Das erste Büro einrichten

Der Sprung in die Selbstständigkeit ist eine aufregende Sache. Behördengänge, die Entwicklung von Produkten, Kundenakquise und natürlich die Einrichtung des ersten Büros. Ganz gleich, ob Sie ein Büro für ein kleines Unternehmen von Grund auf neu einrichten oder Ihr Arbeitszimmer für die optimale Produktivität im Home-Office gestalten möchten – bei all den verschiedenen Baustellen, Möglichkeiten und auch Pflichten geht leicht der Überblick verloren.

Immerhin gibt es, angefangen von der optimalen Auswahl der Räumlichkeiten über arbeitsrechtliche Bestimmungen und die Schaffung des Corporate Designs bis hin zur Auswahl ergonomischer Büromöbel und der ansprechenden Dekoration, so einiges zu tun. Unsere Tipps geben Ihnen einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Baustellen und legen damit das Fundament für erfolgreiches und produktives Arbeiten im Büro und Home-Office.

Bevor wir uns im Detail der Auswahl, Gestaltung und Einrichtung von Büroräumen zuwenden, wollen wir erst einmal zwei Schritte zurückgehen. Die Einrichtung eines neuen Büros ist Ihre Chance, Ihrem Unternehmen ein eindeutiges Corporate Design zu verpassen. Corporate Design ist ein elementarer Bestandteil der Corporate Identity. Es spiegelt gegenüber Ihren Mitarbeitern und Kunden das Image und die Werte Ihres Unternehmens wider und fördert neben der Identifikation auch die Treue von Mitarbeitern.

Das Corporate Design ist sozusagen die räumliche Visitenkarte Ihres Unternehmens. Bevor Sie sich also an die Suche passender Büroräume machen, Möbel aussuchen oder die Dekoration planen, gehen Sie am besten in sich und machen sich einige Gedanken über Ihr Unternehmen, Ihre Botschaft und Ihre Vision. Stellen Sie sich beispielsweise die folgenden Fragen:

• Was sollen Außenstehende denken, wenn Sie das Unternehmen betreten?
• Auf welche Arbeitsweise sollen Ihre Räumlichkeiten ausgerichtet sein?
• Welcher Einrichtungsstil unterstreicht meine Unternehmensphilosophie am besten?
• Gibt es Elemente wie Logos oder Farben, die bei der Raumgestaltung und Einrichtung aufgenommen werden sollen?

Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen dabei, unsere Tipps optimal auf Ihr Unternehmen umzumünzen und erfolgreich umzusetzen.

Den Anfang macht die Suche nach dem optimalen Räumlichkeiten für die Einrichtung Ihres Büros. Auch wenn der Immobilienmarkt die Immobiliensuche nach dem Motto „Wünsch dir was“ aktuell erschwert, sollten Sie sich nicht für das erstbeste Objekt entscheiden. Achten Sie nicht nur auf eine gute Verkehrsanbindung und ausreichend Platz, sondern auch auf das Objekt selbst. Passt dieses zu den Werten Ihres Unternehmens und der Botschaft, die Sie vermitteln möchten?

Gerade bei jungen Unternehmen, die in absehbarer Zeit wachsen, sollte auch die Möglichkeit zur Erweiterung der Räumlichkeiten bestehen, ohne dass Sie gleich nach einer neuen Immobilie Ausschau halten müssen. Planen Sie bei der Suche Kapazitäten für kurzfristiges Wachstum ein. Ein Raum mehr ist also deutlich besser als ein Raum zu wenig.

Ein weiterer entscheidender Faktor sind die Lichtverhältnisse am Arbeitsplatz. Wichtig ist, dass in jedem Raum zumindest ein Fenster vorhanden ist, sodass genügend Tageslicht hineingelangt. Natürliches Tageslicht ist deutlich stärker als künstliches Licht. Es hemmt die Ausschüttung des Schlafhormons Melatonin und hält uns somit wach. Mitarbeiter, die bei viel Tageslicht arbeiten, sind damit deutlich fitter und produktiver.

Überprüfen Sie vor dem Abschluss des Mietvertrags zudem mögliche Umwelteinflüsse. Ausreichender Lärmschutz ist für produktives Arbeiten enorm wichtig. Schallschutzfenster sind daher ideal. Achten Sie außerdem darauf, dass Außenrollläden vorhanden sind. Auf diese Weise halten Sie die Hitze im Sommer draußen und verhindern Blendeffekte und Spiegelungen. Sind keine Außenrollläden vorhanden, sollten Sie zumindest innenliegende Faltjalousien montieren.

Ein wesentliches Kriterium, bevor Sie überhaupt an Schreibtische, Regale und Co. denken, ist die Raumaufteilung. Grundsätzlich haben Sie die Wahl zwischen Großraumkonzepten, Einzelbüros und Kleinbüros für jeweils 2–4 Mitarbeiter. Alle diese Konzepte haben ihre eigenen Vor- und Nachteile. Umso wichtiger ist es, dass Sie sich vor der Auswahl einer Immobilie bereits Gedanken über das Raumkonzept machen.

