Online-Zeiterfassung: Funktion und Nutzen

Wahrscheinlich hatten Sie im Verlaufe Ihres Arbeitslebens auch schon mal mit ihr Kontakt: der klassischen Exceltabelle für die Zeiterfassung. Sie ist kompliziert, fehleranfällig und nicht unbedingt benutzerfreundlich. Moderne Lösungen erfassen die Zeit online – und bieten weit mehr als das bloße Time-Tracking. Einige dieser Tools sind auch speziell für kleine Unternehmen ausgelegt und verhältnismäßig günstig. Und bei wachsenden Bedarf lassen sie sich oftmals erweitern.

Bei und direkt nach der Gründung eines Unternehmens stehen oft andere Dinge im Fokus als die Aufzeichnung der Arbeitszeiten. Häufig vertrauen Gründer darauf, dass Arbeitnehmer selbst darauf achten, die im Arbeitsvertrag festgehaltenen Arbeitszeiten einzuhalten.

Vertrauen ist zwar gut, doch Kontrolle bekanntlich besser – für alle Beteiligten. Wenn Sie die Arbeitszeiten erfassen, erfahren Sie nicht nur, wenn sich jemand vor der Arbeit drückt, sondern Sie sehen auch, wenn Ihre Mitarbeiter zu viel arbeiten. Auch das kann problematisch sein. Denn zum einen sind Überstunden arbeitszeitenrechtlich reglementiert, zum anderen kann die Mehrarbeit zu Lasten der Work-Life-Balance und sogar der Gesundheit Ihrer Mitarbeiter gehen.

In diesem Zusammenhang hat die Zeiterfassung noch eine andere Funktion neben der bloßen Darstellung der geleisteten Arbeitsstunden: Sie kann dabei helfen, zeitliche und personelle Engpässe im Unternehmen aufzudecken. Arbeiten Ihre Mitarbeiter zu viel, bedeutet dies unter Umständen, dass Sie weiteres Personal benötigen oder dass Prozesse optimiert werden müssen.

Deutlich einfacher und bequemer als eine Exceltabelle ist die Online-Stundenerfassung. Für letztere gibt es drei verschiedene Modelle:

• Webbasierte Zeiterfassung
• Erfassung via Desktop-App
• Erfassung via mobiler App

Viele Tools ermöglichen alle drei Varianten. Das hat den Vorteil, dass der Mitarbeiter seine Arbeitszeiten eintragen kann, ganz unabhängig davon, wo er sich gerade befindet. Mobile Apps erlauben oft auch, die Zeiten offline zu erfassen und später zu synchronisieren, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. Die Daten werden dann in einer Cloud gespeichert und automatisch über die verschiedenen Geräte hinweg synchronisiert.

Arbeitszeiten lassen sich auf zwei Arten erfassen. Bei der arbeitszeitbezogenen Erfassung werden nur An- und Ankunftszeiten sowie Pausenzeiten erfasst.

Beispiel für arbeitszeitbezogene Stundenerfassung:

Der Mitarbeiter startet um 9 Uhr mit seiner Arbeit. Mittags macht er eine Stunde Pause. Um 18:00 Uhr macht er Schluss.

Bei der projektbezogenen Arbeitszeiterfassung werden hingegen die einzelnen Tätigkeiten, Projekte oder Zeiten der Kundenbetreuung erfasst. Das ist zum Beispiel in vielen Agenturen wichtig oder in Fachabteilungen, die anderen Abteilungen der Firma zuarbeiten. Dabei wird nicht nur die Gesamtarbeitszeit erfasst, sondern auch ermittelt, wie viel Zeit der Mitarbeiter für ein bestimmtes Projekt aufwendet.

Im Rahmen der Online-Zeiterfassung können Sie Budgets oder Stundensätze für einzelne Tätigkeiten oder Projekte festlegen. Die Tools stellen die Zeiten, die die Mitarbeiter für bestimmte Projekte aufgewandt haben, dann in anschaulichen Diagrammen dar. Das hat den Vorteil, dass Sie den Fortschritt des Projekts und seine Wirtschaftlichkeit im Blick behalten können. Steht für bestimmte Tätigkeiten nur ein begrenztes Zeit- oder Geldbudget zur Verfügung, sehen Sie sofort, wann dieses erreicht oder gar überschritten wird.

Beispiel für projektbezogene Arbeitszeiterfassung

9:00 Uhr bis 9:30 Uhr: E-Mails lesen und beantworten

9:30 bis 10:30 Uhr: Teammeeting

10:30 bis 12:30 Uhr: Arbeit für Kunde X

12:30 bis 13:30 Uhr: Mittagspause

13:30 bis 14:30 Uhr: Arbeit für Kunde Y

14:30 bis 15:00 Uhr: Projektmeeting

15:00 bis 16:00 Uhr: Arbeit für Kunde Z

16:00 bis 18:00 Uhr: Arbeit für Kunde X

Die Online-Arbeitszeiterfassung hat zahlreiche Vorteile gegenüber der Zeiterfassung via Exceltabelle oder stationärem Terminal und kann gerade für junge Unternehmen sinnvoll sein. Nachfolgend einige Beispiele, inwiefern bzw. in welchen Bereichen die Online-Zeiterfassung seine Stärken ausspielt.

Tools für die Online-Zeiterfassung lassen sich schnell und problemlos einrichten. Normalerweise erhält jeder Mitarbeiter einen eigenen Zugang mit Login-Daten, die nur ihm bekannt sind. Weitere Hardware – zum Beispiel ein Terminal zur Zeiterfassung – ist nicht notwendig. Allein dadurch spart man bereits Geld, das vor allem in der frühen Gründungsphase oft in anderen Bereichen besser investiert ist.

