Registrierkassenpflicht: Rechtslage in Deutschland und Österreich

Eine allgemeine Registrierkassenpflicht wie in Österreich ist in Deutschland (vorerst) nicht geplant. Unternehmen, die schon heute auf elektronische Kassensysteme setzen, müssen allerdings einige gesetzliche Vorgaben beachten.

Registrierkassenpflicht in Deutschland: Rechtslage

Aktuell existiert in Deutschland keine gesetzliche Vorgabe, die Unternehmern die Verwendung eines elektronischen Kassensystems (Registrier- oder PC-Kassen) vorschreibt. Die Anschaffung eines solchen Aufzeichnungssystems, das Bargeldumsätze abrechnet und Belege ausgibt, ist nicht nötig. Der Gesetzgeber gestattet es Unternehmen auch, eine sogenannte „offene Ladenkasse“ zu führen. Wer sich für diese Art der Kassenführung entscheidet, muss sich jedoch an folgende Grundlinien halten, um den gesetzlichen Anforderungen an Kassensysteme gerecht zu werden:

• Es ist ein täglicher Kassenbericht anzufertigen, der auf Grundlage eines täglichen Auszählens der Bargeldeinnahmen- und ausgaben erstellt wird und einen korrekten Anfangs- und Endkassenbestand aufweist (§ 146 Abs.1 AO).
• Es muss möglich sein, die gesamten Tageseinnahmen durch Rückrechnung nachvollziehbar und korrekt zu ermitteln – die sogenannte Kassensturzfähigkeit.
• Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung sind zu befolgen (gemäß §145 AO und gegebenenfalls § 238 und § 239 HGB).

Andernfalls besteht die Möglichkeit, dass das Finanzamt Umsatzhinzuschätzungen vornimmt, die zu Steuernachzahlungen führen.

Das spricht für eine Registrierkasse

Auch wenn die Registrierkasse in Deutschland nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, gibt es gute Gründe, im Einzelhandel auf elektronische Datenerfassungsgeräte zu setzen.

• Registrierkassen unterstützen Unternehmen bei der Umsetzung eines übersichtlichen Berichtswesens.
• Registrierkassen bieten in der Regel Schnittstellen zu professionellen Warenwirtschaftssystemen.
• Registrierkassen erleichtern die Zusammenarbeit von Wirtschaft und Finanzverwaltung im Rahmen von Prüfungsmaßnahmen.

Vorgaben für die Nutzung elektronischer Kassensysteme

Entscheidet sich ein Unternehmer bzw. eine Unternehmerin für ein elektronisches Kassensystem, muss dieses den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Diese wurden mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen geregelt. Unternehmen müssen sich an folgende Vorgaben halten:

• Kassen-Nachschau: Bei diesem unangemeldeten Verfahren wird die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen sowie der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung (§ 146b der AO) überprüft. Falls Mängel festgestellt werden, kann die Kassen-Nachschau, die auch offene Ladenkassen betrifft, in eine Außenprüfung übergehen.
• Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Zum Schutz vor Steuerbetrug schreibt der Gesetzgeber vor, dass alle Aufzeichnungssysteme mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung ausgestattet sind. Diese verhindert, dass erfasste Umsätze nachträglich aus dem System gelöscht werden können (§ 146a Abs.1 AO). Es dürfen zudem nur noch Systeme verwendet werden, die es möglich machen, alle Grundaufzeichnungen einzeln, geordnet, zeitgerecht, korrekt, vollständig und unveränderlich aufzuzeichnen.
• Meldepflicht: Ab dem 1. Januar 2025 gilt die Meldepflicht für die Benutzung von elektronischen Kassensystemen. Gemäß § 146a Abs. 4 AO muss man die Nutzung innerhalb eines Monats nach Beginn der Nutzung melden. Auch vorher erworbene Kassensysteme sind dem Finanzamt zu melden.
• Belegausgabepflicht: Auch die elektronische Belegausgabe in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang zum Geschäftsvorfall ist Pflicht (§ 146a Abs. 2 AO). Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform ausgestellt werden. Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität besteht die Möglichkeit, sich von der Belegausgabepflicht befreien zu lassen (§ 148 AO).
• Dauerhafte Datenspeicherung: Jedes elektronische Kassensystem in Deutschland muss in der Lage sein, Einzeldaten für eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar zu speichern.

