Aufgaben priorisieren: 9 Methoden für effizientes Arbeiten

Als frischgebackener Unternehmensgründer sehen Sie sich oft mit einem scheinbar unüberwindbaren Berg an Aufgaben konfrontiert – wo nur anfangen? Erst einmal heißt es, Ruhe bewahren. Denn auch, wenn es so aussehen mag: Nicht alles hat dieselbe Priorität. Werfen Sie einen kritischen Blick auf Ihren Workload, erkennen Sie schnell, dass es sowohl wichtige als auch dringende Tasks zu erledigen gibt, die kaum Aufschub erlauben, während sie andere Aufgaben wiederum ohne negative Folgen aufschieben können. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Aufgaben sinnvoll priorisieren, auch wenn es mal zu plötzlichen Planänderungen kommt. Schließlich bedeutet ein gut strukturierter Workload für Sie: mehr Motivation, mehr Energie und mehr Produktivität. 

Auch wenn es zahlreiche unterschiedliche Ratgeber zum Thema Selbstorganisation gibt, laufen letztlich alle Tipps auf die klassische To-do-Liste hinaus. Gemeint ist damit eine physisch greifbare Liste – nicht nur eine, die Sie im Kopf führen. Schreiben Sie also sämtliche zu erledigenden Aufgaben erst einmal ungeordnet auf. Notieren Sie sich auch das Datum, an dem Sie einen neuen Eintrag vorgenommen haben. So behalten Sie die Übersicht darüber, wie lange Sie bestimmte Aufgaben schon vor sich hinschieben.

Dies ist nun Ihre Generalliste, die als Basis für einen strukturierten Workload dienen soll. Halten Sie sie jederzeit griffbereit – schließlich müssen Sie die Liste regelmäßig aktualisieren.

Um Ihre To-do-Liste effizient abarbeiten zu können, bieten sich als kurzfristige Planungszeiträume der Tag und die Woche an. Zu Beginn eines jeden Planungszeitraums übertragen Sie die anstehenden Aufgaben aus Ihrer Generalliste in eine Tages- beziehungsweise Wochenliste. Damit Sie entscheiden können, welche Angelegenheiten als nächstes anstehen, hilft Ihnen das sogenannte Eisenhower-Prinzip: Nach dem ehemaligen US-amerikanischen Präsidenten benannt und in der Ratgeber-Literatur oft zitiert, proklamiert es, zuerst die dringendsten/wichtigsten Aufgaben zu priorisieren und alles andere vehement auszusortieren.

Als wichtig gelten dabei Angelegenheiten, die früher oder später bearbeitet werden sollten, weil sich daraus Vorteile für Ihre langfristigen Ziele ergeben. Dringende Aufgaben sind wiederum solche, bei denen negative Konsequenzen zu erwarten sind, wenn sie nicht pünktlich erledigt werden. Dazu gehören zum Beispiel von Kunden festgelegte Deadlines oder nicht verhandelbare Abgabefristen bei Behörden. Das Eisenhower-Prinzip empfiehlt, diese Aufgaben grundsätzlich zu priorisieren und im Zweifelsfall wichtige, aber nicht drängende Angelegenheiten in eine andere Tages- oder Wochenliste zu verschieben.

Zur Veranschaulichung lässt sich das Eisenhower-Prinzip in einer Matrix darstellen, die in die Kategorien „wichtig“ und „nicht wichtig“ sowie „dringend“ und „nicht dringend“ unterteilt ist. Daraus ergeben sich vier Aufgabenfelder, die in alphabetischer Reihenfolge gekennzeichnet sind, wobei „A“ die höchste Priorität genießt und „D“ weitestgehend vernachlässigt werden kann:

Ein weiteres nützliches Hilfsmittel, mit dem Sie die Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste sinnvoll priorisieren können, ist die 80:20-Regel, auch Pareto-Prinzip genannt. Dieses besagt, dass man mit 20 Prozent des Aufwandes (Input) bereits 80 Prozent des Ergebnisses (Output) erreicht. Konzentrieren Sie sich also zum Beispiel auf die primären drei Aufgaben in Ihrem Workload, erzielen Sie trotzdem eine hohe Leistung.