Die Bedienung der meisten Zeiterfassungstools ist benutzerfreundlich und leicht zu erlernen. Die Auswahl ist mittlerweile so groß, dass Sie und Ihre Mitarbeiter in Ruhe ausprobieren können, welches Tool Ihnen und den Anforderungen in Ihrem Unternehmen am ehesten entspricht.

Die meisten Tools bieten eine der drei folgenden Möglichkeiten, die Arbeitszeit zu erfassen. Bei einigen Tools stehen Ihnen sämtliche dieser Optionen zur Verfügung:

• manuelle Erfassung: Die Mitarbeiter tragen per Hand ein, wann sie gekommen oder gegangen sind, Pausen gemacht haben oder wie lange sie sich bestimmten Projekten gewidmet haben.
• Timer-Modus: Am Anfang des Arbeitstages oder einer neuen Tätigkeit startet der Mitarbeiter die Zeiterfassung und beendet sie, wenn er fertig ist. Unterdessen zählt das Tool die Zeit automatisch mit. Vorgefertigte Einträge zu Projekten helfen dabei, die automatischen Einträge zu kategorisieren.
• automatische Zeiterfassung: Das Tool nimmt über den Arbeitstag auf, welche Anwendungen die Mitarbeiter nutzen und wie lange. Es erstellt aus diesen Daten dann ein Arbeitszeitenprofil. Das funktioniert natürlich nur, wenn die Angestellten die meiste Zeit am Computer arbeiten. Am Ende des Tages können Sie die automatisch angelegten Einträge bearbeiten, bevor Sie sie endgültig eintragen.

Die erfassten Arbeitszeiten lassen sich durch die Tools zur Online-Stundenerfassung schnell und einfach auswerten. Das reicht von einer einfachen Übersicht, ob ein Mitarbeiter Überstunden angehäuft hat, bis zu umfassenden Reportings für Vorgesetzte. Die genaue Erfassung der Arbeitszeiten erleichtert auch die Lohnbuchhaltung. Die erfassten Zeiten lassen sich zumeist als Excel-Datei, CSV oder PDF exportieren. Oft gibt es auch Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware, die dadurch direkt auf die Daten zur Arbeitszeit zugreifen kann.

Viele Tools zur Online-Zeiterfassung bieten Funktionen an, die weit über die einer Zeiterfassung herausgehen. Einige Beispiele:

• Rechnungserstellung
• Projektmanagement
• integriertes Fahrtenbuch
• Fehlzeitenmanagement

Und auch wenn sie diese Funktionen nicht selbst bieten, lassen sich viele Anwendungen via Schnittstellen mit anderen Programmen verbinden – beispielsweise mit Buchhaltungsanwendungen oder Projektmanagement-Apps wie Trello oder Asana.

Die meisten Tools zur Online-Zeiterfassung können Sie im Vorfeld auf Herz und Nieren testen, bevor Sie sich für eine kostenpflichtige Nutzung entscheiden. Beispielsweise im Rahmen einer 30-tägigen Testphase oder eines kostenlosen Tarifs, bei dem Ihnen einige Premium-Funktionen nicht zur Verfügung stehen. Der Funktionsumfang der Basic-Variante ist also im Vergleich beschränkt: Sie lässt sich unter Umständen lediglich von einer geringen Zahl an Nutzern verwenden oder erlaubt nur das Anlegen relativ weniger Projekte und Kunden.

Wenn Sie sich für einen umfangreicheren, kostenpflichtigen Tarif entscheiden, bezahlen Sie diesen im monatlichen oder jährlichen Abo. Die Tarife sind häufig nach Unternehmensgröße gestaffelt – fallen mit steigender Mitarbeiterzahl also höher aus. Für Start-ups ist einer der günstigeren Tarife meist völlig ausreichend. Wächst das Unternehmen und steigen die Ansprüche, kann man später noch in einen anderen Tarif wechseln.

Wie für jedes Zeiterfassungssystem gilt: Das Tool ist nur so gut, wie die Leute, die es bedienen. Wenn Ihre Mitarbeiter es nicht oder ungenügend nutzen, dann funktioniert die Zeiterfassung nicht korrekt. Doch diesbezüglich bieten viele Anwendungen Abhilfe und erinnern die Mitarbeiter regelmäßig daran, ihre Arbeitszeiten zu tracken.

Widerstände gegen die Online-Arbeitszeiterfassung resultieren häufig daraus, dass sich die Mitarbeiter überwacht fühlen. Um dies zu verhindern, ist es wichtig, dass Sie die Gründe für die Einführung der Zeiterfassung offen kommunizieren. Schaffen Sie Vertrauen und erklären Sie Ihren Mitarbeitern, dass auch sie selbst davon profitieren, wenn die Arbeitszeiten korrekt erfasst werden. Oft ist es sinnvoll sein, das Team in die Auswahl des Online-Zeiterfassungstools miteinzubeziehen, um vorhandene Bedenken von Anfang an zu zerstreuen.

Beachten Sie auch, dass ein Trackingtool zwar die Arbeitszeiten erfasst, nicht aber die Qualität der Arbeit. Wenn ein Mitarbeiter für die gleiche Aufgabe mehr oder weniger Zeit benötigt als ein Kollege, sagt dies nichts über das Ergebnis ihrer Bemühungen aus. Das sollten Sie gerade bei der Auswertung von Arbeitszeiten im Hinterkopf behalten.

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