Projektstrukturplan erstellen: So nutzen Sie eines der wichtigsten Planungswerkzeuge

Einen Projektstrukturplan (PSP) zu erstellen, gehört zu den wichtigsten Aufgaben der Projektleitung. Welchem Projektmanagement-Standard auch immer Sie folgen, in jedem wird der PSP als ein zentrales Instrument genannt. Er bildet die Basis für die Detailplanung Ihres Projekts und nimmt damit eine Schlüsselrolle ein, wenn es darum geht, die konkrete Umsetzung vorzubereiten.

Doch wie gliedert man den Projektstrukturplan am besten? Wann erstellt man ihn idealerweise? Und was sollte man nicht von ihm erwarten? Um diese und weitere Fragen kümmern wir uns im Folgenden.

Der Projektstrukturplan (engl. work breakdown structure, WBS) gliedert ein Projekt in hierarchisch angeordnete Elemente. Die Anordnung erfolgt nach verschiedenen Prinzipien, zwischen denen man sich entscheiden kann. Grundsätzlich dient der PSP dazu, alle zum erfolgreichen Abschluss des jeweiligen Projekts abzuschließenden Aufgaben darzustellen.

Vom PSP abzugrenzen sind die Management-Instrumente Projektplan und Projektmanagementplan:

• Projektablaufplan: Dieser ordnet alle abzuschließenden Arbeitspakete und Aufgaben in einem zeitlichen Kontext an – mit Beginn- und Enddaten.
• Projektplan/Projektmanagementplan: Dieser ist kein Plan im eigentlichen Sinn, sondern eine Sammlung der wichtigsten Projektpläne und enthält u. a. den Projektstrukturplan, die Kosten- und Ressourcenpläne sowie den Projektablaufplan.

Die Erstellung eines Projektstrukturplans ist eine Konvention, die in mehrfacher Hinsicht praktischen Nutzen hat:

1. Klarheit über Leistungsumfang: Je größer ein Projekt, desto schwieriger ist es, sich eine Übersicht zu verschaffen, welche Aufgaben erledigt werden müssen und welche Arbeitsschritte wie zusammenhängen. Der PSP reduziert die Komplexität, indem er das Gesamtprojekt in kleine Teilschritte untergliedert und entsprechend visuell aufbereitet.
2. Effizienzsteigerung: Die Klarheit über den Umfang des Projekts ist wiederum Voraussetzung für eine effiziente Projektdurchführung. Der PSP stellt nicht nur sicher, dass alle notwendigen Schritte bedacht werden, sondern auch, dass eine realistische Zeitplanung erfolgen kann.
3. Orientierungsfunktion: Während des laufenden Projekts bietet der PSP jedem Projektteilnehmer eine Übersicht, in welchem Stadium sich das Projekt aktuell befindet und an welcher Stelle sich die eigene Tätigkeit eingliedert. Der Plan gibt Orientierung und damit Handlungssicherheit.
4. Kommunikationsgrundlage: Jedes Projekt erfordert zahlreiche Abstimmungen zwischen den unterschiedlichen Projektpartnern. Hier kann eine kompakte und dennoch umfassende Darstellung wie der PSP die Kommunikation unterstützen. Er schafft Transparenz, hilft Missverständnisse zu vermeiden und fördert effektive Diskussionen.
5. Basis für weitere Planung: Nicht zuletzt ist der Projektstrukturplan die Voraussetzung, um zu erkennen, ob weitere Detailpläne erforderlich sind. Damit senkt er das Risiko von Kostenexplosionen und ungeplantem Mehraufwand.

Wie gehen Sie nun ganz praktisch bei der Erstellung eines Projektstrukturplans vor? Dazu gibt es grundsätzlich drei Modelle:

Beim Top-down-Ansatz gliedern Sie das Projekt vom Gesamtergebnis ausgehend jeweils in immer feiner werdende Teilprojekte auf, die sie wiederum in Arbeitspakete aufsplitten. Dies bietet sich vor allem an, wenn Sie die Inhalte des Projekts kennen oder bereits Erfahrungen mit ähnlichen Projekten gesammelt haben.

Beim Bottom-up-Ansatz nehmen Sie die umgekehrte Planungsrichtung und beginnen auf der untersten Stufe. Sie sammeln alle Aufgaben, die Ihnen einfallen, und bündeln diese in einem zweiten Schritt in Arbeitspakete, die Sie anschließend in Teilprojekten anordnen. Das ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie mit einem Projekt Neuland betreten.

