Was sind Belege und wofür sind sie wichtig?

Zur „Zettelwirtschaft“ eines jeden Unternehmens, eines Freelancers oder auch eines Privathaushalts gehören Belege. Stapelweise warten sie auf ihren Einsatz in der Buchhaltung, bei einer Betriebsprüfung oder der Steuererklärung. Der Beleg ist ein „Beweisstück“ über Ereignisse, die die Vermögenslage verändern. So kleinlich die Aufbewahrung eines jeden Bons oder Rechnungsdurchschlags auch erscheinen mag – der Beleg ist das A und O der Buchhaltung. Das Grundprinzip einer jeden Buchführung lautet: Keine Buchung ohne Beleg.

„Beleg“ ist ein Oberbegriff für unterschiedliche Dokumente, die der Buchführung als Nachweis über Geschäftsvorfälle dienen: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen und Bons gehören zu den gängigsten Belegarten, aber auch Materialentnahmebelege oder Gehaltslisten gehören dazu. Die Funktion des Belegs ist es, geschäftliche Ausgaben und Einnahmen zu dokumentieren und Veränderungen der Materiallage zu verzeichnen. Über den Beleg werden die Aktivitäten eines Unternehmens nachgewiesen, transparent und nachvollziehbar. Damit ist er eines der wichtigsten Dokumente im betrieblichen Rechnungswesen.

Und noch etwas ist besonders am Beleg: Die Buchführung ist in vielen Unternehmen mittlerweile fast vollständig digitalisiert – einzig der Beleg ist ein Überrest der manuellen Buchhaltung. Denn Belege müssen ausgestellt und gesammelt werden. Sie werden von der Buchhaltung entsprechend dem jeweiligen Geschäftsvorfall kontiert und gebucht und müssen ganze zehn Jahre aufbewahrt werden, damit man sie bei einer Betriebsprüfung einzeln vorlegen kann. Doch wie handhabt man all das möglichst effizient und rechtlich korrekt? Wir erläutern die wichtigsten Dinge, die man über Belege wissen muss.

Die Belegpflicht in den GoB

In Deutschland gilt die grundsätzliche Pflicht, jeden Geschäftsvorfall belegen zu können (Belegpflicht). Hinweise und Bestimmungen zur Belegpflicht finden sich in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB). Die GoB sind ein informelles Regelwerk zur korrekten Buchführung, die teils in geschriebener, teils in ungeschriebener Form existieren.

Zitat

„Die GoB sind ein unbestimmter Rechtsbegriff, der insbesondere durch Rechtsnormen und Rechtsprechung geprägt ist und von der Rechtsprechung und Verwaltung jeweils im Einzelnen auszulegen und anzuwenden ist.“ Aus den aktuellen GoBD des Bundesfinanzministeriums

Zu den übergeordneten Grundsätzen der GoB gehören u. a. die der Wahrheit, Klarheit, Richtigkeit, Vollständigkeit und Kontinuität. Aus ihnen leitet sich auch die Belegpflicht ab. Denn die Erfassung eines Geschäftsvorfalls in der Buchführung alleine reicht nicht aus, um z. B. Wahrheit und Klarheit zu gewährleisten – die Buchung muss zusätzlich durch einen Beleg verifiziert werden.

Die Belegpflicht schützt Gläubiger und Unternehmenseigner vor unkorrekten Daten. Gleichzeitig hat aber hat auch der Unternehmer den Nutzen der eigenen Absicherung. Schließlich möchte man bei einer möglichen Betriebsprüfung demonstrieren, dass sich alle Beträge zurückverfolgen lassen – auch bei komplizierteren Geschäftsabwicklungen, die mehrere Parteien einschließen.

Belege richtig handhaben

Die Belegorganisation betrifft alles rund um die Ausfertigung, Aufbewahrung und Verwendung von Belegen. Sowohl das Handelsrecht als auch die Abgabenordnung schreiben eine zeitnahe Erfassung der Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung vor. Auch wenn die Belegorganisation nicht bis ins Kleinste reguliert ist, sollte sie nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung geschehen und so organisiert sein, dass sich ein unabhängiger Dritter innerhalb kurzer Zeit ein Bild machen kann. Zudem gibt es eine Reihe gesetzlicher Vorgaben und wichtiger Informationen zur Organisation von Belegen. Wir klären die wichtigsten Fragen rund um die Belegorganisation.

