Das Pflichtenheft: Alle Anforderungen eines Projekts im Blick

Das Pflichtenheft enthält das detaillierte Arbeitskonzept für die gesamte Umsetzung eines Projektes. Es basiert auf den Ausführungen, die der Auftraggeber im Lastenheft niedergeschrieben hat.

Ähnlich wie das Lastenheft ist auch das Pflichtenheft eine große Hilfe bei umfangreichen Projekten, in denen es einen Auftragnehmer und einen Auftraggeber gibt. Erhält ein Auftragnehmer einen Auftrag, soll dieser möglichst genau die Anforderungen des Auftragsnehmers erfüllen. Gleichzeitig prüft der Auftragnehmer idealerweise im Vorfeld, in wie weit die Anforderungen des Auftraggebers umsetzbar sind. Dabei helfen sowohl das Lasten- als auch das Pflichtenheft. Aber was ist letzteres eigentlich? Und wie wird ein Pflichtenheft richtig erstellt?

Das Pflichtenheft dient der reibungslosen Umsetzung eines Projektes. Es wird, anders als das Lastenheft, vom Auftragnehmer erstellt. Eine Definition des Pflichtenhefts lautet folgendermaßen:

Insbesondere in der Softwarebranche nutzt man das Pflichtenheft häufig: Doch auch viele Mediendesigner haben seine Vorteile zu schätzen gelernt. Sämtliche Anforderungen an ein Projekt sind detailliert im Pflichtenheft aufgeführt. Dadurch ist es mitunter allerdings recht umfangreich und seine Erstellung oftmals entsprechend zeitintensiv.

Das Lastenheft erstellt der Auftraggeber, um einem potenziellen Auftragnehmer zu verdeutlichen, was das Projekt beinhaltet. Es beschreibt also genau, was der Auftraggeber vom Auftragnehmer erwartet. So kann sich dieser direkt ein Bild von den Anforderungen machen. Das Pflichtenheft bildet praktisch die Antwort auf das Lastenheft. Es wird vom Auftragnehmer erstellt und beinhaltet Informationen darüber, wie der Auftragnehmer das Geforderte umsetzten will.

Nach seiner Fertigstellung gibt der Auftragnehmer das Pflichtenheft an den Auftraggeber. Dieser überprüft die Ausführungen, um zu beurteilen, ob das Projekt nach seinen Wünschen umgesetzt wird. Meist gibt es noch kleinere Abstimmungen und Änderungen, die ebenfalls detailliert festgehalten werden. Sind beide Parteien zufrieden, kann das Projekt beginnen.

Es gibt keine rechtlich vorgeschriebene Gliederung für ein Pflichtenheft: Was den Aufbau betrifft, hat das Unternehmen also freie Hand. Nichtsdestotrotz gibt es Inhalte, die sich bewährt haben. Wichtig ist zum Beispiel, dass alle beteiligten Teams genannt werden. Auch grundlegende Voraussetzungen zur Umsetzung des Projektes gehören ins Pflichtenheft.

Wichtig ist darüber hinaus, dass der gesamte Ablauf des Projektes beschrieben wird – mit allem, was dazugehört. Die folgende Struktur hat sich bewährt. Sie können diese für Ihr Pflichtenheft als Vorlage nehmen. Oder Sie passen sie entsprechend Ihrer Anforderungen an.

1. Einleitung: Neben der expliziten Benennung des Auftragnehmers und des Auftraggebers sollte an dieser Stellung auch eine grobe Kurzbeschreibung des Projektes erfolgen. Gehen Sie darauf ein, was das Projekt beinhaltet und wie das Endergebnis aussehen soll. Wichtig ist, dass auch eine Person, die das erste Mal von dem Projekt hört, versteht, worum es geht.
    
2. Auftrag: Nun folgt die Formulierung des Auftrags. Hier knüpfen Sie an der Beschreibung aus der Einleitung an und vertiefen sie durch Erläuterungen, beschreiben die Etappenziele sowie Rahmenbedingungen und gegebenenfalls auch die speziellen Besonderheiten des Projekts.
    
