Mobile Zeiterfassung – so finden Sie das passende mobile Zeiterfassungssystem

Mobile Zeiterfassung wird für immer mehr Unternehmen relevant. Sobald Mitarbeiter in einem Betrieb regelmäßig im Außendienst oder Home Office arbeiten, müssen Arbeitszeiten mobil erfasst werden – und das möglichst so, dass die Produktivität nicht leidet und Mitarbeiter ihre Eingaben verlässlich vornehmen.

Zeiterfassung ist in vielen Unternehmen ein wichtiges Instrument der Personaleinsatzplanung, um anhand regelmäßiger Auswertungen den Einsatz der Mitarbeiter zu optimieren und die Produktivität zu steigern.

Die klassische Zeiterfassung erfolgt dabei stationär, d. h. Mitarbeiter loggen sich per Computer in einem Zeiterfassungsprogramm ein oder registrieren sich beim Betreten der Unternehmensgebäudes an stationären Terminals per Chipkarte oder Fingerabdruckscanner. Das Ende der Arbeitszeit wird auf gleiche Weise hinterlegt. Mit zunehmender Flexibilisierung der Arbeitswelt ist dieses Vorgehen jedoch nocht mehr zeitgemäß. Mobile Zeiterfassung gewinnt im Unternehmensalltag an Bedeutung.

Mobile Zeiterfassung per se ist allerdings nichts Neues. Denn sie ist nicht zwingend digital, sondern kann auch analog durchgeführt werden, mit Stift und Papier, was in vielen Unternehmen heute immer noch Standard ist.

Wer heute über mobile Zeiterfassungssysteme spricht, meint in der Regel digitale Applikationen, die per Smartphone, Tablet oder mobilem Spezialgerät genutzt werden. Andere Lösungen basieren auf SMS oder Mobilanrufen. Damit sich Nutzer eindeutig identifizieren können, arbeiten die Anwendungen z. B. mit PINs, biometrischen Daten (Fingerabdruck), TAN-Verfahren oder individualisierten RFID-Chips.

Mobile Applikationen haben diverse Vorteile. Hier fünf Argumente, die für die Einführung mobiler Zeiterfassungssysteme sprechen:

1. Mehr Effizienz: Die Dokumentation der Arbeitszeit erfordert verglichen mit der Stift-und-Papier-Variante nur noch einen Bruchteil der Zeit.
2. Weniger Fehler: Die mobile Zeiterfassung ist auch deutlich weniger anfällig für Eingabe- und Übertragungsfehler. Der Außendienstmitarbeiter kann mit einem Klick in der App seinen Arbeitsbeginn hinterlegen und mit einem weiteren das Ende seines Arbeitstags signalisieren.
3. Unabhängigkeit von Netzzugang: Werden moderne Apps verwendet, spielt es meist keine Rolle, ob das Gerät gerade Internetempfang hat oder nicht. Die Daten werden lokal gespeichert, und sobald eine Datenverbindung besteht, automatisch mit der IT-Infrastruktur des Unternehmens synchronisiert.
4. Geräteunabhängige Nutzung: Mobile Zeiterfassungssysteme lassen sich in vielen Fällen sowohl mit unternehmenseigenen Geräten als auch in BYOD-Modellen nutzen, wenn die notwendigen Apps auf jedem Mobilgerät installiert werden können.
5. Intelligente Auswertungen: Die mobilen Geräte können den Standort des Nutzers übertragen und für das Unternehmen so mehr Transparenz und eine bessere Kontrolle schaffen. Zudem stehen die Daten dem Unternehmen ohne oder mit geringem Zeitverzug zentral zur Auswertung zur Verfügung und können bequem für weitergehende Auswertungen zur Optimierung der Unternehmensprozesse genutzt werden.

Digitale Zeiterfassungssysteme, die nur über eine Weboberfläche zu erreichen sind, können mit diesem Anwendungskomfort nicht mithalten. Ihre Nutzung erfordert zu viele Schritte: Mitarbeiter müssen bei Außenterminen erst ihren Rechner hochfahren und eine Internetverbindung herstellen, sich dann noch in mehreren Schritten im unternehmensinternen System einloggen – eventuell unterlaufen dabei Fehler, weil die Anwendungsoberfläche kompliziert gestaltet ist, sodass die Personalabteilung aktiv werden muss, um den Fehler zu korrigieren. Solche Systeme fügen sich nicht nahtlos in den Arbeitsalltag ein.

