Google Workspace vs. Microsoft 365
IONOS Redaktion
Google Workspace oder Microsoft 365? Bei der Wahl der Produktivitätssoftware scheiden sich die Geister. Microsoft bietet mit der Office-Linie seit Jahren ein bewährtes Software-Paket für den Büroalltag, das als Microsoft 365 auch in der Cloud eine gute Figur macht.
Google hat mit dem Filehosting-Dienst Drive und Google Docs zunächst kostenlose Alternativen zur Microsoft-Produktpalette auf dem Markt eingeführt. Diese nehmen in erster Linie Privatanwendende ins Visier. Google Workspace soll hingegen auch den Ansprüchen von Geschäftskunden und -kundinnen gerecht werden und sich in diesem Segment als ernsthafter Konkurrent zu Microsoft Office etablieren. Doch wie schlägt sich Google Workspace im direkten Vergleich zum Marktführer?
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Kurzvorstellung: Microsoft 365 vs. Google Workspace
Die Office-Produkte von Google und Microsoft verfolgen beide den gleichen Ansatz: Unternehmen sollen möglichst viele Aufgabe mit Lösungen aus den Suites erledigen können, ohne auf Anwendungen von anderen Anbietern zurückgreifen zu müssen. Die einzelnen Programme greifen dabei in der Regel nahtlos ineinander, um einen reibungslosen Workflow zu garantieren.
Microsoft 365
Viele der Anwendungen innerhalb der Suite von Microsoft 365 sind jedem PC-Nutzenden bekannt: Word, Excel und PowerPoint gehören zu den bekanntesten Programmen der Welt und sind in vielen Büros Teil der Standardausstattung. Microsoft 365 bringt die Software-Lösungen in die Cloud. Das vereinfacht die mobile Arbeit und wandelt die traditionellen Büroanwendungen zu modernen Collaboration-Tools um.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Populäre Office-Anwendungen | Komplexes Lizenzsystem |
| Cloud- und Desktop-Lösungen | |
| Umfangreiche Möglichkeiten zur Zusammenarbeit | |
| Cloud-Speicher inklusive |
Google Workspace
Google hat sich längst davon verabschiedet, ausschließlich seine Suchmaschine anzubieten. Relativ früh im Produktportfolio dabei waren auch die Office-Lösungen. Damals gehörte Google tatsächlich zu den Ersten, die Tabellenkalkulation, Textverarbeitung und das Erstellen von Präsentationen über eine Webanwendung per Browser ermöglichten. Inzwischen sind die einzelnen Programme durch Einbindung von Gmail und Google Drive zu einer umfangreichen Suite komplett in der Cloud herangewachsen.
Außerdem ist zu erwähnen, dass Google die Interoperabilität seiner Google Meet Hardware mit Drittanbieter-Videokonferenzsystemen wie Zoom verbessert hat. Dies sorgt für deutlich mehr Flexibilität in der Kommunikation über verschiedene Anwendungen hinweg.
Auch neu im Portfolio: Google Vids, eine KI-gestützte Anwendung zur Videoerstellung. Diese ermöglicht es Nutzenden direkt in der Cloud professionelle Videos zu erstellen und zu bearbeiten. Diese neuen Werkzeuge stärken Google Workspace als umfassende Plattform für Zusammenarbeit und Kommunikation.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Geräteunabhängige Bedienung | Keine Desktop-Version |
| Professionelle E-Mail-Domain in Gmail inklusive | |
| Umfangreiche Möglichkeiten zur Zusammenarbeit | |
| Cloud-Speicher inklusive | |
| Google Vids als neuer KI-gestützter Online Video Editor |
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Google Workspace vs. Microsoft 365 im direkten Vergleich
Mit der Produktivitätssoftware Google Workspace nimmt Google das Business-Segment ins Visier – eine Kampfansage an Marktführer Microsoft und das Konkurrenzprodukt Microsoft 365. Wir stellen beide Produkte hinsichtlich folgender Aspekte gegenüber:
- App-Angebot
- Cloud-Speicher
- File-Sharing
- Kollaboration
- Sicherheit
- Datenschutz
- Preisgestaltung
Unser Vergleich ist auf dem Stand von Juli 2024.