Welche Angaben muss ein Beleg enthalten?

Die verschiedenen Belegarten sind in ihrer Erscheinung sehr unterschiedlich: So unterscheidet sich ein einfacher Kassenbon schon wegen der Art des Geschäftsfalls deutlich von einer Gehaltsliste. Dennoch müssen einige Dinge auf jedem Beleg enthalten sein:

  1. Ein Text, der den Geschäftsvorfall beschreibt
  2. Name und die Anschrift des ausstellenden Unternehmens
  3. Beleg-, Rechnungs-bzw. Belegregistriernummer
  4. Gesamtbetrag und Einzelauflistung bzw. eine Mengen- oder Wertangabe
  5. Bei Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Quittungen, etc. der Steuersatz
  6. Bei Ausgangs- und Eingangsrechnungen über 250 Euro zusätzlich der Netto- und der Steuerbetrag
  7. Das Datum des Geschäftsvorfalls
  8. Die Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person (bei maschinell erstellten Belegen kann diese Angabe entfallen)

Soll ein Beleg im Rahmen der Einkommensteuererklärung abgesetzt werden, so sind möglicherweise noch weitere Angaben notwendig. Mehr dazu unten im Kapitel über den Beleg in der Steuererklärung.

Welche Belegarten gibt es?

Ein Beleg ist grundsätzlich alles, was geeignet ist, einen vermögensverändernden Vorfall zu beweisen. Die geläufigste Belegart ist die Rechnung. Eine Rechnung dokumentiert die Forderung eines Entgeltes für eine Lieferung oder Leistung. Doch es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Belegarten, die jeweils verschiedene Arten von Geschäftsvorfällen betreffen: sowohl solche zwischen einem Unternehmen und externen Akteuren als auch Vorfälle innerhalb des Unternehmens selbst. Dabei sind externe Belege (auch natürliche Belege oder Fremdbelege genannt) und interne Belege (auch Notbelege oder Eigenbelege genannt) voneinander zu unterscheiden.

Zu den externen Belegen gehören alle Belege, die von außen in ein Unternehmen gelangen. Das sind beispielsweise:

Interne Belege dagegen werden innerhalb eines Unternehmens ausgestellt. Dies sind z. B.:

  • Lohn- und Gehaltslisten sowie Abrechnungen
  • Materialentnahmebelege
  • Ausgangsrechnungen und deren Durchschriften
  • Kopien von ausgestellten Quittungen, Schecks etc.
  • Belege über Stornierungen oder Umbuchungen
  • Kassenbuch

Was ein externer und was ein interner Beleg ist, entscheidet sich je nach der Herkunft des Belegs. Das lässt sich am Beispiel von Kontoauszügen beim Onlinebanking verdeutlichen: Auch wenn ein Kontoauszug im eigenen Unternehmen ausgedruckt wird, handelt es sich um einen externen Beleg, da er von einer externen Partei erstellt und bereitgestellt wurde. Auch eine per Mail zugesendete Rechnung, die man selbstständig ausdruckt, ist ein externer Beleg.

Neben den internen und externen Belegen gibt es noch den Notbeleg, der im Steuerrecht ebenfalls als Eigenbeleg bezeichnet wird. Ein Unternehmen kann ihn als Ersatz für eine Rechnung oder Quittung ausstellen, falls diese verlorenging oder aus anderen Gründen nicht ausgestellt werden konnte. In diesen Fällen darf ein Eigenbeleg erstellt und eingesetzt werden.

Damit das Finanzamt sie anerkennt, sollten Not-/Eigenbelege über höhere Beträge jedoch die Ausnahme bleiben – und sie müssen in Notwendigkeit und Betragshöhe glaubhaft sein. Durchaus üblich (aber nicht empfehlenswert) ist es, kleinere Ausgaben mit einem Notbeleg zu verifizieren, so etwa Trinkgelder oder Münzausgaben für Porto, Kopierer oder Parkuhren. Damit gehört der Notbeleg praktisch zu den internen Belegen, schließlich handelt es sich um ein unternehmensintern ausgestelltes Dokument. Zum Vorsteuerabzug berechtigen Not- und Eigenbelege allerdings nicht. Aufgrund seines Sonderstatus wird er jedoch oft als eine dritte Kategorie der Belegart geführt.