Open Space-Büros sind gerade bei Start-ups besonders beliebt. Immerhin versprechen Sie eine besonders soziale, innovative und geschäftige Arbeitsatmosphäre. Für Arbeitgeber bieten solche Lösungen allerdings auch einen Kostenvorteil durch eingesparte Bürofläche gegenüber Einzelbüros. Arbeitsplätze lassen sich schnell und unkompliziert auf- und abbauen, was der effizienten Raumnutzung und der schnellen Integration neuer Mitarbeiter zugutekommt.

Der große Nachteil von Open Space-Konzepten ist allerdings die Ablenkung durch die vorhandene Lautstärke. Schon Werte von 55 Dezibel empfinden wir als Stress. Durch die Gespräche zwischen Mitarbeitern, laute Telefonate, das Klappern von Tastaturen und das Rattern von Druckern ist dieser Wert schnell erreicht. In manchen Großraumbüros werden gar 70 Dezibel erreicht, was bei Ihren Mitarbeitern auf Dauer zu Kopfschmerzen, Müdigkeit und Schlafproblemen führen kann. Je mehr Mitarbeiter in einem solchen Büro arbeiten, desto akuter das Problem. Ist es zu laut bei Ihnen im Büro? Entdecken Sie jetzt Telefon- und Akustikboxen.

Grundsätzlich spricht man ab ca. 20 Arbeitsplätzen von einem klassischen Großraumbüro. Hier ist das Risiko für Probleme, die das Wohlbefinden und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter belasten, besonders hoch. Open Space-Konzepte mit deutlich weniger als 20 Arbeitsplätzen bieten sich als Kompromiss an, um die Vorteile des sozialen Miteinanders zu nutzen.

Ein klassisches Einzelbüro ist der ideale Raum für konzentriertes Arbeiten ohne ablenkende Störfaktoren. Hier bestimmt der Mitarbeiter selbst die Rahmenbedingungen seiner Arbeit. Zudem bietet sich die Möglichkeit, das Büro individuell zu gestalten, was das Arbeiten angenehmer macht und die Produktivität fördert.

Auch Faktoren wie Beleuchtung, Raumtemperatur und Frischluftzufuhr sind in Einzelbüros keine Streitfaktoren. Ebenfalls von Vorteil ist die vorhandene Privatsphäre für Telefonate und Kundengespräche mit vertraulichem Charakter. Gerade im Winter können Einzelbüros durch die geringere Ansteckungsgefahr zudem dazu beitragen, den Krankenstand in Ihrem Unternehmen so gering wie möglich zu halten.

Gegen die Einrichtung von Einzelbüros spricht die Isolation Ihrer Mitarbeiter. Die räumliche Trennung erschwert die direkte Kommunikation, den kreativen Austausch und womöglich das Teamwork innerhalb der Belegschaft.

Kleinbüros für zwei bis vier Mitarbeiter sind ein Kompromiss zwischen Open-Space-Konzepten und Einzelbüros. Durch die geringe Anzahl der in einem Raum arbeitenden Personen hält sich die Geräuschkulisse in Grenzen. Auch hinsichtlich der Kosten sind Kleinbüros ein attraktiver Kompromiss. Die etwas privatere Atmosphäre wird von vielen Menschen als besonders angenehm empfunden.

Sie bietet eine Kombination aus produktivem Austausch, sozialer Interaktion, individueller Arbeitsplatz-Gestaltung und der Möglichkeit, sich durch einfache Rücksichtnahme aufeinander konzentrieren zu können. In einem Open-Space-Büro mit 10, 15 oder 20 Mitarbeitern ist dies ohne Lärmschutzmaßnahmen undenkbar.

Als Unternehmer oder leitende Führungskraft haben Sie in Ihrem Unternehmen natürlich eine Sonderstellung. Die Frage danach, ob Sie ein Einzelbüro beziehen oder ebenfalls in einem Open-Space-Büro Platz nehmen, stellt sich da wie von selbst. Diese Entscheidung hat aber nicht nur etwas mit persönlichen Befindlichkeiten zu tun, sondern auch mit handfesten Performance-Faktoren. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter ständig im Blick haben, arbeiten diese konzentrierter, surfen weniger im Internet und lassen sich weniger schnell von privaten Dingen ablenken?

Falsch gedacht, hier handelt es sich nämlich um das sogenannte „Transparenz-Paradoxon“. Wie Forscher der Harvard Business School im Rahmen einer Studie herausgefunden haben, ist die augenscheinliche Produktivität oftmals nur vorgespielt. Tatsächlich arbeiten Mitarbeiter, denen Sie mehr Privatsphäre zugestehen, um bis zu 15 Prozent effektiver. Ein wenig Präsenz ist dennoch notwendig.

Der Chef sollte in jedem Fall ein Einzelbüro haben, das seinen Status repräsentiert und ebenfalls der Ort für vertrauliche Gespräche mit Kunden und Mitarbeitern ist. Dennoch ist es sinnvoll, wenn Sie für sich als Chef oder für andere Führungskräfte einen Arbeitsplatz in einem Open-Space-Büro reservieren. Ob vollwertiger Arbeitsplatz mit Desktop-Rechner oder bloß die nötige Infrastruktur für die Arbeit am Notebook – die Entscheidung für die richtige Gestaltung bleibt Ihnen überlassen. Für optimale Ergebnisse reicht es bereits aus, wenn Chefs und Führungskräfte an einigen Wochentagen jeweils für ein paar Stunden Präsenz zeigen.