Der Yo-Yo-Ansatz ist eine Kombination der beiden vorherigen Techniken. Dabei gehen Sie in abwechselnden Schritten vor: Zunächst sammeln Sie Aufgaben, dann notieren Sie Teilprojekte und ordnen ihnen die bisherigen Aufgaben zu, dann sammeln Sie weitere To-dos. Sie springen also zwischen Bottom-up und Top-down hin und her und nutzen so die Vorteile beider Methoden. Dabei müssen Sie darauf achten, dass sich kein Element wiederholt und Sie keines vergessen.

Eine häufige Frage, die im Zusammenhang mit Projektstrukturplänen gestellt wird, ist die nach der anzuwendenden Gliederungssystematik: Sollen die Teilprojekte Projektphasen, -produkte oder -tätigkeiten bezeichnen? Dementsprechend unterscheidet man diese Arten der Gliederung:

• Zeitorientiert: Das Projekt wird in einzelne Phasen eingeteilt, die sich dann in den Teilaufgaben widerspiegeln.
• Objektorientiert: Der Gegenstand bzw. das Produkt des Projekts wird untergliedert in einzelnen Bestandteile, denen dann die Aufgaben zugeordnet werden.
• Funktionsorientiert: Das Projekt wird nach den verschiedenen Tätigkeitsbereichen eingeteilt, die an seiner Realisierung beteiligt sind.

In der Praxis werden alle drei genannten Prinzipien verwendet, oft auch in Kombination. Dabei ist darauf zu achten, dass nur ein Ordnungsprinzip pro Gliederungsebene angewandt wird.

Damit Sie Ressourcen, Aufwand und Änderungen später immer einem konkreten Arbeitspaket zuordnen können, werden diese im Projektstrukturplan üblicherweise mit einem Code versehen. Die Codierung spiegelt die hierarchische Position innerhalb des Projekts wider.

Es gibt verschiedene Arten von Codierungen:

• Alphabetische Codierung: Verwendung von Buchstaben, z. B. A, AA, AB etc.
• Numerische Codierung: Verwendung von Ziffern, z. B. 1, 1.1, 1.1.2 etc.
• Alphanumerische Codierung: Kombination von Ziffern und Buchstaben, z. B. A, A1, A.1.1 etc.

Welchen Codierungstyp Sie wählen, bleibt Ihnen überlassen. Für unser Beispiel haben wir uns für die numerische Codierung entschieden.

Hier können Sie eine Projektstrukturplan-Vorlage für MS PowerPoint herunterladen.

Bei mittleren und größeren Projekten ist es empfehlenswert, spezielle Projektmanagement-Software zu verwenden und den PSP damit zu erstellen. Zwar sollten Sie sich grundsätzlich darum bemühen, den Strukturplan für Ihr Projekt übersichtlich zu halten und ihn nicht in mehr als 50 Einzelelemente aufzugliedern, doch selbst in dieser Größenordnung ist die Navigation in nichtspezialisierten Programmen oftmals umständlich und mühsam.

Wenn Sie dagegen spezialisierte Software wie etwa MS Project verwenden, können Sie komfortabel in einzelne Bereiche des Projekts hineinzoomen, Detailpläne direkt auf die Arbeitspakete und Teilprojekte verlinken, Dokumente und Verantwortliche auf den jeweiligen Aufgaben markieren – und alle Pläne und Dokumentationen im Idealfall aus einer Plattform heraus managen.

Ein Projektstrukturplan stellt im Projektmanagement die Grundlage für alle weitere Detailplanung dar und ist daher ein Herzstück der Projektplanung. Einsteiger tun sich oft schwer mit diesem Dokument; die Aufgabe lässt sich jedoch gut bewältigen, wenn Sie methodisch und schrittweise vorgehen und die genannten Hinweise und Prinzipien berücksichtigen. Die Mühe für die Erstellung lohnt sich in jedem Fall, denn je besser und durchdachter der PSP ist, desto reibungsloser wird die weitere Planung und Projektdurchführung gelingen.

Eine Projektstrukturplan-Vorlage kann eine Orientierung geben. Professionelle Projektmanager sollten jedoch auf spezialisierte Software zurückzugreifen. Die entsprechenden Anwendungen bieten viele praktische Zusatzfunktionen, sodass Sie im PSP beispielsweise jederzeit die passenden Detailinformationen finden.