Wie bucht man einen Beleg?

Wie genau bucht man nun einen Beleg? Was macht man mit diesen vielen Dokumenten, nachdem sie ausgestellt wurden? Bei der Buchung von Belegen gelten einige verbindliche Grundregeln. Die erste betrifft den Zeitpunkt der Buchung, denn grundsätzlich müssen Geschäftsvorfälle zeitgerecht und geordnet in die Buchhaltung übernommen werden. In der Regel werden spätestens am Monatsende alle Geschäftsvorfälle und begleitenden Belege in die Buchhaltung übernommen. Die Geschäftsbücher sollten später in zwei Richtungen nachvollziehbar sein: sowohl ausgehend von der Buchhaltung (retrograde Kontrolle) als auch ausgehend von den Belegen (progressive Kontrolle).

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Außerdem ist die Belegbuchung lückenlos und übersichtlich vorzunehmen. Das bedeutet, dass man die Belege zeitlich geordnet, vollständig und mit fortlaufender Nummerierung erfasst und ablegt. Dabei ist es wichtig, dass auch Außenstehende jeden Beleg eindeutig dem dazugehörigen Geschäftsvorfall zuordnen können. Dafür eignet sich ein Buchungsstempel bzw. ein Kontierungsstempel. Mit dem Kontierungsstempel und der entsprechenden Vorkontierung versieht man den Beleg sofort mit den wichtigsten Informationen zum Geschäftsvorfall. Das erleichtert es erheblich, die Belege am Ende des Monats korrekt zu einzubuchen. Die eigentliche Belegbuchung erfolgt nun am Computer. Wie genau man verfährt, um die Belege zu buchen, hängt vom verwendeten EDV-System ab. Jedes digitale Buchhaltungssystem orientiert sich aber ebenfalls an den Parametern der Richtigkeit und Klarheit. Nach der Buchung wird der Beleg mit dem „Gebucht“-Stempel versehen – so wird vermieden, dass Belege doppelt gebucht werden. Eine letzte wichtige Regel betrifft den Zeitraum der Aufbewahrung. In Deutschland unterliegen alle Belege einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Auf Anfrage muss man in der Lage sein, einem Betriebsprüfer alle Belege für diesen Zeitraum vorzulegen. Sofern ein Unternehmen ein EDV-gestütztes Buchhaltungssystem verwendet, ist man seit 2002 zusätzlich verpflichtet, vollständigen Zugriff auf die digitalen Daten zu gewähren.

Fakt

Wichtige Bestimmungen zur digitalen Buchführung und -prüfung findet man in den GoBD. Sie wurden 2014 veröffentlicht und ersetzen seither die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie die vom BMF entwickelten FAQs (Frequently Asked Questions). In den GoBD liegen nun die bisher verstreuten Regulierungen in einem Dokument vor.

Belege in der Steuererklärung

Wichtig werden Belege auch bei der Einkommensteuererklärung: Um Ausgaben, z. B. eine Spende oder die Kosten für den Weg zur Arbeit, auch steuerlich geltend zu machen, sollte man über korrekte Belege verfügen. Inzwischen (für Veranlagungszeiträume ab 2017) ist es nicht mehr notwendig, diese unaufgefordert einzureichen. Fordert das Finanzamt jedoch entsprechende Nachweise, müssen diese in korrekter Form vorliegen, will man einen steuermindernden Effekt erzielen.

Von der Vorlage- zur Vorhaltepflicht

Bei der Einkommensteuererklärung galt grundsätzlich die Pflicht, Belege vorzuweisen. Doch im Zuge der Modernisierung und Digitalisierung der Steuererklärung verändern sich auch die Vorgaben zur Belegpflicht. Die wichtige Neuregelung lautet: Die Belegvorlagepflicht wird zur Belegvorhaltepflicht.