Nachdem Sie sich nun mit einigen Ideen für die grundsätzliche Gestaltung Ihrer Büroräume vertraut gemacht haben, geht es nun an die harten Fakten. Gesetze und Regularien legen fest, wie groß Büroräume für eine bestimmte Anzahl an Mitarbeitern sein müssen. Maßgeblich ist die „Technische Regel für Arbeitsstätten ASR A1.2 Raumabmessungen und Bewegungsflächen“ im Rahmen der Arbeitsstättenverordnung.

Die Arbeitsstättenverordnung gibt an, wie viel Platz ein Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz haben muss. Dabei wird sowohl der Stellraum für Möbel als auch der Bewegungsspielraum berücksichtigt. In einem Einzelbüro liegt der Richtwert bei 8–10 m² pro Mitarbeiter. Für Kleinbüros mit 2–4 Mitarbeitern kommen zu den mindestens 8 m² pro zusätzlichem Mitarbeiter mindestens 5 m² Bodenfläche hinzu. In Open Spaces und klassischen Großraumbüros sieht die Arbeitsstättenverordnung pro Mitarbeiter eine Bodenfläche von 12–15 m² vor.

Ebenfalls vorgeschrieben ist eine Mindestbewegungsfläche, auf der sich ein Mitarbeiter frei bewegen kann. Diese beträgt mindestens 1,5 m². Die Tiefe und Breite der Bewegungsfläche am Bildschirmarbeitsplatz muss dabei mindestens einen Meter betragen. Achten Sie darauf, dass sich die Bewegungsbereiche Ihrer Mitarbeiter nicht überschneiden oder sich mit Sicherheitsabständen oder Verkehrs- und Fluchtwegen überlagern.

•  Bürofläche von min. 8–10 m² pro Mitarbeiter in Einzelbüros
• Zusätzliche 5 m² Bodenfläche pro zusätzlichem Mitarbeiter
• 12–15 m² Fläche pro Mitarbeiter in Großraumbüros
• Raumhöhe von min. 2,5 m bei bis zu 50 m²
• Raumhöhe von min. 3,0 m ab 100 m²
• Lärmpegel unter 65 dB(A), unter 50 dB(A) bei vornehmlich geistiger Tätigkeit
• Minimale Lichtstärke von 500 Lux
• Indirekte Beleuchtung (keine direkt auf den Schreibtisch gerichteten Spots)
• Fensterfläche beträgt min. 10 Prozent der Bodenfläche
• Raumtemperatur 20–25 Grad Celsius
• Luftfeuchtigkeit zwischen 40 und 60 Prozent

Ganz gleich, ob Sie ein Großraumbüro einrichten oder für Ihr Unternehmen ein kleines Büro gestalten. Mit der Einhaltung von Regeln und kreativen Büro-Ideen für die eigentlichen Arbeitsplätze ist es nicht getan. Auch Toiletten und Pausenräume stehen Ihren Mitarbeitern laut Arbeitsschutz zu. Wonach Sie sich richten müssen, hängt vor allem von der Unternehmensgröße ab.

Als Arbeitgeber müssen Sie Ihren Mitarbeitern Toiletten zur Verfügung stellen. Diese sollten weniger als 50 m und dürfen nicht mehr als 100 m bzw. maximal eine Etage vom jeweiligen Arbeitsplatz getrennt sein. Die Anzahl der notwendigen Toiletten richtet sich nach dem Geschlecht Ihrer Mitarbeiter sowie der Gleichzeitigkeit der Nutzung. Grundsätzlich ist eine Geschlechtertrennung vorgesehen. In Betrieben mit bis zu neun Beschäftigten ist jedoch eine Ausnahme möglich. Sofern die zeitlich getrennte Nutzung sichergestellt werden kann, reicht ein Toilettenraum für alle Beschäftigten aus.

Die Anzahl der Toiletten pro Geschlecht hängt ebenfalls von der Mitarbeiterzahl und der Gleichzeitigkeit der Benutzung ab. In einem klassischen Bürobetrieb ist die Intensität der gleichzeitigen Benutzung eher gering. In einer Fabrik mit festen Zeiten für die Bandarbeit dagegen ist die Gleichzeitigkeit eher hoch. Sie können sich daher an folgenden Richtwerten orientieren:

Nach der ASR A4.2 müssen Sie einen Pausenraum zur Verfügung stellen, sofern Sie mindestens 10 gleichzeitig anwesende Mitarbeiter beschäftigen. Diese Regelung gilt jedoch nicht für Mitarbeiter, die überwiegend im Außendienst unterwegs sind oder pro Tag maximal 6 Stunden arbeiten. Eine Ausnahme besteht, wenn Sie Mitarbeiter in Büroräumen beschäftigen, die ähnliche Eigenschaften bieten wie Pausenräume.

Das trifft beispielsweise auf Einzelbüros zu. Allerdings ist der Verzicht auf einen Pausen- bzw. Gemeinschaftsraum eine vertane Chance. Immerhin bietet ein kreativ gestalteter Pausenraum enormes soziales Potenzial und wird damit zum Wohnzimmer Ihrer Mitarbeiter. Abseits von den Vorschriften der ASR A4.2 sollten Sie ab ca. 10–15 Mitarbeitern für einen Pausen- bzw. Gemeinschaftsraum sorgen.