Alle anderen können Sie hintenanstellen und auf einer zweiten Liste notieren, die Sie erst dann zur Hand nehmen, wenn die Primäraufgaben erledigt sind. Einfache Routineangelegenheiten, die nur wenig Zeit und Konzentration kosten, können Sie getrost in Zeiten legen, in denen Sie sich weniger leistungsstark fühlen (zum Beispiel direkt nach der Mittagspause). Gelegenheit dafür haben Sie mit Sicherheit genug, schließlich weisen Studien darauf hin, dass der Mensch nur circa 3 Stunden an einem 8-Stunden-Arbeitstag wirklich produktiv arbeitet.

Wollen Sie ermitteln, welcher Teil Ihres Workloads besagte 20 Prozent ausmacht, können Ihnen folgende Fragen helfen:

• Was ist das oberste Ziel meines Unternehmens?
• Welche Aufgaben bringen mich und mein Unternehmen am schnellsten an dieses Ziel?
• Was sind die Schlüssel-Triebkräfte meines Unternehmens?
• Welche Aufgaben müssen erfüllt sein, um die Lebens- und Handlungsfähigkeit meines Unternehmens weiterhin zu gewährleisten?
• Wie viele Menschen hängen von der Erfüllung einer bestimmten Aufgabe ab?

Es ist sehr wahrscheinlich, dass sich unter den drei relevantesten Aufgaben auf Ihrer Liste eine befindet, die Ihnen besonders schwer fällt. Dabei handelt es sich meistens um eine besonders komplexe Angelegenheit, die viel Zeit erfordert und ein Erfolgserlebnis somit länger hinauszögert. Diese Aufgabe wird im englischen Sprachraum als „Frosch“ bezeichnet. Dem zugrunde liegt das amerikanische Sprichwort „Eat the Frog!“, das bedeutet: Wenn man morgens gleich nach dem Aufstehen einen lebendigen Frosch verspeist, hat man das Schlimmste an diesem Tag bereits hinter sich.

Im übertragenden Sinne heißt das, dass Sie am Beginn jedes Arbeitstages immer zuerst die schwierigste Aufgabe erledigen sollten. Um diese zu identifizieren, müssen Sie sich lediglich fragen: „Welche Angelegenheit bereitet mir am meisten Unbehagen?“ Indem Sie diesen „Frosch“ dann zuerst „fressen“, besiegen Sie nicht nur Ihren inneren Schweinehund. Eine schwierige Aufgabe ständig im Hinterkopf zu haben, raubt Ihnen auch unnötig Energie – schließlich muss sie sowieso irgendwann erledigt werden.

Alle Punkte auf Ihrer To-do-Liste benötigen klare Deadlines, um sicherzustellen, dass Sie auch wirklich rechtzeitig abgearbeitet werden. Während die Fristen bei dringenden Aufgaben meist vom Kunden vorgegeben werden, haben Sie bei den nur als „wichtig“ eingestuften Angelegenheiten freie Hand. Dabei sollten Ihre Zielsetzungen nicht zu optimistisch ausfallen: Quetschen Sie zu viele Tasks in einen zu kurzen Zeitraum, ist Frust vorprogrammiert. Um einen realistischen Eindruck vom notwendigen Aufwand zu erhalten, hilft es, jede Aufgabe in Ihre einzelnen Schritte zu unterteilen und diese ebenfalls in Ihrer Liste unterzubringen.

Zu einer guten Zeitplanung gehört auch, auf unvorhersehbare Veränderungen flexibel reagieren zu können. Gewöhnen Sie sich also an, bei der Ausarbeitung jedes Tagesplans Raum für eventuelle Unterbrechungen frei zu lassen. Wenn plötzlich ein wichtiger Anruf kommt, der Sie dazu zwingt, Ihre festgelegten Prioritäten zu verwerfen, sollten Sie genug Puffer haben, um Ihren Workload jederzeit neu arrangieren zu können.

Auch wenn manche es immer noch behaupten: wissenschaftlich gesehen gibt es sowas wie Multitasking überhaupt nicht – jedenfalls nicht in dem Ausmaß, das wir uns gerne vorstellen. Für das menschliche Gehirn ist es nämlich unmöglich, zwei oder mehr komplexe Aufgaben gleichzeitig und in derselben Qualität zu erledigen. Stattdessen wechselt der Verstand schnell zwischen den einzelnen Bereichen hin und her und widmet ihnen somit nur einen Teil seiner Aufmerksamkeit.