App-Angebot
Schaut man sich das Produktportfolio der beiden Business-App-Pakete an, zeigt sich eine weitgehende Übereinstimmung des Funktionsumfangs. Grundsätzlich bietet Google für jede Microsoft-365-App eine adäquate Alternative.
| Funktion | Microsoft 365 | Google Workspace |
|---|---|---|
| Textverarbeitung | Microsoft Word | Google Docs |
| Tabellenkalkulation | Microsoft Excel | Google Sheets |
| Präsentationen | Microsoft PowerPoint | Google Slides |
| Microsoft Outlook | Gmail | |
| Digitaler Notizblock | Microsoft OneNote | Google Keep |
| Webhosting | Microsoft Sharepoint | Google Sites |
| Videokonferenz | Microsoft Teams | Google Meet |
| Instant-Messaging-Dienst, Gruppenchats | Microsoft Teams | Google Chat |
| Chatbasierter Workspace | Microsoft Teams | Google Chat |
| Social Media für Unternehmen | Yammer | Google Spaces |
Ein Alleinstellungsmerkmal des Microsoft-Produkts jedoch ist die Download-Option. Alle oben aufgeführten Business-Apps von Microsoft 365 stehen bei Bedarf auch als Desktop-Version zur Verfügung und können (abhängig vom gewählten Produktplan) direkt aus der Cloud heraus auf lokalen Endgeräten installiert und in der Regel auch offline verwendet werden.
Auch Google Workspace bietet Offline-Funktionen für Google Docs, Sheets und Slides. Nicht jedoch in der Form einer Desktop-App, sondern als Feature der Webanwendung. Voraussetzung dafür ist die Verwendung des Webbrowsers Chrome inklusive einer Erweiterung für den Offline-Betrieb.
| Feature | Microsoft 365 | Google Workspace |
|---|---|---|
| Büro-Anwendungen als Web-Apps | Ja | Ja |
| Offlinebetrieb möglich | Ja | Ja |
Cloud-Speicher & File-Sharing
Cloud-Lösungen wie Microsoft 365 und Google Workspace überzeugen im Unternehmenskontext vor allem durch die zentrale Datenhaltung im Internet.
Microsoft setzt bei Microsoft 365 auf den Filehosting-Dienst OneDrive. Nutzern und Nutzerinnen von Google Workspace steht die Cloud-Speicherplattform Google Drive mit erweitertem Speicherkontingent zur Verfügung.
Während Microsoft allen Microsoft-365-Nutzenden 1 Terabyte (TB) Cloudspeicher zur Verfügung stellt, hängt das Speichervolumen bei Google Workspace davon ab, welche Produkt-Version zum Einsatz kommt: Zwischen 30 GB und 5 TB pro Nutzenden kann man erwerben. In der Enterprise-Version ist sogar unbegrenzt Speicherplatz enthalten.
Sowohl Microsoft als auch Google bieten die Möglichkeit, den Cloud-Speicher mit einem Endgerät zu synchronisieren. Online gespeicherte Dateien und Dateiordner stehen so bei Bedarf auch offline zur Verfügung.
Bei der Verwaltung von online gespeicherten Dateien punkten beide Cloud-Speicherlösungen mit einem großen Funktionsspektrum. Für den Unternehmensalltag sehr praktisch sind unter anderem der Versionsverlauf sowie die Sharing-Funktionen, mit denen Anwendende Dateien per Klick mit Personen innerhalb oder außerhalb ihrer Organisation teilen können – bei Bedarf mit zeitlicher Begrenzung.
Google Workspace überzeugt zudem mit einer alle Anwendungen umfassenden Suchfunktion auf Basis von NLP (Natural Language Processing).
| Feature | Microsoft 365 | Google Workspace |
|---|---|---|
| Speicherkapazität pro Nutzerlizenz | 1 TB | Je nach Version 30 GB, 1 TB, 5 TB oder unbegrenzt |
| Synchronisation | Ja | Ja |
| Versionierung | Ja | Ja |
| File-Sharing via Link inklusive Ablaufdatum | Ja | Ja |
| Suchfunktion | Ja | Ja, NLP-gestützt |
Kollaborationstools
Als Kollaborations-Plattformen stellen Microsoft 365 und Google Workspace leistungsstarke Tools für die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kollegen und Kolleginnen, Kunden und Kundinnen sowie Geschäftspartnern und -partnerinnen bereit.
Beide Lösungen ermöglichen Video-Telefonie und Instant-Messaging sowie die gemeinsame Bearbeitung von Texten, Tabellen und Präsentationen in der Cloud.
Googles Antwort auf Skype for Business bzw. Microsoft Teams ist der Videokonferenz-Dienst Google Meet. Mit Google Chat steht Anwendern und Anwenderinnen zudem eine Kommunikationsplattform für Direktnachrichten und Gruppenunterhaltungen zur Verfügung.
Unternehmensinterne Webseiten und andere Intranet-Anwendungen lassen sich mit Google Workspace ebenso professionell umsetzen wie mit Microsoft 365. Google setzt mit Sites auf ein intuitiv verständliches Template-System mit eingeschränktem Gestaltungsspielraum. Microsoft SharePoint hingegen ist nicht so einfach intuitiv zu verstehen, bietet bei der Umsetzung unternehmensinterner Webanwendungen jedoch deutlich mehr Möglichkeiten.