Das Gleiche gilt für Sitzecken. Besprechungsräume können sich abhängig von der Gestaltung der Räumlichkeiten auch bei weniger als 10 Mitarbeitern lohnen. So etwa, wenn regelmäßig Besprechungen mit Kunden oder der gesamten Belegschaft anstehen. Wer Platz sparen möchte, nutzt das Chef-Büro, um dort einen geräumigen Besprechungstisch zu platzieren.

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Als Arbeitgeber müssen Sie i. d. R. ab 10 Mitarbeitern einen Pausenraum zur Verfügung stellen. Eine vollwertige Küche mit Kühlschrank, Mikrowelle und Kaffeemaschine muss es hingegen nicht sein. Natürlich gehört eine kleine Büroküche zum guten Ton, wenn Sie die Einrichtung für das Büro planen. Wenn Sie eine Gemeinschaftsküche anbieten, steht die Sicherheit der Elektrogeräte an oberster Stelle.

Viel zu häufig kommt es durch veraltete Elektrogeräte, die häufig von Mitarbeitern mit in den Betrieb gebracht werden, zu Bränden. Gehen Sie auf Nummer sicher und schaffen Sie hochwertige Neugeräte an. Vereinbaren Sie mit Ihren Mitarbeitern, dass diese keine Küchengeräte mitbringen. Verbinden Sie dies am besten mit einer Unterweisung, dass alle Elektrogeräte bei längerer Nichtbenutzung, z. B. vor dem Feierabend, durch das Ziehen des Netzsteckers sicher vom Strom getrennt werden.

Ganz gleich, ob Sie große oder kleine Büroräume einrichten – die Arbeitsstättenverordnung macht auch Vorgaben zu Verkehrs- und Fluchtwegen. Wenn Sie Ihre Büro-Einrichtungsideen umsetzen, sollten Sie darauf achten, dass Verkehrswege, die zum Fenster oder Heizkörper führen, mindestens 0,5 m breit sein müssen. Die Mindestbreite für Fluchtwege hängt von der Mitarbeiterzahl ab, die diese Wege maximal benutzen:

• min. 87,5 cm bei max. 5 Personen
• min. 100 cm bei max. 20 Personen
• min. 120 cm bei max. 200 Personen
• min. 180 cm bei max. 300 Personen
• min. 240 cm bei max. 400 Personen

Sicherheit bieten Verkehrs- und Fluchtwege selbst bei entsprechender Breite nur dann, wenn sie auch frei sind. Schon ein im Weg stehender Karton kann im Notfall zur tödlichen Stolperfalle werden. Sorgen Sie daher dafür, dass nichts die Breite der Wege einschränkt. Weder Schränke noch Kartons, Garderoben oder ausladende Topfpflanzen.

Sorgen Sie außerdem dafür, dass Fluchtwege klar mit Schildern gekennzeichnet sind. Im Bereich von Fluchtwegen sollten Schränke zudem nicht mit Flügeltüren ausgestattet sein, die den Durchgang verengen können. Wenn Sie Inneneinrichtung fürs Büro kaufen, greifen Sie für diese Punkte am besten zu Schränken mit Rollläden oder Schiebetüren.

Der perfekte Fußboden für ein Büro darf nicht nur schick aussehen, sondern muss belastbar und widerstandsfähig sein. Nur so kann er den täglichen Belastungen standhalten und möglichst lang genutzt werden. Grundsätzlich haben Sie die Wahl zwischen Teppich, Laminat, Parkett, PVC-Böden und Fliesen, wobei alle Materialien Ihre Vor- und Nachteile haben. Unabhängig davon, für welches Material oder Design Sie sich entscheiden, lohnt es sich, ein paar Euro mehr in hochwertige Fußbodenbeläge zu investieren.

Der Teppich hat nicht nur im Wohnzimmer seinen Platz, sondern macht auch den Arbeitsplatz etwas heimeliger. Teppiche sorgen für ansprechende Farbkontraste, schlucken Trittschall, reduzieren den Hall, hemmen den Staubflug und sorgen für eine angenehme Wärme. Teppiche sind jedoch aufwendiger zu reinigen als Holzböden. Im Gegenzug müssen Sie bei der Auswahl des richtigen Teppichs zudem auf einige weitere Punkte achten:

• Wählen Sie nach Möglichkeit dunklere Farben, auf denen sich Schmutz nicht allzu schnell festsetzt.
• Zu dicke Teppiche erschweren das Rollen mit Bürostühlen.
• Kaufen Sie ausschließlich antistatische Teppiche. Auf diese Weise schonen Sie ihre Elektrogeräte und verhindern, dass sich Ihre Mitarbeiter beim Gehen statisch aufladen.

Laminat ist der Klassiker für die Gestaltung von Büroräumen. Der Bodenbelag ist nicht nur pflegeleicht und preisgünstig, sondern sieht zudem hochwertig aus. Dank der Verfügbarkeit in etlichen Stilen von heller Buche bis hin zu dunklem Walnussholz bleiben keine Wünsche offen. Damit passt Laminat zu jedem Einrichtungskonzept. Insbesondere günstiges Laminat ist jedoch sehr kratzanfällig und nutzt sich schnell ab.