Das Ergebnis ist, dass Aufgaben nur oberflächlich bearbeitet werden und somit nur unbefriedigende Ergebnisse abgeliefert werden können. Zudem kostet dieser fehlgeleitete Multitasking-Versuch eine Menge Energie und verursacht somit Stress, der die Produktivität nachweislich vermindert. Stattdessen empfehlen Forscher und Ratgeber einstimmig, die Punkte auf einer To-do-Liste nacheinander und keinesfalls simultan abzuarbeiten – dann lieber die Deadlines großzügiger gestalten.

Dass viele Aufgaben auf einmal grundsätzlich nur halbherzig erledigt werden können, spricht eindeutig gegen den Mythos Multitasking. Das Gegenteil davon ist aber ebenfalls nicht zu empfehlen: die Rede ist von Perfektionismus. Wenn Sie Ihre Arbeit ständig überprüfen und einen übermäßigen Wert auf eigentlich vernachlässigbare Details legen, kostet dies Zeit und Nerven und steht in keinem Verhältnis zum womöglich perfekten Ergebnis. Denn auch hier lässt sich das Pareto-Prinzip anwenden: wenn 20 Prozent des Inputs bereits 80 Prozent des Outputs ausmachen, sind die darüber hinausgehenden restlichen 80 Prozent des Arbeitsaufwandes nur noch für 20 Prozent des Ergebnisses verantwortlich.

Veranschaulichen kann man diesen Sachverhalt mit der Preisspanne beim Autokauf: Für einige Tausend Euro erhält man bereits ein funktionstüchtiges Fahrzeug mit zweckmäßigem Interieur; greift man noch viel tiefer in die Tasche, zahlt man hauptsächlich nur noch für mehr oder weniger nützliche Sonderausstattungen sowie den Markennamen.

Um Ihrem Workload möglichst effizient zu gestalten, sollten Sie sich also damit begnügen, viele Arbeiten nur „gut“ zu machen. Das ist oft besser, als alle Energien auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren, während alle anderen hinter runterfallen. Dafür müssen Sie jedoch die Tatsache akzeptieren, dass Fehler durchaus passieren können. Zeigen Sie sich offen gegenüber Kritik und lernen Sie daraus, anstatt Ihre Zeit damit zu verschwenden, ein von Vornherein perfektes Ergebnis abliefern zu wollen.

Ihre To-do-Liste nach „dringend“ und „wichtig“ zu filtern ist bereits ein Schritt in die richtige Richtung. Schließlich müssen Sie sich wohl oder übel bewusst machen, dass Sie in jedem Fall nur Schadensbegrenzung betreiben können – am Ende des Tages oder der Woche werden einige Punkte auf Ihrem Plan wahrscheinlich immer noch nicht abgehakt sein.

Jede E-Mail und jede Skype-Nachricht, die Sie beantworten, stellt eine Unterbrechung Ihres Arbeitsablaufs dar. Je öfter Sie aus Ihrem Workflow herausgerissen werden, desto größer ist der Stress. Ihr Ziel sollte es also sein, solcherlei Ablenkungen strikt zu unterbinden. Dazu zählen in den meisten Fällen auch private WhatsApp-Nachrichten, belanglose Telefongespräche und Nachrichten an Ihre Social-Media-Accounts.

So schwer es Ihnen vielleicht fällt: Deaktivieren Sie die Instant-Alerts in Ihrem Mailprogramm, auf Ihrem Smartphone und bei Facebook und legen Sie eine Zeit fest, in der Sie Ihre Korrespondenz möglichst in einem Rutsch erledigen. Das kann nach der Mittagspause oder kurz vor Schichtende sein, aber auf jedem Fall erst, nachdem Sie „den Frosch gefressen“ haben.

Eine funktionierende Workload-Struktur zu etablieren, ist ein länger andauernder Prozess, der aufgrund der gemachten Erfahrungen stetig weiterentwickelt werden kann. Um einen Überblick über Ihre Fortschritte sowie wiederkehrende Probleme zu erhalten, sollten Sie sich ergänzend zu Ihren Listen ein Logbuch zulegen. Darin zeichnen Sie dann beispielsweise auf, wie lange bestimmte Aufgaben wirklich dauern, um darauf basierend sinnvollere Deadlines zu setzen. Außerdem können Sie notieren, durch was und wie oft Sie im Laufe eines Tages abgelenkt werden – und auch diesbezüglich zu entsprechenden Gegenmaßnahmen greifen.

Letztendlich ermöglicht Ihnen eine ständige Selbstreflexion, die hier beschriebenen Ratschläge noch besser in Ihrem Arbeitsalltag umzusetzen – denn Übung macht ja bekanntlich den Meister.