So gilt bis zum Veranlagungszeitraum 2016 noch die klassische Belegvorlagepflicht. Das bedeutet: Zu allen Angaben der Steuererklärung legt man dem Finanzamt die jeweiligen Belege wie Spendenbescheinigung, Kapitalertragssteuerbescheinigung und sonstige einzureichende Unterlagen im Original vor (keine Kopien). Nach der Prüfung schickt das Finanzamt dem Steuerpflichtigen die Belege postalisch zurück.

Mit dem „Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens“ wird im Laufe des Jahres 2017 die Belegvorlagepflicht zur Belegvorhaltepflicht umgewandelt. Das bedeutet: Künftig reicht man die Belege nicht mehr mit der Steuererklärung ein, sondern es genügt, sie aufzubewahren. Das Finanzamt kann jedoch zu jeder Zeit ihre Vorlage verlangen. Mit diesem Gesetz wird allen Seiten eine Menge Arbeit erspart und das aufwendige Verfahren rund um die Belege vereinfacht.

Tipp

Das neue Gesetz ist seit 1.1.2017 in Kraft. Die Steuererklärung, die 2017 abgegeben werden muss, betrifft aber noch das Jahr 2016 und muss daher letztmalig nach den alten Bestimmungen zur Vorlagepflicht vorgenommen werden. Informationen über die einzureichenden Belege finden sich auf dem Steuerportal ELSTER des Finanzamtes.

Belegvorschriften

Doch damit das Finanzamt einen Beleg auch akzeptiert, muss er die richtigen Angaben zum jeweiligen Vorgang enthalten. Je sorgfältiger man also schon während des Jahres die Belege und Informationen für die Steuererklärung sammelt, desto wahrscheinlicher ist es, dass das Finanzamt später viele der Ausgaben steuerlich anerkennt.

Allerdings gelten für verschiedene Belegarten andere Vorschriften. Reicht man also Belege ein, dann sollte man wissen, wann bestimmte Zusatzinformationen auf den jeweiligen Belegen stehen müssen. Hier ist Aufmerksamkeit gefragt – falsch ausgestellte Belege werden vom Betriebsprüfer in der Regel zurückgewiesen bzw. beanstandet.

Bei Kleinbetragsbelegen bis 250 Euro (inklusive Mehrwertsteuer) müssen die vollständige Anschrift, der Name des Rechnungsstellers sowie der Steuersatz (7 oder 19 Prozent und der Bruttobetrag) ausgewiesen werden. Höhere Rechnungen wiederum verlangen nach weiteren Angaben, darunter die Steuernummer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers sowie die vollständige Anschrift und der Name des Empfängers bzw. Unternehmens.

Bewirtungsbelege enthalten außerdem immer zusätzlich den Bewirtungsanlass und die Bewirtungsteilnehmer. Bei Bewirtungsbelegen über jeweils 150 Euro und über 250 Euro sind weitere Informationen gefragt. Auf Bahnfahrkarten und Taxiquittungen wiederum muss die Wegstrecke angegeben sein. Erstellt man Eigenbelege, da der Originalbeleg nicht zur Verfügung steht, erläutert man schriftlich, wie es zum Verlust des Belegs kam, und ergänzt dies als Anhang zum Eigenbeleg. Verschiedene Belegart können also möglicherweise spezifische Zusatzangaben erfordern, die man unbedingt berücksichtigen sollte.

Abgesehen von belegspezifischen Angaben gilt für jeden Beleg in der Buchhaltung oder bei der Einkommensteuer: Auch wenn vom Finanzamt nicht explizit gefordert, sind ausführliche Informationen immer ratsamer als spärliche. Ein Beispiel: Sie möchten im Zuge Ihrer Einkommensteuererklärung die Kosten für ein Fachbuch absetzen, auf dem Kassenbon sind jedoch nur Artikelnummer und Preis verzeichnet. In diesem Fall fügt man die Angaben zum gekauften Produkt hinzu. Je präziser, desto besser: Für das gekaufte Fachbuch ergänzt man am besten gleich den Titel des Buches statt lediglich die Notiz „Fachliteratur“. Hat man korrekt ausgefüllte und klar nachvollziehbare Dokumente, dann funktioniert es auch mit den Belegen in der Buchhaltung und bei der Steuererklärung.

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