Im Vergleich zu Laminat ist Parkett teils deutlich teurer. Der Vorteil liegt allerdings in der höheren Langlebigkeit und Robustheit gegenüber Kratzern. Selbst tiefe Kratzer können Sie durch das Abschleifen entfernen. Eine erneute Versiegelung macht das Parkett abermals unempfindlich gegen Flüssigkeiten und erleichtert die Reinigung. Die Auswahl unterschiedlicher Farben und Designs ist bei Parkett ähnlich groß wie bei Laminat. Um das Material zu schonen, sollten Sie bei der Beschaffung von Büroeinrichtung an Bodenmatten denken.

PVC-Böden bestehen aus belastbarem Kunststoff, der bei entsprechender Qualität über viele Jahre zuverlässig hält. Eine Besonderheit ist die große Auswahl an Mustern, Farben und Holzimitationen. Der große Vorteil ist, dass Sie PVC-Böden sowohl im Holzdesign als auch im Fliesen-, Naturstein- oder Betondesign bekommen. Letzteres eignet sich besonders gut für Büros im modernen Industrial-Design. Da PVC-Böden vergleichsweise kühl wirken, sollten Sie tendenziell zu dunkleren Farben und kräftigeren Konturen greifen. Großflächige Muster wirken im professionellen Umfeld zudem fehl am Platze. Auch bei PVC-Böden sind Bodenschutzmatten für Ihre Bürostühle Pflicht.

Fliesen sind äußerst robust, langlebig und leicht zu reinigen. Für den Einsatz im Büro eignen sie sich jedoch nur sehr eingeschränkt. Einerseits schaffen Fliesen eine kühle Atmosphäre. Auf der anderen Seite verursacht der harte Boden eine starke Geräuschentwicklung durch Schritte und das Rollen mit Bürostühlen. Zudem sind die Kosten für das Material und das Verlegen zu beachten. Fliesen spielen Ihre Stärken nicht in den Arbeitsräumen, sondern in der Küche und in den Sanitärräumen aus. Sollten Sie sich für Fliesen entscheiden, sind dezente Designs eine gute Wahl. Auffällige Muster bringen Unruhe an den Arbeitsplatz und sind damit keine gute Wahl.

Während Sie bei der Wahl der Bodenbeläge farblich aus dem Vollen schöpfen können, sieht das hinsichtlich der Wandfarben anders aus. Grundsätzlich empfehlen sich helle Farben. Gerade, wenn Sie kleine Büroräume einrichten möchten, sind Klassiker wie Weiß als Grundfarbe hervorragend geeignet. Helle Farben lassen Räume größer wirken und reflektieren das einfallende Licht für ein angenehmeres Arbeitsklima. Vor allem Wandflächen, die direkt vom Tageslicht beschienen werden, sollten möglichst hell gehalten werden.

Abgesehen davon können Sie Ihre Büroräume mit anderen Wandfarben akzentuieren. Interessant ist das nicht nur im Hinblick auf das Design und die Kreation eines Corporate Designs, sondern auch im Hinblick auf die Atmosphäre. Bestimmte Farben lassen sich nämlich gezielt einsetzen, um Kreativität, Entspannung, Aufmerksamkeit oder Konzentration zu fördern. Ganz nebenbei beseitigen Farbakzente die sterile Büroatmosphäre.

Wer ein neues Büro gestalten möchte, steht vor der Wahl zwischen einer kreativen und einer produktiven Wandgestaltung. Was hier die beste Option ist, hängt von der Verwendung des Raumes ab. Bei Besprechungsräumen sollte die Produktivität an oberster Stelle stehen. Die Wände sind daher vornehmlich Whiteboards, Kalendern und Präsentationsbildschirmen vorbehalten. Möglich ist die Auflockerung durch einige hochwertige Grafiken.

Gemeinschaftsräume und Open Spaces eignen sich dagegen ideal für eine kreative Wandgestaltung. Gerne darf diese auch die Corporate Identity widerspiegeln. Erlaubt ist, was zu Ihrem Unternehmen und Ihrer Firmenkultur passt. Ob nun Fischernetze für das Anbringen von Urlaubskarten, individuelle Drucke, Motivationssprüche, inspirierende Zitate oder 3D-Logos. Alternativ bieten sich auch Regale zur Ausstellung von Preisen oder Produktmustern an.

In Einzel- und Teambüros dagegen ist eine Kombination aus produktiver und kreativer Wandgestaltung ein guter Kompromiss. Grundsätzlich gilt hier jedoch: Je individueller und kreativer ein Büro eingerichtet ist, desto wohler fühlen sich die Mitarbeiter. Lassen Sie Ihren Mitarbeitern also auch selbst einen großzügigen Spielraum für die individuelle Wandgestaltung.

Die Büroräume eines Unternehmens sind wie eine Visitenkarte. Wenn Sie Ihr Büro einrichten, müssen Sie somit auf eine klare Linie achten. Ein Flickenteppich aus verschiedenen Einrichtungsstilen macht keinen guten Eindruck. Zudem sollte der von Ihnen gewählte Einrichtungsstil zu Ihrer Branche, Ihrem Image, Ihrem Selbstverständnis und Ihrer Vision als Unternehmen passen.

