Fahrtenbuch-Vorlage: Kostenlos als Excel-Datei

Wenn Sie als Selbstständiger oder Angestellter einen Firmenwagen fahren, geht das Finanzamt grundsätzlich davon aus, dass Sie diesen auch für private Angelegenheiten nutzen. Den daraus entstehenden geldwerten Vorteil müssen Sie in den meisten Fällen versteuern. Dazu stehen Ihnen zweierlei Optionen zur Verfügung: Entweder Sie veranschlagen eine Pauschale nach der Ein-Prozent-Regelung – oder Sie protokollieren die Häufigkeit und Dauer aller dienstlichen und privaten Fahrten in einem ausführlichen Fahrtenbuch. Die letztere Methode ist zwar mit einigem Aufwand verbunden, kann Ihnen jedoch attraktive Steuervergünstigungen bescheren.

Um diese geltend zu machen, müssen Sie sich allerdings an die strengen Anforderungen des Finanzamts halten. Erfahren Sie, wie diese aussehen und worauf Sie sonst noch achten müssen. Gern können Sie auch unsere kostenlose Fahrtenbuch-Vorlage als Excel-Datei herunterladen.

Das Bundesfinanzministerium hat strenge Richtlinien für die ordnungsgemäße Anlage und Führung eines Fahrtenbuchs festgelegt:

• Für jedes Fahrzeug muss ein separates Fahrtenbuch geführt werden.
   
• Wird das Fahrzeug von mehr als einer Person genutzt, muss bei jeder Fahrt der Name des Fahrers vermerkt werden.
   
• Gemäß § 8 Abs. 2 EStG sind beim Eintragen von Dienstfahrten folgende Mindestangaben vonnöten: Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt, die insgesamt zurückgelegte Distanz, das Reiseziel, die Route (bei Umwegen) sowie der Zweck der Fahrt (u. U. inklusive des Namens des Geschäftspartners, der aufgesucht wurde).
   
• Bei privaten Fahrten genügen dagegen schon die Anfangs- und End-Kilometerstände. Bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ist zudem der Vermerk „W – A“ ausreichend.
   
• Eintragungen sollten laufend erfolgen, also zeitnah nach jeder Fahrt. Es ist nicht legitim, Angaben für mehrere Tage nachzutragen.
   
• Zum Zweck der Überprüfung durch das Finanzamt sollte das Fahrtenbuch möglichst übersichtlich und jeder Eintrag gut leserlich sein.
   
• Sämtliche Angaben im Fahrtenbuch müssen vollständig sein. Das bedeutet, dass selbst bei Routinefahrten jedes Mal sämtliche Pflichtangaben gemacht werden müssen. Ausnahmen stellen lediglich bestimmte Berufsgruppen wie etwa Taxifahrer und Handelsvertreter dar.
   
• Achten Sie unbedingt auf die Korrektheit Ihrer Einträge, damit keine Abweichungen zu den anderen Angaben in Ihrer Steuererklärung (z. B. bezüglich Spesenabrechnungen) entstehen.
   
• Verzichten Sie außerdem auf Auf- oder Abrundungen. Kilometerangaben müssen so genau wie möglich sein.
   
• Nachträgliche Änderungen im Fahrtenbuch sind prinzipiell nur bedingt zulässig. Wenn sie dennoch zwingend notwendig sind, müssen sie entsprechend gekennzeichnet werden. Merken Sie sich: Transparenz ist das oberste Gebot.
   
• Das Finanzamt verlangt Fahrtenbücher grundsätzlich in einer geschlossenen, nicht manipulierbaren Form. Dies bedeutet, dass ein Stapel loser Blätter nicht akzeptiert wird, ein gebundenes Buch bzw. Heft dagegen schon. Smartphone-Apps zum Führen elektronischer Fahrtenbücher sind ebenfalls erlaubt, solange nachträgliche Änderungen von Einträgen technisch ausgeschlossen sind oder automatisch gekennzeichnet werden. Achten Sie jedoch schon im Vorfeld darauf, dass das gewählte Programm die hier aufgeführten Anforderungen erfüllt.

Die folgende Anleitung erklärt Ihnen, wie Sie beim Ausfüllen richtig vorgehen:

1. Tragen Sie links oben in der Fahrtenbuch-Vorlage das amtliche KfZ-Kennzeichen des betreffenden Fahrzeugs ein.
    
2. Geben Sie darunter Ihren Namen oder den des Mitarbeiters an, der das Fahrzeug die meiste Zeit benutzen wird.
    
3. Notieren Sie rechts oben den Kilometerstand des Fahrzeugs zu Beginn der jeweiligen Nutzungsperiode. Vergessen Sie auch nicht, den endgültigen Kilometerstand hinzuzufügen, bevor Sie Ihr Fahrtenbuch beim Finanzamt vorlegen.
    
4. Eine Zeile darunter definieren Sie den genauen Zeitraum der Fahrzeugnutzung. In vielen Fällen ist dieser deckungsgleich mit dem laufenden Geschäftsjahr. Die Datumsangaben können aber auch davon abweichen.
    
5. In den folgenden Zeilen dokumentieren Sie ab jetzt für jede einzelne Fahrt den Namen des Fahrers, das Datum, den Kilometerstand am Anfang und am Ende der Fahrt sowie die insgesamt zurückgelegte Distanz. Weiterhin geben Sie an, ob es sich um eine geschäftliche oder private Fahrt gehandelt hat und welchem Zweck sie diente. Bei Umwegen kann es zudem sinnvoll sein, die Fahrtroute näher zu erläutern.

Bedenken Sie jedoch: Da sich mit Excel erstellte Fahrtenbücher beliebig verändern lassen und diese Änderungen nur schwer nachvollziehbar sind, werden sie nicht von den Finanzämtern anerkannt. Das gilt selbst dann, wenn Sie das Fahrtenbuch am PC ausfüllen und anschließend ausdrucken.

Umgekehrt sieht der Fall schon anders aus: Sie können unser Fahrtenbuch-Muster verwenden, um Ihr eigenes Fahrtenbuch in Papierform zu erstellen; denken Sie aber daran, sämtliche Einträge ausschließlich handschriftlich vorzunehmen – dann sind die Behörden zufrieden. Sie können die Excel-Tabelle aber auch für Ihre persönlichen Aufzeichnungen und Berechnungen nutzen.

Bitte beachten Sie den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.