Personalverwaltung – Aufgabe, Funktion und Ziel

Die Personalverwaltung zählt zu den Kernaufgaben des Personalmanagements. Sie umfasst alle administrativen und routinemäßigen Aufgaben des Personalwesens. Daneben gehören Personalführung, -planung und -entwicklung zu den zentralen Aufgaben des Personalmanagements.

Die Personalverwaltung wird auch als Personaladministration oder transaktionale Personalarbeit bezeichnet. Diese Form der Verwaltung befasst sich intensiv mit dem Verhältnis von Arbeitnehmern zum Unternehmen. Im Zuge von transaktionalen Aufgaben werden dabei auch Daten an Dritte übermittelt. Beispielsweise werden Lohn- und Gehaltsabrechnungen an die zuständigen Behörden weitergeleitet.

Das zentrale Ziel der Personalverwaltung: aktuelle Personaldaten bereitstellen. So wird eine optimale innerbetriebliche Kommunikation gewährleistet. Zudem ist eine effiziente administrative Arbeitsleistung die Voraussetzung für eine reibungslose interne Zusammenarbeit. Im Allgemeinen ist es die Aufgabe der Personalverwaltung, sämtliche Abläufe rund um die Mitarbeiter des Unternehmens zu organisieren und zu vereinfachen.

Indem die Personalverwaltung ihre Aufgaben effizient und fehlerfrei erfüllt, trägt sie dazu bei, das übergeordnete Ziel des Personalmanagements zu realisieren: die Mitarbeiterzufriedenheit herzustellen, beizubehalten oder auszubauen. Denn eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit sowie ein funktionierendes Personalmanagement bringen entscheidende Vorteile für ein Unternehmen mit sich. Sind Mitarbeiter zufrieden, arbeiten sie produktiver und kreativer, sind weniger häufig krank und haben eine höhere Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber.

Die Aufgaben der Personalverwaltung lassen sich in zwei Kategorien unterteilen: Personalverwaltungsaufgaben aus betrieblichen Gründen oder von Gesetzes wegen auf der einen Seite und Verwaltungsaufgaben für personalpolitische und planerisch-strategische Entscheidungen auf der anderen. Letztere umfassen u. a. Managementkennzahlen, Leistungsvergleiche oder die Auswertung von Mitarbeiterbefragungen. Aufgaben, die aus betrieblichen Gründen entstehen oder auf entsprechenden Gesetzen beruhen, sind z. B. die Bearbeitung von Arbeitszeitsystemen, Sozialversicherungen, Löhnen, Statistiken, Mitarbeitereintritten und -austritten oder auch von Arbeitszeugnissen.

In der Regel nutzen Unternehmen ein Personalinformationssystem, das die Personalabteilung bei der Umsetzung der Aufgaben unterstützt. In diesem System werden zum einen die persönlichen Daten jedes Mitarbeiters aus der Personalakte festgehalten und zum anderen Daten zur Entgeltabrechnung und Zeiterfassung, Personalstatistiken, Reisekostenabrechnung und der Stellenplanverwaltung zusammengetragen.

Kernaufgaben der Personalverwaltung:

• Bedürfnisse der Mitarbeiter erkennen und entsprechende Informationen sammeln, auswerten und Trends erfassen

• Personalakten anlegen, verwalten und führen
• Personalzugänge, -abgänge und -veränderungen erfassen
• Arbeitsverträge und weitere Vereinbarungen wie z. B. Darlehensverträge oder Untermietverträge erstellen
• Mitarbeiteranträge, z. B. für Urlaub oder Weiterbildungen, bearbeiten
• Den gesamten Schriftverkehr mit Behörden, Ämtern, Krankenkassen, Abrechnungsstellen, Versicherungen und Vertragspartnern führen
• Ein- und Austritt von Mitarbeitern betreuen
• Mitarbeiterfehlzeiten bearbeiten
• Lohn- und Gehaltszahlungen betreuen
• Arbeitszeiten erfassen

Indem die Personalverwaltung ihre Aufgaben umsetzt, erfüllt sie folgende Funktionen:

• Informationen bereitstellen: Sie stellt kurzfristig aktuelle Daten einzelner Mitarbeiter, spezifischer Gruppen oder des gesamten Personals bereit. Die Daten können in der Regel aus der Personalakte entnommen werden. Personalinformationssysteme werden in diesem Zusammenhang zunehmend wichtiger.
• Prozesse abwickeln: Mitarbeiter werden eingestellt, versetzt, befördert oder treten aus dem Unternehmen aus. Für die administrative Abwicklung dieser Prozesse ist die Personalverwaltung verantwortlich.
• Meldungen: Neben der Meldung des Mitarbeiters beim Arbeitsamt und bei der Industrie- und Handelskammer ist es Aufgabe der Personalverwaltung, den Lohnnachweis bei der Berufsgenossenschaft einzureichen, die Lohnsteuer anzumelden und Entgeltnachweise an die Sozialversicherung weiterzuleiten.
• Kontrolle: Fluktuationen, Fehlzeiten, Überstunden, Urlaubsinanspruchnahme und die Arbeitszeit werden von der Personalverwaltung überprüft. Die Kontrolle der Arbeitszeit ist besonders für Gleitzeitregelungen relevant.
• Schutz des Personals: Die Personalverwaltung stellt sicher, dass der Arbeitsschutz der Mitarbeiter eingehalten wird und persönliche Daten entsprechend aktuellen Datenschutzgesetzen behandelt werden.

Mitarbeiter der Personalverwaltung haben täglich mit hochsensiblen und persönlichen Daten wie Name, Anschrift, medizinische Daten, Kontodaten bis hin zu Zeugnissen und Lebenslauf zu tun. Diese Daten obliegen per Gesetz einem besonderen Schutz. Die zuständigen Mitarbeiter müssen daher bei allen Vorgängen die Regelungen des aktuell geltenden Rechts beachten. Gerade im Zuge des verschärften Datenschutzes durch die DSGVO müssen Unternehmen die Rechtskonformitäten der internen Vorgänge im Blick haben.

Welche Bedeutung hat die DSVGO für die Personalverwaltung?

• Werden personenbezogene Daten eines Mitarbeiters nicht länger benötigt, müssen diese gelöscht werden.
• Mitarbeiter müssen der Nutzung ihrer Daten aktiv zustimmen.
• Mitarbeiter haben das Recht zu erfahren, welche Daten vom Unternehmen gesammelt und verarbeitet wurden.
• Mitarbeiter dürfen von ihrem Arbeitgeber eine Kopie sämtlicher gespeicherter Daten verlangen.
• Bei Datenverlust müssen Arbeitgeber innerhalb der vorgegebenen Frist von 72 Stunden der behördlichen Meldepflicht nachkommen.

Im Zuge der Digitalisierung können viele Aufgaben der Personalverwaltung vereinfacht werden. Zudem berücksichtigen Software-Hersteller Datenschutzregelungen immer mehr und machen ihre Produkte damit noch attraktiver. So erlaubt beispielsweise eine Funktion innerhalb solcher Programme das automatische Löschen von Daten nach einer bestimmten Zeit. Mittlerweile gibt es für nahezu jeden Bereich der Personalverwaltung digitale Lösungen.

Eine digitale Personalakte verwaltet – genau wie die Papierakte – die Personaldaten der Mitarbeiter. Die digitale Personalakte hat gegenüber der klassischen Akte entscheidende Vorteile. So sorgt die zentrale Verwaltung der Daten für eine Entlastung der Personalverwaltung, da die digitale Akte zeitgleich von mehreren Nutzern bearbeitet werden kann. Autorisierte Personen können jederzeit auf die digitale Personalakte zugreifen. Mithilfe eines Rechtesystems kann der Zugriff nur ausgewählten Nutzern gewährt werden. Hier ist auch ein eingeschränkter Zugriff möglich, sodass nur bestimmte Daten von einem Nutzer eingesehen werden können.

Gerade im Bereich des Arbeitszeiten- und Fehlzeitenmanagements lassen sich einige Vorgänge digital verwalten:

• Fehlzeitenberechnung
• Fluktuation im Unternehmen
• Anzahl der Überstunden
• Fehlzeiten aufgrund von Krankheit, Elternzeit etc.
• Urlaubsinanspruchnahme
• Arbeitszeiterfassung bei Gleitzeit
• Weiterbildungen

Eine weitere Möglichkeit zur Entlastung der Personalverwaltung sind sogenannte Employee Self Services. Mithilfe bestimmter Tools können Mitarbeiter einzelne administrative Tätigkeiten eigenständig vornehmen. Beispielsweise können sie ihre persönlichen Daten selbst einsehen und verändern. Dadurch verhindert man vor allem Eingabefehler durch die Mitarbeiter der Personalverwaltung. Weitere Möglichkeiten von Employee Self Services sind das selbstständige Stellen von Urlaubsanträgen oder selbstverwaltete Zeiterfassungen. Doch das Auslagern dieser Vorgänge bringt nicht nur Vorteile hinsichtlich der Personalverwaltung mit sich, sondern auch für die Mitarbeiter. Diese erhalten einen besseren Einblick in die Unternehmensabläufe: Beispielsweise kann der aktuelle Bearbeitungsstatus eines Urlaubsantrags eingesehen werden.

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