Während sich für kreative Start-ups etwa der Scandinavian-Stil eignet, setzen Unternehmen aus der Finanzbranche auf viel Glas und Metall. Der Industrial-Look dagegen ist bei jungen IT-Firmen ebenso beliebt wie der rustikale Up-Cycling-Stil bei Unternehmen, die Nachhaltigkeit in ihrer DNA tragen. Unabhängig von der stilistischen Entscheidung sollten Büromöbel immer funktional und ergonomisch sein sowie genügend Stauraum bieten.

Eine besondere Rolle nehmen Schreibtische und Bürostühle ein. Worauf es bei der Auswahl guter Schreibtische und Bürostühle ankommt, möchten wir im zweiten Teil unseres Ratgebers erläutern, da diese Thematik nicht nur für Firmenbüros interessant ist, sondern auch wenn Sie Ihr Arbeitszimmer einrichten.

Und wenn es doch etwas Exotisches sein soll?

Exotische Pflanzen sind zwar sehr anspruchsvoll, aber ideal, um ein Büro zu verschönern. Mittlerweile sind die Herstellungsverfahren so weit fortgeschritten, dass hochwertige Pflanzen aus Kunststoff kaum mehr von echten Pflanzen zu unterscheiden sind. Wenn Sie bereit sind, ein paar Euro mehr auszugeben, können Sie beispielsweise zu Kokospalmen oder Mangobäumen greifen. Außerdem besteht die Möglichkeit Pflanzen für Ihr Büro zu mieten.

Das Home-Office ist für viele Selbstständige der Dreh- und Angelpunkt ihrer Arbeit. Aber auch für etliche Angestellte gehört das Arbeitszimmer in den eigenen vier Wänden mittlerweile zum Alltag. Umso wichtiger, dass Sie auch hier an den richtigen Stellschrauben drehen, um Ihr Arbeitszimmer optimal einzurichten. Während einige unserer Tipps aus Teil eins unseres Ratgebers ausschließlich für die Einrichtung von Firmenbüros gelten, sind andere Dinge auch interessant, wenn Sie Ihr Arbeitszimmer einrichten möchten. Um genau diese Punkte sowie um Spezialfälle, die das Arbeitszimmer betreffen, wollen wir uns im Folgenden kümmern.

Während Wohnzimmer, Esszimmer und Kinderzimmer meist ideale Voraussetzungen zum Wohnen bieten, findet das Arbeitszimmer oft unter dem Dach seinen Platz. Die Folge: Dachschrägen schränken den zur Verfügung stehenden Platz im Arbeitszimmer ein. Für die optimale Nutzung gibt es einige Büro-Ideen. Abhängig ist die Art der Nutzung vor allem von der Kniestockhöhe. Ist diese deutlich höher als 120 Zentimeter, können Sie den Schreibtisch entlang der Dachschräge aufstellen.

Die Beleuchtung lässt sich dann in Form einer platzsparenden LED-Leiste oberhalb des Schreibtisches direkt in der Schräge integrieren. Alternativ nutzen Sie ein Stufenregal aus dem Möbel-Fachhandel, um den Platz in der Dachschräge bestmöglich als Stauraum zu nutzen. Wer handwerklich begabt ist, passt selbst Schränke bzw. Regale in seine Dachschrägen ein.

Im Home-Office gelten die gleichen Empfehlungen für die Farbgestaltung. Der Vorteil beim heimischen Arbeitszimmer ist jedoch die größere Gestaltungsfreiheit. Erlaubt ist hier, was gefällt. Als Grundfarbe bietet sich am heimischen Arbeitsplatz ein gedecktes Weiß an. Dieses können Sie mit Farbtönen wie Gletscherblau oder mit kreativ gestalteten Farbverläufen und Mustern kombinieren. Aufgemalte Palmwedel sind als Kontrast ebenso möglich wie verschiedene Streifen- oder inspirierende Wellenmuster.

Alternativ lassen Sie Ihrer kreativen Ader mit Hilfe von Strukturputz oder Wandfliesen aus Holz oder Stein als Blickfang freien Lauf. Verschiedene Farben und Wandbeläge eignen sich gerade im Home-Office ideal, um dieses in verschiedene Bereiche aufzuteilen. Gerade wenn Sie ein großes Arbeitszimmer zur Verfügung haben, empfiehlt sich die farbliche Abtrennung eines Arbeits-, Besprechungs- und Erholungsbereichs.

Der Schreibtisch ist der Ort, an dem laut der Bundesanstalt für Arbeitsschutz rund 80 Prozent der Arbeitszeit abgeleistet werden. Ein optimal passender Schreibtisch fördert aber nicht nur die Produktivität, sondern nutzt auch der Gesundheit.

Grundsätzlich sollte eine Schreibtischplatte eine Mindestgröße von 160 x 80 Zentimetern aufweisen. So ist genügend Platz für 1–2 Bildschirme und Unterlagen gewährleistet. Ob Sie sich für eine rechteckige Platte, eine L-Form oder einen Freiform-Schreibtisch entscheiden, bleibt Ihnen selbst überlassen. Achten Sie hier darauf, dass Sie Ihre räumlichen Voraussetzungen bestmöglich ausschöpfen. Während Freiform- und Nieren-Schreibtische viel Platz einnehmen, sind L- oder Winkel-Schreibtische optimal, um Raumecken auszunutzen. In Büros eignen sich Schreibtische in Winkel-, V- und L-Form auch optimalfür Arbeitsplätze, die für die Kundenberatung genutzt werden.