Mit Yammer und Google Spaces haben beide Anbieter Cloud-Lösungen im Programm, mit denen sich interne und unternehmensübergreifende soziale Netzwerke realisieren lassen.
| Feature | Microsoft 365 | Google Workspace |
|---|---|---|
| Businesstaugliche Termin- und Kontaktverwaltung | Ja | Ja |
| Gemeinsame Bearbeitung von Texten, Tabellen und Präsentationen | Ja | Ja |
| Videotelefonie | Ja | Ja |
| Instant-Messaging | Ja | Ja |
| Gruppen-Chats | Ja | Ja |
| Videokonferenzen | Ja | Ja |
| Unternehmensinterne Webseiten/Intranet | Ja | Ja |
| Social Media für Unternehmen | Ja | Ja |
Übrigens: In Sachen Verfügbarkeit und Kundensupport garantieren sowohl Microsoft Cloud als auch Google Workspace ihren Nutzern und Nutzerinnen eine Verfügbarkeit von 99,9 Prozent. Die Service-Teams beider Plattformen sind rund um die Uhr per Telefon, E-Mail oder Chat erreichbar.
Sowohl Microsoft 365 als auch Google Workspace bieten professionelle E-Mail-Funktionen auf Unternehmensniveau inklusive Kalender und Adressbuch.
Nutzer und Nutzerinnen von Microsoft 365 verwalten ihren E-Mail-Verkehr entweder im E-Mail-Client-Programm Outlook oder in der Browser-Anwendung Outlook on the Web – bei Bedarf auch auf dem Mobilgerät. Bei Google Workspace erfolgt die E-Mail-Verwaltung in der Webanwendung Gmail, die auch dem gleichnamigen Freemail-Produkt zugrunde liegt.
Anders als beim kostenfreien Google-Account steht Google-Workspace-Nutzenden Gmail mit werbefreier Benutzeroberfläche und individueller E-Mail-Domain zur Verfügung. Bei Microsoft 365 ist die individuelle E-Mail-Domain nur über Umwege möglich.
| Feature | Microsoft 365 | Google Workspace |
|---|---|---|
| Werbefrei | Ja | Ja |
| Eigene E-Mail-Domain inklusive | Nein | Ja |
| Mobile App | Ja | Ja |
| Desktop-Mail-Client inklusive | Je nach Plan | Nein |
| E-Mail-Alias | Ja | Ja |
| Gruppen/E-Mail-Verteiler | Ja | Ja |
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Sicherheit & Datenschutz
Google Workspace oder Microsoft 365 – welches Produkt ist sicherer? Grundsätzlich richten sich beide Anbieter an Unternehmenskunden, deren Geschäftsprozesse strengen Compliance-Richtlinien in Bezug auf Abhörsicherheit und Datenschutz unterliegen. Beide Anbieter setzen sowohl bei der Datenhaltung im Rechenzentrum als auch bei der Datenübertragung zwischen Client und Server auf solide Verschlüsselungstechnologien.
Darüber hinaus wurden sowohl Microsoft 365 als auch Google Workspace so entwickelt, dass beide Cloud-Lösungen zentralen Branchenstandards und -vorschriften zur sicheren Datenverarbeitung entsprechen.
- Beide Plattformen sind nach internationalen Normen zur Informationssicherheit, Cloud-Sicherheit und zum Cloud-Datenschutz zertifiziert gemäß (ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO 27018).
- Alle Microsoft-Clouddienste erfüllen die Service Organization Control Standards für die Betriebssicherheit (SOC 1, 2 und 3), die jährlichen Kontrollen für Datensicherheit, Verfügbarkeit, Integritätsverarbeitung und Vertraulichkeit beinhalten. Auch Google Workspace ist nach SOC 2 und 3 zertifiziert.
- Als Teilnehmer des Federal Risk and Authorization Management Programs (FedRAMP) haben beide Anbieter ein Bewertungs- und Genehmigungsverfahren durchlaufen, das ihre Cloud-Produkte für den Einsatz in US-Regierungsbehörden qualifiziert.
- Um eine sichere Abwicklung von Kreditkartentransaktionen gewährleisten zu können, unterstützen beide Cloud-Plattformen den Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS).
- Alle Cloud-Tools in der Microsoft-Produktpalette sowie die Google-Lösungen orientieren sich an HIPAA. Der U.S. Health Insurance Portability and Accountability Act gibt strikte Regeln zum Umgang mit Patientendaten vor.
