Social Intranet: Die elegante Kommunikationslösung für Unternehmen

Der Austausch von Informationen spielt in jedem Unternehmen eine wichtige Rolle. Je besser Mitarbeiter über aktuelle Geschehnisse, Entwicklungen und Pläne Bescheid wissen, desto eher fühlen sie sich als Teil des Ganzen. Arbeitnehmer, die nur unzureichend oder erst im Nachhinein über wichtige Ereignisse informiert werden, fühlen sich hingegen häufig übergangen, was sich langfristig negativ auf die Zufriedenheit auswirken kann. Insbesondere Firmen, deren Angestellte über mehrere Standorte verteilt sind oder vermehrt von unterwegs bzw. zuhause aus arbeiten, müssen dieser Situation mit entsprechenden Maßnahmen begegnen. Nachdem klassische Intranets jahrelang als die perfekte Lösung galten, gewinnen die fortschrittlichen Social Intranets zunehmend an Beliebtheit.

Als Computer zunehmend Einzug in den Arbeitsalltag hielten, entstanden schnell auch die ersten Intranets. Dabei handelt es sich um firmeninterne Netzwerke, die sich dadurch auszeichnen, dass sie nicht öffentlich, sondern lediglich für autorisierte Nutzer – in diesem Fall die Angestellten der jeweiligen Firma – zugänglich sind. Zusätzlich zu administrativen Vorteilen wie der einfachen Regulierung von Internetzugängen und der maximalen Kontrolle über die Sicherheit des Netzwerks liegt der Vorzug solcher Intranets vor allem darin, dass alle Mitarbeiter besser und schneller zu erreichen sind. Führungsetagen haben mit den Firmennetzen aus diesem Grund bis heute ein praktisches Hilfsmittel, wenn innerbetriebliche Informationen – für gewöhnlich in Form redaktioneller Beiträge – ausgetauscht und verbreitet werden sollen.

Seit Chat-Plattformen und soziale Netzwerke die digitale Kommunikation jedoch grundlegend revolutioniert haben, hat das traditionelle Intranet-Modell mit seiner eher statischen, hierarchischen Struktur entscheidend an Akzeptanz verloren. Die neuen Möglichkeiten, interaktiv und in Echtzeit miteinander zu kommunizieren, sind in der Konsequenz feste Bestandteile moderner Intranets, die zwar weiterhin auf den geschäftlichen Gebrauch ausgerichtet sind, funktional aber stark den sozialen Netzwerken ähneln. Daher bezeichnet man sie auch als Social Intranets.

Social Intranets legen den Grundstein für eine offene Unternehmenskultur. Bei optimaler Strukturierung soll jeder Mitarbeiter relevante Informationen zum frühestmöglichen Zeitpunkt erhalten. Ferner ist ein elementarer Grundgedanke der sozialen Vernetzung, dass alle Angestellten auch aktiv werden und eigenen Input liefern können. Auf diese Weise erhält die Unternehmensführung nicht nur wertvolle Rückmeldungen, sondern wird auch in Sachen Management entlastet: Dank der Eigeninitiative, die durch Social Intranets ermöglicht wird, können sich die verschiedenen Teams in der Regel selbst organisieren. Nebenbei können die praktischen Netzwerk-Plattformen auch den Zugriff auf die benötigten Arbeitsmittel sicherstellen.

Auch wenn die einzelnen Lösungen stark auf die Anforderungen der jeweiligen Firma zugeschnitten und daher zum Teil sehr unterschiedlich ausfallen, gibt es dennoch einige Elemente, die sich in nahezu jedem Social Intranet wiederfinden. Die wichtigsten sind:

• Newsfeed: Newsfeeds, die häufig auch als Activity Streams (dt. „Aktivitätsströme“) bezeichnet werden, bilden häufig die zentrale Komponente eines Social Intranets. Sie sorgen dafür, dass alle Mitarbeiter mit aktuellen Informationen über das Unternehmen und ihre Abteilungen versorgt werden. Dabei sind die Beiträge im Newsfeed nach Datum sortiert und der Nachrichtenverlauf jederzeit auch im Nachhinein abrufbar. Häufig werden Activity Streams in Form eines Blogs realisiert, wobei jedoch keine feste Redaktion für das Verfassen der Beiträge zuständig sein muss. Anders als in klassischen Intranets können Angestellte direkt auf neue Nachrichten reagieren, z. B. mithilfe einer Kommentarfunktion.
   