Mobile Zeiterfassungs-Apps hingegen beschränken sich auf die wesentlichen Funktionen, sind in wenigen Sekunden geöffnet, meist intuitiv zu bedienen und entlasten die Personalverwaltung davon, viele Ressourcen in die Bearbeitung der Zeiterfassung zu investieren.

Auf den ersten Blick erscheint es, als habe die digitale mobile Zeiterfassung nur Vorteile. Doch bei näherer Betrachtung ergeben sich neue Herausforderungen, druch die ein schneller Return on Investment (ROI) dem Unternehmen nicht garantiert ist.

• Kommunikationsaufwand: Grundvoraussetzung, dass die mobilen Zeiterfassungssysteme ihre Vorteile ausspielen, ist eine hohe Mitarbeiterakzeptanz. Wenn die Mitarbeiter die Apps nicht verlässlich nutzen oder die Erfassungsgeräte nicht bei sich tragen, nützt die beste Technologie nichts. Mitarbeiter mögen zwar die bequemere Eingabe zu schätzen wissen, doch viele sind auch skeptisch, weil sie das Gefühl von permanenter Überwachung fürchten.
   
• Rechtliche Regelungen beachten: Unternehmen müssen also ihrerseits für Transparenz sorgen und klar kommunizieren, wofür die erhobenen Daten genutzt werden. Auch um die rechtlichen Regelungen des Datenschutzes einzuhalten, ist es notwendig, dass Mitarbeiter informiert werden und in die weiterführende Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einwilligen.
   
• Investition und laufende Kosten: Zu Beginn ist zunächst ein Mehraufwand von Ressourcen für die Zeiterfassungssysteme einzukalkulieren. Neben den reinen Kosten für die Software-Anschaffung müssen Kosten für die Schulung von Mitarbeitern in der Anwendung der App und Auswertung der Daten eingeplant werden. Wer bisher mit Stift und Papier gearbeitet hat, muss nun mit regelmäßigen Kosten für Wartung und Pflege der digitalen Systeme rechnen und gegebenenfalls Lizenzgebühren berücksichtigen.
   
• Ideale Applikation existiert (meist) nicht: Die Auswahl von Applikationen zur mobilen Zeiterfassung ist riesig. Für Unternehmen ist es nicht leicht, sich hier zu orientieren. Daher ist es sinnvoll, in Beratung zu investieren – was einen weiteren Kostenfaktor darstellt. Gleichzeitig erfüllen die verfügbaren Applikationen meist nicht alle Unternehmensanforderungen. Während es kein Problem war, Notizen auf einem Zettel hinzuzufügen, sind zusätzliche Angaben bei Apps nicht so einfach einzutragen. Daher fallen meist weitere Kosten für die Individualisierung von Standard-Apps oder für eine komplette Individualentwicklung an.

Wenn Sie sich als Unternehmen für die Einführung eines mobilen Zeiterfassungssystems entscheiden, sollten Sie sich folgende Leitfragen stellen, um aus der Masse an Angeboten die passende Lösung zu finden:

1. Welche Daten wollen Sie erfassen? Soll die Zeiterfassung für die regulären Arbeitszeiten erfolgen oder ausschließlich für Mehrarbeit oder Projektstunden?
2. Welche Erkenntnisse wollen Sie aus der Zeiterfassung generieren? Welche Auswertungen wollen Sie vornehmen?
3. Welches Budget steht Ihnen für Implementierung und Pflege der Zeiterfassung zur Verfügung?

Weitere relevante Fragen, um die Passung eines mobilen Zeiterfassungssystems zu prüfen:

1. Welche Geräte sollen für die Zeiterfassung genutzt werden können (PDA, Smartphone, Tablet)?
2. Wie lange darf die Erfassung maximal dauern?
3. Welche Zeitintervalle wollen Sie abbilden (Sekunden-, Minutentakt)?
4. Soll eine Ortung und Aufgabenerfassung in der Applikation integriert sein?
5. Welche weiteren Angaben sollen erfasst werden?
6. Wie sollen die Daten mit der IT synchronisiert werden (Offline-Nutzung)?
7. Welche Schnittstellen zu anderen Programmen müssen unterstützt werden?

Der Fragenkatalog ist nicht abschließend, kann für Sie aber ein Ausgangspunkt sein, um Ihren eigenen Anforderungskatalog zu erstellen. Verwenden Sie diesen, um sich zum Beispiel online einen Überblick über mögliche Produkte zu verschaffen und eine Vorauswahl zu treffen. Klären Sie anschließend in einer persönlichen Beratung mit den Anbietern, welche dieser Lösungen Ihre Anforderungen am besten erfüllt.