3. Bereits bestehende Systeme oder Produkte: Bestehen eventuell projektbezogene Systeme oder Produkte, die bereits vom Auftraggeber erledigt wurden und nun nicht mehr vom Auftragnehmer umgesetzt werden müssen? Sofern diese trotzdem für das Projekt relevant sind, erwähnen Sie sie ebenfalls im Pflichtenheft.
    
4. Teams und Schnittstellen: Benennen Sie möglichst genau, wer an dem Projekt mitwirkt und wo die Schnittstellen sind. Auch die Kommunikationswege führen Sie in diesem Abschnitt auf.
    
5. Rahmenbedingungen: Hier gehen Sie zum Beispiel auf die gesamte Bearbeitungszeit ein. Beschreiben Sie ruhig auch die geplanten Betriebs- und Arbeitszeiten.
    
6. Technische Anforderungen: Hier halten Sie fest, was Sie für die Umsetzung brauchen – zum Beispiel Hard- und Software. An dieser Stelle ist es sinnvoll auszuführen, welches Equipment Sie für welche Aufgabe benötigen.
    
7. Problemanalyse: Fassen Sie die wichtigsten Probleme zusammen, die Sie erwarten. Wichtig ist vor allem, dass Sie für die wahrscheinlichsten Probleme bereits einen Lösungsansatz formulieren, um später Zeit zu sparen. Machen Sie sich auch über unwahrscheinliche Probleme Gedanken.
    
8. Qualität: Welche Anforderungen stellen Sie an die Qualität? Beschreiben Sie auch, wie die Qualitätssicherung, -kontrolle und -abnahme aussieht.
    
9. Projektentwicklung: Beschreiben Sie genau, wann, was passiert und wie das gesamte Projekt organisiert ist.

Diese Liste ist nur ein Beispiel dafür, wie ein Pflichtenheft aussehen kann. Es gibt viele verschiedene Projekte, die mitunter noch weitere oder weniger Punkte benötigen. Wichtig ist, dass Lastenheft und Pflichtenheft zusammenpassen und sich ergänzen.

Entscheidend ist, dass Sie im Pflichtenheft so genau wie möglich sind. Beschreiben Sie alle Abläufe und sorgen Sie dafür, dass Sie als Auftragnehmer einen detaillierten Überblick haben. Gibt es offene Fragen, suchen Sie nach Antworten. Gibt es Engpässe, klären Sie dies mit dem Auftraggeber. Sinn und Zweck des Pflichtenheftes ist, dass die Anforderungen des Lastenheftes geprüft werden. Ebenso sollte die Umsetzung genau geplant werden, damit es keine bösen Überraschungen gibt.

Beachten Sie jedoch auch, dass immer etwas dazwischen kommen kann. Lassen Sie also hin und wieder ruhig ein bisschen Raum für Änderungen und Anpassungen.

Wählen Sie bei der Formulierung eine verständliche Sprache und verzichten Sie, wenn möglich, auf Fachbegriffe. Denn das Pflichtenheft wird von verschiedenen Leuten gelesen – nicht alle haben ein tiefergehendes technisches Verständnis.

Um komplexe Inhalte verständlich zu vermitteln, bieten sich grafische Darstellungen an. Arbeiten Sie mit Diagrammen, Tabellen oder Mind-Maps, um das Wichtigste so verständlich wie möglich zu machen.

Vermeiden Sie allgemeine Aussagen – etwa zu Zeiträumen oder Kosten. Das kann später zu schweren Meinungsverschiedenheiten führen. Je weniger Interpretationsspielraum Ihre Formulierungen bieten, desto besser.

Wenn Sie sich die Vorteile eines Pflichtenheftes für Ihr nächstes Projekt zunutze machen möchten, können Sie sich mit einer Vorlage die Erstellung des Projektfahrplans erleichtern. Mithilfe dieses Musters fällt Ihnen der Einstieg mit Sicherheit leichter.