Sowohl bei der Einrichtung von Firmenräumen als auch bei der Einrichtung des heimischen Arbeitszimmers gilt eine goldene Regel: Ein Schreibtisch muss höhenverstellbar sein. Nur so lässt er sich ergonomisch an die Körpergröße des Nutzers anpassen. Ein Spielraum zwischen 68 cm und 118 cm ist optimal. Somit kann der Schreibtisch bei Bedarf auch zum rückenfreundlichen Steharbeitsplatz umfunktioniert werden.

Aus Gründen der Ergonomie und des Komforts empfiehlt sich die Anschaffung elektrisch höhenverstellbarer Schreibtische. Der Wechsel zwischen Steh- und Sitzarbeitsplatz geht so problemlos per Knopfdruck. Ein guter Schreibtisch sollte zudem über Kabeldurchlässe, eine integrierte Kabelführung, abgerundete Kanten und genügend Beinfreiheit verfügen. Schreibtische mit klobigen Unterbauten sind also nicht empfehlenswert.

Gute Schreibtische zu kaufen ist eine Sache, einen Schreibtisch auch noch korrekt zu platzieren, eine ganz andere. Stellen Sie Ihren Schreibtisch sowohl im Home-Office als auch im Firmenbüro seitlich zum Fenster auf. Auf diese Weise sorgen Sie für optimale Lichtverhältnisse auf dem Schreibtisch. Vermeiden Sie es, dass Sie oder Ihre Mitarbeiter mit dem Rücken oder dem Gesicht frontal zum Fenster sitzen.

Während die frontale Ausrichtung zu Ablenkung durch den Blick aus dem Fenster führen kann – was in manchen kreative Berufe gewollt ist –, stören andernfalls Spiegelungen den Arbeitsfluss. Feng-Shui-Berater raten zudem dazu, nicht mit dem Rücken zur Tür zu sitzen. Diese kleine Maßnahme sorgt für mehr Wohlbefinden und Sicherheit am Arbeitsplatz, da sich niemand „an Sie heranschleichen“ und Sie überraschen kann.

Schreibtische in der richtigen Größe auszuwählen und optimal im Raum aufzustellen ist nur die halbe Miete. Mindestens ebenso wichtig ist die Einrichtung des Schreibtischs selbst. Wie heißt es doch so schön: „Ordnung ist das halbe Leben.“ Genau das trifft auch auf einen produktiven Arbeitsplatz zu. Das gilt sowohl für Firmenbüros als auch für Ihr Home-Office – selbst dann, wenn Sie dort keinen physischen Kundenkontakt haben. Auch die Ausstattung sollte für optimales Wohlbefinden und produktives Arbeiten sorgsam positioniert sein. Mit den folgenden Tipps verwandeln Sie Ihren Schreibtisch in ein Produktivitätsmonster:

• Verbannen Sie unnötiges Papier aus Ihrer Arbeitswelt: Wo weniger Papier gebraucht wird, entsteht auch weniger Chaos. Das nahezu papierfreie Büro ist damit nicht nur ein Produktivitäts-Booster, sondern schont obendrein die Umwelt.
   
• Richten Sie ein Körbe-System ein: Lassen Sie Dokumente nicht lose auf Ihrem Schreibtisch herumliegen. Besorgen Sie sich vier Ablagekörbe. Jeweils einen als Dokumenteneingang, einen für Dokumente, die Sie für die Tagesarbeit benötigen, einen Korb für laufende Aktivitäten, die länger als einen Tag dauern und schließlich einen Ausgangskorb für erledigte Dinge.
   
• Unter jeden Schreibtisch gehört ein Papierkorb: Das klingt zwar selbstverständlich, ist es aber in vielen Büros nicht. Entsorgen Sie Überflüssiges, sobald Sie es nicht mehr brauchen, anstatt es für später zu horten.
   
• Feierabend-Routine: Machen Sie es sich zur Angewohnheit, Ihren Schreibtisch bei Feierabend ordentlich zu verlassen. Kein Feierabend ohne aufgeräumten Schreibtisch! Besonders wichtig ist diese Regel im Home-Office oder auch in Open-Space-Offices mit Sharing-Desks.
   
• Mehrere Bildschirme machen produktiver: Studien zeigen, dass ein zweiter Bildschirm die Produktivität am Bildschirmarbeitsplatz um ca. 30 Prozent anhebt. Ein dritter Bildschirm sorgt im Durchschnitt für einen Produktivitätszuwachs von 10–15 Prozent. Die ideale Bildschirmgröße für den Multiscreen-Betrieb liegt bei 22–24 Zoll. Wenn Sie nur einen Bildschirm verwenden, gilt eine Mindestgröße von 24 Zoll.
   
• Bildschirme optimal positionieren: Der Abstand zwischen Augen und Bildschirm sollte 50–70 Zentimeter betragen. Der Blickwinkel ist bei ca. 20 Grad optimal.
   