- Ab Herbst 2024 wird Google die Unterstützung für Drittanbieter-Apps, die nur Passwörter zur Authentifizierung nutzen, einstellen. Damit unterstreicht der Anbieter sein Bemühen um fortschrittliche Sicherheitsstandards und fördert die Nutzung sichererer Authentifizierungsmethoden wie OAuth.
Sowohl Microsoft als auch Google haben Datenschutzmaßnahmen implementiert, die Unternehmen eine DSGVO-konforme Nutzung der Cloud-Anwendungen ermöglichen.
| Feature | Microsoft 365 | Google Workspace |
|---|---|---|
| Datenverschlüsselung | Ja | Ja |
| ISO/IEC 27001 (Informationssicherheit) | Ja | Ja |
| ISO/IEC 27017 (Cloud-Sicherheit) | Ja | Ja |
| ISO 27018 (Cloud-Datenschutz) | Ja | Ja |
| SOC 1 | Ja | Nein |
| SOC 2 | Ja | Ja |
| SOC 3 | Ja | Ja |
| FedRAMP | Ja | Ja |
| PCI DSS (Sicherheitsstandard für Kreditkartentransaktionen) | Ja | Ja |
| HIPAA | Ja | Nicht alle Anwendungen |
Tarife
Google bietet Workspace in drei Versionen an:
| Google-Workspace-Version | Funktionsumfang |
|---|---|
| Business Starter | Office-Suite mit 30 GB Speicherplatz |
| Business Standard | Optimierte Office-Suite mit 2 TB Speicherplatz |
| Business Plus | Premium-Office-Suite mit erweitertem Funktionsumfang, 5 TB Speicherplatz und Archivierungsfunktion |
Für große Unternehmen stellt Google auch eine Enterprise-Version zur Verfügung. Bei dieser Fassung ist vor allem der unbegrenzte Speicherplatz erwähnenswert.
- Alle Google-Apps zentral und online für flexibles Arbeiten
- Nutzung von Gmail mit Ihrer Domain von IONOS
- Inklusive priorisiertem Google-Support
Microsoft bietet Unternehmern eine differenziertere Produktpalette. Für den Business-Einsatz stehen insgesamt vier Produktpläne mit unterschiedlichem Funktionsumfang zur Verfügung:
| Microsoft-365-Versionen | Funktionsumfang |
|---|---|
| Microsoft 365 Business Basic | Alle Office-Anwendungen als Webversion sowie Exchange, OneDrive, Sharepoint und Teams |
| Microsoft 365 Business Standard | Alle Office-Anwendungen als Web- und Desktop-Version sowie Exchange, OneDrive, Sharepoint und Teams |
| Microsoft 365 Business Premium | Alle Office-Anwendungen als Web- und Desktop-Version sowie Exchange, OneDrive, Sharepoint und Teams; zusätzlich: Intune & Azure Information Protection |
| Microsoft 365 Apps for Business | Desktopversionen von Office-Apps ohne Exchange, OneDrive, SharePoint oder Teams, aber mit 1 TB Cloudspeicher |
- Bewährt: Vollständiges Office-Paket
- Sicher: 1 TB zentraler Speicherplatz
- Ortsunabhängig: Auf bis zu 5 Geräten installierbar
Fazit zu Google Workspace vs. Microsoft 365
Google Workspace präsentiert sich im direkten Vergleich mit dem Marktführer Microsoft 365 als starker Konkurrent: Beide Plattformen bieten umfangreiche Funktionen und Tools, die in modernen Unternehmensumgebungen für eine effiziente Zusammenarbeit und verbesserte Produktivität unerlässlich sind.
Google Workspace punktet insbesondere durch seine Geräteunabhängigkeit und die nahtlose Integration seiner Webanwendungen, die das Arbeiten von überall und auf jedem Gerät ermöglichen. Hinzu kommen innovative Angebote wie Google Vids, die die Plattform besonders für kreative und medienorientierte Berufe attraktiv machen.
Online bietet die Microsoft-Cloud kaum ein Feature, das es nicht mittlerweile auch bei Google gibt. Microsoft 365 hingegen bietet den Nutzerinnen und Nutzern durch herunterladbare Desktop-Anwendungen den Vorteil der Offline-Verfügbarkeit, was insbesondere für Nutzende wertvoll sein kann, die eine Arbeitsweise mit installierter Software bevorzugen. Diese Option ermöglicht es, auch ohne Internetverbindung produktiv zu bleiben.
Die Wahl Google Workspace vs. Microsoft 365 hängt im Grunde von den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und den Präferenzen der Mitarbeitenden ab. Letztlich ermöglichen beide Plattformen ein hochgradig vernetztes und flexibles Arbeiten, das die digitale Transformation von Geschäftsprozessen unterstützt.