Pläne für eine allgemeine Registrierkassenpflicht in Deutschland gibt es laut BMF bisher allerdings nicht. Eine Regelung wie in Österreich ist aus Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten unverhältnismäßig. Ausnahmen für Wochenmärkte, Gemeinde- und Vereinsfeste, Hofläden oder Straßenverkäufe sind nicht rechtssicher abgrenzbar und entsprechende Kontrollen auf Grund des Verwaltungsaufwands nur schwer umzusetzen.

Rechtslage in Österreich

Während Sie in Deutschland selbst entscheiden können, ob Sie eine offene Ladenkasse führen oder auf ein elektronisches Kassensystem setzen, gilt in Österreich seit 2016 die allgemeine Registrierkassenpflicht. Alle Barumsätze sind also mithilfe eines elektronischen Kassensystems einzeln zu erfassen.

Allgemeine Registrierkassenpflicht

Als Registrierkasse definiert das österreichische Bundesministerium für Finanzen (BMF) „jedes elektronische Aufzeichnungssystem, das zur Losungsermittlung und Dokumentation einzelner Bareinnahmen eingesetzt wird.“ Als Registrierkassen können somit auch serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktionen zum Einsatz kommen.

Zur Verwendung eines elektronischen Kassensystems verpflichtet sind Betriebe ab einem Nettojahresumsatz von 15.000 Euro, sofern die Barumsätze (inklusive Bankomatkartenzahlungen und Kreditkarten) pro Betrieb 7.500 Euro netto im Jahr überschreiten. Damit betrifft die Registrierkassenpflicht z. B. oft Friseure, Gastronomie- und Hotelbetriebe, Ärzte, Psychotherapeuten, Physiotherapeuten, Rechtsanwälte, Notare, Land- und Forstwirte, Apotheken sowie den Lebensmittel- und Buchhandel.

Ausnahmen sieht die Registrierkassenpflicht in Österreich unter anderem für „gewisse Unternehmen mit sogenannten Umsätzen im Freien“ vor, sofern der Nettojahresumsatz 30.000 Euro nicht übersteigt. In diesem Fall spricht man von der Kalte-Hände-Regelung. Darüber hinaus gibt es in folgenden Bereichen die Möglichkeit einer Befreiung:

• Bestimmte Automaten wie etwa Tischfußball-, Musik- oder Dartsautomaten
• Onlineshops mit Umsätzen, die nicht mit Bargeld erzielt werden
• Bestimmte Kantinen, Buschenschanken und Hütten (Alm-, Berg-, Ski-…)

Technische Sicherheitseinrichtung gegen Manipulation

Wie in Deutschland besteht auch in Österreich die gesetzliche Verpflichtung, sämtliche Aufzeichnungen der Registrierkasse durch eine technische Sicherheitseinrichtung vor Manipulation zu schützen. Um rechtsicher kassieren zu können, müssen Unternehmen folgenden Verpflichtungen nachkommen:

• Die genutzte Registrierkasse muss der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) entsprechen.
• Der vorgeschriebene Manipulationsschutz muss implementiert sein.
• Das Kassensystem muss über FinanzOnline registriert sein.
• Die ordnungsgemäße Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung muss durch eine erfolgreiche Startbelegprüfung mithilfe der BMF Belegcheck-App sichergestellt werden.

Nutzt ein zur Registrierkasse verpflichteter Betrieb kein vorgeschriebenes Kassensystem oder fehlt die technische Sicherheitseinrichtung, stellt dies eine Finanzordnungswidrigkeit nach § 51 Abs. 1 lit. d. Finanzstrafgesetzes (FinStrG) dar, die mit einer Geldstrafe von bis zu 5.000 Euro geahndet wird.

Belegerteilungsverpflichtung

Auch in Österreich sind Unternehmerinnen und Unternehmer verpflichtet, Kundinnen und Kunden einen Beleg auszustellen. Die allgemeine Belegerteilungsverpflichtung gilt seit 2016 unabhängig von der Pflicht zur Einführung einer Registrierkasse. Anders als in Deutschland verpflichtet diese jeden Betrieb, bei Barzahlungen einen Beleg auszustellen und diesen auszuhändigen. Der Käufer bzw. die Käuferin muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb des Geschäfts mitnehmen. Der Beleg kann elektronisch ausgestellt werden (z. B. per E-Mail oder Web-Download). Voraussetzung ist, dass der Beleg direkt mit der Barzahlung durch die Registrierkasse erstellt und signiert wird.

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