• Maus und Tastatur: Verwenden Sie ergonomisch geformte Mäuse und Tastaturen. Diese schonen Ihre Gelenke bei längerer Bildschirmarbeit und beugen Abnutzungserscheinungen wie Sehnenscheidenentzündungen oder dem Karpaltunnelsyndrom vor.
   
• Beleuchtung am Arbeitsplatz: Gerade im heimischen Arbeitszimmer ist die Beleuchtung durch Deckenlampen und natürliches Licht nicht immer optimal. Auf jeden Schreibtisch gehört dementsprechend eine gute Schreibtischlampe. Positionieren Sie die Lampe gegenüber Ihrer dominanten Hand, um bei händischen Notizen keinen störenden Schattenwurf auf Dokumenten zu erzeugen.

Ganz gleich, ob Sie nun ein Büro in Ihrem Unternehmen oder Ihr Home-Office optimal gestalten möchten. Ohne einen guten Bürostuhl geht nichts. Ideal ist ein ergonomisches Modell, das sich mit wenigen Handgriffen an Ihre Körpermaße anpassen lässt. Ein solcher ergonomischer Bürostuhl schont Ihren Rücken und macht das Arbeiten deutlich angenehmer. Immerhin verbringen Sie dort täglich rund acht Stunden.

•  Bürostuhl muss die DIN 4551 erfüllen und das GS-Zeichen tragen
• Verstellbare Sitzhöhe zwischen 380 –570 mm
•   Sitzbreite zwischen 400–480 mm
•   Höhenverstellbare Kopf- und Lordosenstütze
• Armlehnen, die sich in Höhe und Breite anpassen lassen
• Um mindestens 10 Zentimeter verstellbare Sitztiefe
• Synchronmechanik für rückenschonendes und dynamisches Sitzen

Rückenschmerzen? Finden Sie die richtigen Stühle für Ihr Büro!

Nachdem Sie sich um die grundlegende Ausstattung in Ihrem Arbeitszimmer gekümmert haben, geht es daran, Ihrem Büro eine individuelle Note zu verleihen. Liebevolle Dekoration macht den Arbeitsplatz wohnlich, steigert das Wohlbefinden und fördert sowohl die Kreativität als auch die Produktivität. Gerade im Home-Office ist erlaubt, was gefällt, sodass Sie sich nach Herzenslust austoben können.

Aufgrund der zahlreichen Vorteile lohnt es sich jedoch auch für frischgebackene Unternehmer, ihren Mitarbeitern die individuelle Dekoration des Arbeitsplatzes zu erlauben oder gar ein ebenso produktives wie kreatives Dekorationskonzept für das gesamte Unternehmen auf die Beine zu stellen. Wir hätten da ein paar Anregungen für Sie abseits von Klassikern wie Stiftebechern und Gliederpuppen.

• Bilder und Drucke bieten dank unterschiedlichster Motive die Möglichkeit, die Stimmung im Büro ganz gezielt zu beeinflussen. Ob beruhigende Landschaftsporträts, aufregende Action-Shots aus dem Sportbereich oder traditionelle Kunstdrucke - für jeden Geschmack lässt sich etwas finden.
   
• Kreative Teamfotos sind eine ideale Dekoration für größere Büros. Wie wäre es beispielsweise mit einer Wandkollage mit Bildern der letzten Weihnachtsfeier, dem Paddelausflug oder dem letzten Team-Building-Seminar?
   
• Motivierende Sprüche sind wie eine Selbstkonditionierung. Bei jedem Blick darauf erinnern Sie sich an Ihr eigentliches Ziel. Platzieren Sie solche Sprüche beispielsweise als Wand-Tattoo, Bild oder Leuchtschrift-Lampe vom Schreibtisch aus gesehen in Ihrem Blickfeld.
   
• Während das Aufstellen eines Aquariums in der Firma eher kompliziert ist, eignet sich ein kreativ dekoriertes Becken voller bunter Fische ideal als Ruhepol und Blickfang im Home-Office.

Als Angestellter können Sie Ihr Arbeitszimmer nur unter einer Bedingung von der Steuer absetzen. Das ist der Fall, wenn Sie in Ihrer Firma keinen adäquaten Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt bekommen. Meist betrifft dies etwa Außendienstmitarbeiter oder Lehrer, die in einer Schule über keinen eigenen Schreibtisch verfügen. In einem solchen Fall können Sie bis zu 1.250 Euro pro Jahr geltend machen.

Ist Ihr Home-Office dagegen der Mittelpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeit, können Sie alle entstehenden Kosten unbeschränkt von der Steuer absetzen. Zu den absetzbaren Kosten zählen beispielsweise der verbrauchte Strom, die anteilige Miete sowie die anteiligen Heizkosten. Allerdings erfüllen meist nur Selbstständige, die von Zuhause aus arbeiten diese Voraussetzung. Für die korrekte Berechnung der anteiligen Kosten berechnen Sie den flächenmäßigen Anteil des Arbeitszimmers an der Gesamtwohnfläche.

Wie Sie sehen beschränkt sich die Einrichtung eines neuen Büros oder eines Arbeitszimmers nicht darauf, ein paar Möbel zu besorgen und drei Topfpflanzen aufzustellen. Damit Sie nicht den Überblick verlieren, finden Sie in unserer Checkliste die wichtigsten Punkte, an denen Sie sich orientieren können.