• Nutzerprofile und Gruppen: Eine Komponente, die bestens aus den sozialen Netzwerken bekannt ist, ist die Möglichkeit, Benutzerprofile anzulegen und zu verwalten. Diese helfen dabei, Beiträge und Kommentare zuzuordnen, und vereinfachen es den einzelnen Mitarbeitern, den geeigneten Ansprechpartner für das jeweilige Anliegen zu finden. Die Profile ermöglichen es außerdem, die Benutzer zu spezifischen Gruppen hinzuzufügen, die sich beispielsweise lediglich aus Angestellten einer Abteilung oder eines bestimmten Projekts zusammensetzen. Im kleinen Kreis können somit alle Themen angeschnitten und Neuigkeiten verkündet werden, die für andere Mitarbeiter irrelevant wären. Häufig haben Gruppen auch einen eigenen Newsfeed – zusätzlich zum Hauptfeed des Unternehmens.
   
• Nachrichtensystem (Messenger): Außer den Nachrichtenplattformen für das Unternehmen und die einzelnen Teams bieten Social Intranets in der Regel auch ein eigenes Chat-Nachrichtensystem, das in erster Linie als dynamische Alternative zum traditionellen E-Mail-Verkehr fungieren soll, indem es die Kommunikation in Echtzeit ermöglicht. Dabei spielt es keine Rolle, wie viele Kontakte sich an einem Gespräch beteiligen. Wie bei der Strukturierung des Intranets allgemein ist es üblich, verschiedene Räume wie einen Allgemein-Chat und verschiedene Gruppen-Chats einzurichten.
   
• Kalender: Trotz aller Kommunikationskanäle, die ein gutes soziales Unternehmensnetzwerk bietet, sollte eine einfache, klassische Kalenderfunktion in keinem Fall fehlen. Kalender helfen dabei, alle wichtigen Termine im Überblick zu behalten – egal, ob es sich um ein Team-Meeting, ein Geschäftsessen oder eine Deadline handelt. Dank der Vernetzung im Unternehmen lässt sich so bei Bedarf auch die Terminlage von Kollegen überblicken, wenn diese ihren Kalender für andere Personen freigegeben haben.
   
• Zentrale Dateiablage: Damit die digitale Zusammenarbeit in einem Unternehmen funktioniert, ist nicht nur ein guter Austausch von Informationen gefragt; ebenso wichtig ist ein gutes Dokumenten-Management. Fester Bestandteil vieler Social Intranets ist deshalb eine zentrale Dateiablage, die für alle Mitarbeiter zugänglich ist. Hier können Dokumente abgelegt oder abgerufen werden. Durch Versionsverwaltung kann dabei sichergestellt werden, dass die ausgewählte Datei auch aktuell ist.
   
• Suchfunktionen: Per Definition soll ein Social Intranet die Kommunikation und Zusammenarbeit der Teilnehmer fördern. Auch wenn die enthaltenen Netzwerkkomponenten hierfür die bestmögliche Basis bilden, ist es insbesondere in großen Unternehmen nicht immer leicht, den Überblick zu behalten: Umfangreiche Kontaktlisten, scheinbar unendliche Nachrichtenverläufe und ein riesiges Dokumentensortiment machen die Suche nach einer bestimmten Information schnell zu einer mühsamen Angelegenheit. Suchfunktionen für die verschiedenen Features sollten darum zur Standardausstattung der Social-Intranet-Struktur zählen. So lassen sich bestimmte Inhalte oder Kontakte jederzeit mit einem einfachen Stichwort finden.

Um die verschiedenen Komponenten eines Social Intranets zu realisieren, wird entsprechende Software benötigt. Dazu kann man einzelne Programme für die verschiedenen Zwecke erwerben und diese aufeinander abstimmen oder aber zu Komplettlösungen greifen, die eine vollständige soziale Plattform in die Unternehmensstruktur integrieren. In beiden Fällen gilt es zu entscheiden, ob die neue Vernetzungsstruktur in einem einzigen Schritt oder nach und nach eingeführt wird. Ersteres bietet den Vorteil, dass das Intranet sofort von allen Mitarbeitern genutzt werden kann, setzt natürlich aber auch voraus, dass die notwendige Manpower zur Verfügung steht. Die Schritt-für-Schritt-Variante dauert – je nach Planung – mehrere Tage oder Wochen, hat aber den Vorteil, dass das Tagesgeschäft zu jedem Zeitpunkt gewährleistet ist (mit minimalen Einschränkungen).

