei gerade betrachten bzw. geöffnet haben.

Angezeigte Informationen zu Aktivitäten beziehen sich nicht auf Dateien, die von Dropbox heruntergeladen und extern bearbeitet wurden.

Logs zu verbundenen bzw. angemeldeten Geräten und Browsern dienen insbesondere der Sicherheit des Dropbox-Kontos. Mit ihnen überprüfen Sie, ob nur bekannte Geräte mit Zugriffsberechtigung angezeigt werden. Die Logs finden Sie unter dem Bereich „Sicherheit“ in Ihren Profil-Einstellungen. Sie unterteilen sich in die Kategorien:

• Webbrowser: Informationen zu Browsertyp, Ort und Zeit der Anmeldung sowie IP-Adresse
• Geräte/Mit Paper verknüpfte Mobilgeräte: Informationen zu Gerätenamen, Standort, Zeit der Anmeldung
• Mobilgerät-Kontakte: Informationen zu importierten Kontakten der verknüpften Mobilgeräte

Gehen Sie wie folgt vor, um die Informationen aufzurufen:

Schritt 1: Melden Sie sich in Ihrem Konto an und klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild. Sie finden hier die Option „Einstellungen“.

Schritt 2: Gehen Sie im „Einstellungen“-Menü auf den Reiter „Sicherheit“.

Schritt 3: Im „Sicherheit“-Menü finden Sie Informationen zu aktuell angemeldeten Webbrowsern, mit dem Dropbox-Account verknüpften Geräten, mit Paper verknüpften Geräten und importierten Mobilgeräte-Kontakten.

Schritt 4: Tauchen unbekannte Geräte, Browser oder Kontakte auf, überprüfen Sie, ob bereits Änderungen an Dateien vorgenommen wurden.

Wenn Sie einen Dropbox-Business-Account nutzen, steht Ihnen das Analyse-Dashboard für Dropbox-Business zur Verfügung. Dieses bietet Ihnen hilfreiche und übersichtliche Informationen zu zurückliegenden und aktuellen Teamaktivitäten sowie Shortcuts zu wichtigen Administrator-Funktionen. Dazu zählt auch die Suche nach bestimmten Mitgliedern, inklusive Name und E-Mail, die Anzahl aktueller Mitglieder, Einladungen, Lizenzen und kürzlich hinzugefügte Mitglieder. Zudem finden Sie eine Übersicht zum Umfang der Teamaktivitäten. Hierzu gehören Details über:

• Dateien und geteilte Ordner von ausstehenden und hinzugefügten Mitgliedern
• Dateien und geteilte Ordner von gelöschten Mitgliedern
• Aktive und archivierte Ordner von Teammitgliedern

Das Analyse-Dashboard rufen Sie wie folgt auf:

Schritt 1: Melden Sie sich als Administrator in Ihrem Dropbox-Konto an.

Schritt 2: Gehen Sie im linken Menü auf den Punkt „Verwaltungskonsole“.

Schritt 3: Unter „Aktivität“ sehen nun Informationen wie:

• Aktive Mitglieder
• Speicherplatz
• Erstellte Links
• Aktive freigegebene Ordner
• Aktive Geräte
• Relevante Zahlen

Zudem stehen Ihnen in der Verwaltungskonsole folgende Funktionen zur Verfügung:

• Teammitglieder suchen
• Team-Statistiken abrufen
• Neue Nutzer einladen
• An Einladungen erinnern
• Hinzufügen von Lizenzen
• Nutzungsdaten für bestimmten Zeitraum
• Intensität von Team-Aktivitäten
• Sicherheitswarnmeldung anzeigen
• Externe Freigaben ansehen

Zu den Informationen, die Sie über die Verwaltungskonsole erhalten, zählen Teamaktivitäten der letzten 28 Tage. Zu dokumentierten Aktivitäten gehören das Hinzufügen, Bearbeiten, Betrachten und Teilen von Dateien. Außerdem sehen Sie Infos zum belegten Speicherplatz und mit mindestens zwei Mitgliedern geteilten Links und Ordnern. Um eine gezielte Suche durchzuführen, können Sie die Informationen nach Kriterien wie Zeiträumen, Mitgliedern, Dateien oder Aktivitäten filtern. Hierzu gehen Sie auf „Aktivität“ und auf „Aktivität hinzufügen“.

Dropbox bietet Administratoren die Möglichkeit, Aktivitätsberichte zu erstellen und zu exportieren. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

Schritt 1: Melden Sie sich als Administrator im Dropbox-Konto an.

Schritt 2: Gehen Sie auf „Verwaltungskonsole“ und auf „Aktivität“.

Schritt 3: Filtern Sie die gewünschten Daten nach entsprechenden Kriterien.

Schritt 4: Exportieren Sie den Logfiles-Bericht mit „Bericht erstellen“.

Log-Berichte werden lokal als CSV-Dateien gespeichert. Sie finden sie im Ordner „Berichte für Dropbox Business“. Sobald der Bericht verfügbar ist, erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail. Der Bericht enthält je nach Filterkriterien Informationen über:

• Datum und Uhrzeit von Aktivitäten
• Nutzerinnen und Nutzer, die eine Aktion durchführten
• Details zur dokumentierten Aktivität
• Standort des Zugriffs und IP-Adresse
• Genutzte Apps und Kommentare
• Logins und benutzte Passwörter
• Dateianfragen
• Gruppen, Mitglieder, Team-Ordner, Team-Regeln und Team-Profile

Eine weitere Log-Funktion für Admins umfasst Logs zu geteilten Dateien. Sie sehen Informationen zu Freigabeaktivitäten und zu Dateien, die Mitglieder innerhalb oder außerhalb des Unternehmens teilen. Sie rufen die Logs wie folgt auf:

Schritt 1: Melden Sie sich als Administrator bei Dropbox an.

Schritt 2: Gehen sie auf „Verwaltungskonsole“ und „Aktivität“ und wählen Sie den Filter „Freigabe“.

Schritt 3: Neueste Freigabeaktivitäten für Mitglieder sehen Sie, wenn Sie im linken Menü auf „Nutzer“ gehen und in der Liste auf ein bestimmtes Mitglied klicken.

Schritt 4: Um alle Aktionen im Zusammenhang mit einem Team zu sehen, wählen Sie die Option „Vollständigen Bericht erstellen“. In diesem sehen Sie alle Aktionen in Verbindung mit Freigabeaktivitäten bestimmter Mitglieder.

Freigabeaktivitäten, die von Dropbox dokumentiert werden, umfassen:

• Erstellen eines freigegebenen Ordners
• Einladungen zu Ordnern
• Beitritt zu einem Ordner
• Entfernen eines Mitgliedes aus einem Ordner
• Ändern von Mitgliederrollen
• Übertragen der Eigentümerschaft eines Ordners
• Aufheben der Ordnerfreigabe
• Ändern der Freigabeberechtigungen eines Ordners
• Ändern der allgemeinen Freigabeberechtigungen für Ordner
• Verschieben eines freigegebenen Ordners von einem geschäftlichen in einen privaten Dropbox-Account

Unter „Aktivität“ finden Sie zudem ausführliche Informationen zu Aktionen im Zusammenhang mit geteilten Daten, freigegebenen Links, Dateianfragen und Paper-Freigabevorgängen.