Ein Social Intranet einzurichten, kann sich für ein Unternehmen aus vielerlei Gründen auszahlen: In erster Linie geht es darum, firmeninterne sowie -externe Prozesse zu optimieren und zu beschleunigen, was insbesondere durch die maßgeschneiderten Kommunikationsmöglichkeiten gewährleistet wird – in der Folge fallen E-Mail-Verkehr und die Dauer von Meetings deutlich geringer aus. Durch die perfekte Organisation von Abläufen und die Bündelung aller relevanten Tools erhöht sich automatisch auch die Produktivität der einzelnen Angestellten. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese sich in der Firma, am PC zuhause oder bei einem Kundentermin befinden. Zusätzlich zur erhöhten Effizienz sorgt die bessere Zusammenarbeit (teamintern und -übergreifend) dafür, dass die Kosten nachhaltig gesenkt werden können.

Ferner kann der Vorteil eines Social Intranets darin bestehen, ein Unternehmen zu formen und dessen Entwicklung entscheidend voranzutreiben. Die Möglichkeit des gemeinsamen Dialogs, insbesondere mit der Führungsetage, stärkt das Gemeinschaftsgefühl und hat zudem positiven Einfluss auf die Motivation und Eigeninitiative der Mitarbeiter. Lob, Kritik oder kreative Ideen sind ebenso schnell wie einfach geäußert, woraufhin Firmen- bzw. Teamleiter entsprechend reagieren können. In Unternehmen ohne Social Intranet üben sich die Angestellten im Vergleich dazu häufig in Zurückhaltung, wodurch viele erfolgsversprechende und wichtige Gedanken gar nicht erst zur Sprache kommen. Schließlich helfen Arbeitsnetzwerke dabei, das Wissen und Know-how, das innerhalb des Unternehmens angehäuft wird, zu archivieren.

Unternehmen unterscheiden sich nicht nur hinsichtlich ihrer Philosophie, sondern vor allem auch in Bezug auf ihre Strukturen und ihre Größe. Wenn es darum geht, die optimale Lösung für die digitale Vernetzung der Mitarbeiter zu erarbeiten, sollten die Ansätze daher ebenso verschieden sein, um zum Erfolg zu führen. Während ein vollumfängliches Social-Intranet-Modell sich z. B. in erster Linie für große Unternehmen und Konzerne rentiert, können kleine Unternehmen häufig schon mit einzelnen Elementen für die Verbesserung der Kommunikationsstrukturen sorgen. In welchem Umfang ein Social Intranet letztlich realisiert werden sollte, lässt sich jedoch nicht einfach pauschal an der Mitarbeiterzahl festmachen.

Welche Komponenten man benötigt, hängt davon ab, welche Ansprüche man an das soziale Firmennetzwerk stellt. Entscheidend ist also die Frage, welche Ziele man mit der Einführung eines Social Intranets verfolgt. In vielen Fällen sind grundlegende Strukturen bereits geschaffen worden und benötigen lediglich etwas Feinschliff, weshalb ein Messenger beispielsweise gar nicht notwendig ist, da bereits eine entsprechende Software eingesetzt wird. Es kommt darauf an, welche der möglichen Social-Elemente den Mitarbeitern einen Mehrwert bieten. Ein wichtiges Argument für den Einsatz kann außerdem sein, wie hilfreich das Social Intranet bei der Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter ist.

Abschließend einige mögliche Beweggründe und Situationen, die für den Einsatz eines Social Intranets im eigenen Unternehmen sprechen:

• Der interne E-Mail-Versand ist zu hoch.

• Meetings und Entscheidungen dauern zu lange.

• Teile der Belegschaft sind nur unzureichend über die aktuelle Situation und zukünftige Entwicklungen des Unternehmens informiert.

• Angestellten fehlen Möglichkeiten, Kritik und Wünsche zu äußern oder eigene Ideen einzubringen.

• Know-how in bestimmten Themengebieten ist zu stark an (eine) bestimmte Person(en) gebunden.

• Mitarbeiter arbeiten an verschiedenen Standorten oder von zuhause bzw. unterwegs aus.

• Es ist zu kompliziert, den geeigneten Ansprechpartner für ein bestimmtes Problem zu finden bzw. den Kontakt herzustellen.

• Dokumente gemeinsam zu nutzen, zu bearbeiten und zu verwalten, führt zu Komplikationen.