Privatrechnung: Was Sie beachten sollten

Als Privatperson eine Rechnung zu schreiben, kann in vielen Situationen notwendig werden – sei es nach dem Verkauf eines gebrauchten Gegenstands oder für eine einmalige Dienstleistung. In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie eine korrekte Privatrechnung erstellen und was es dabei zu beachten gilt – inklusive praktischer Word-Vorlage zum Download.

Was ist eine Privatrechnung?

Eine Privatrechnung ist eine Rechnung, die von einer Privatperson ausgestellt wird, wenn sie beispielsweise einen gebrauchten Gegenstand verkauft oder eine nichtgewerbliche Dienstleistung anbietet. Sie unterliegt nicht den gleichen gesetzlichen Vorschriften wie Rechnungen von Unternehmen, sollte jedoch bestimmte Angaben enthalten, um rechtlich gültig zu sein.

Privatrechnungen sind besonders dann sinnvoll, wenn der Käufer oder Käuferin bzw. die auftraggebende Person einen schriftlichen Nachweis für den Kauf oder die erbrachte Leistung benötigt. Das betrifft sowohl Verkäufe an andere Privatpersonen als auch an Unternehmen, die einen Beleg für ihre Buchhaltung benötigen.

Steuerliche Regelungen bei Privatrechnungen

Für das Finanzamt sind in erster Linie Rechnungen von Unternehmern relevant. Doch auch Privatpersonen können ins Visier geraten, wenn sie regelmäßig Waren verkaufen oder Dienstleistungen anbieten. In solchen Fällen kann das Finanzamt von einer gewerblichen Tätigkeit ausgehen – mit möglichen Folgen wie der Pflicht zur Gewerbeanmeldung und zusätzlichen steuerlichen Verpflichtungen.

Einmalige Verkäufe, zum Beispiel eines gebrauchten Smartphones oder Autos, sind in der Regel unproblematisch, solange der Verkaufspreis unter dem ursprünglichen Einkaufspreis liegt. Kritischer wird es, wenn bestimmte Anzeichen auf eine gewerbliche Absicht hindeuten:

• Gezielter Ankauf von Waren für den Weiterverkauf
• Hohe Verkaufsfrequenz, z. B. mehr als 30 Artikel pro Monat
• Regelmäßige Verkaufsaktivitäten über längere Zeiträume
• Verkauf vieler gleichartiger oder neuer Produkte
• Professioneller Online-Auftritt, etwa durch Werbung oder als Powerseller auf Verkaufsplattformen

Gewinne aus privaten Verkäufen sind bis zu einer Freigrenze von 600 Euro pro Jahr steuerfrei. Bei Verkäufen innerhalb eines Jahres nach dem Kaufdatum (Spekulationsfrist) müssen Gewinne ebenfalls versteuert werden. Bei Immobilienverkäufen verlängert sich die Spekulationsfrist auf 10 Jahre, sofern die Immobilie nicht selbst genutzt wurde.

Treffen mehrere dieser Punkte zu, sollten Sie prüfen, ob eine Gewerbeanmeldung erforderlich ist, um Nachzahlungen oder rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Rechnung schreiben als Privatperson: Wann ist es sinnvoll?

Auch wenn es für Privatpersonen keine gesetzliche Pflicht gibt, Rechnungen auszustellen, gibt es gute Gründe, dies dennoch zu tun:

• Rechtssicherheit: Eine schriftliche Rechnung schafft Klarheit und bietet beiden Parteien eine solide rechtliche Grundlage, falls es zu Unstimmigkeiten kommt.
• Finanzielle Übersicht: Eine Rechnung hilft Ihnen dabei, Ihre Einnahmen und Ausgaben besser im Blick zu behalten und bei Bedarf gegenüber dem Finanzamt nachzuweisen.
• Nachweispflicht: Besonders bei Geschäften mit Unternehmen verlangen diese häufig einen formellen Beleg für ihre Buchhaltung.

Darüber hinaus kann eine Rechnung dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden. Durch die klare Auflistung von erbrachten Leistungen oder verkauften Gegenständen, den vereinbarten Preisen und Zahlungsfristen wissen beide Seiten genau, was vereinbart wurde. Das schafft Vertrauen und reduziert das Risiko von Streitigkeiten.

Auch bei größeren Geldbeträgen oder langfristigen Zahlungsvereinbarungen ist eine Rechnung sinnvoll. Sie dient als Schriftstück für Rückfragen und ermöglicht es Ihnen, bei verspäteten Zahlungen gezielt nachzuhaken.

Welche Angaben sollte eine Privatrechnung enthalten?

Grundsätzlich unterliegt die Privatrechnung keinen gesetzlichen Formvorschriften und es ist auch keine vorherige Abstimmung mit dem Finanzamt notwendig. Dennoch gilt: Jede Rechnung ist rechtlich eine Zahlungsaufforderung und sollte daher bestimmte Informationen enthalten, um Missverständnisse und rechtliche Unklarheiten zu vermeiden.

Wichtige Angaben für eine Privatrechnung

Damit die Forderung klar begründet ist, sollten folgende Elemente auf einer Privatrechnung nicht fehlen:

• Name und Adresse der ausstellenden Person
• Name und Adresse der empfangenden Person
• Ausstellungsort und -datum der Rechnung
• Anlass der Rechnungsstellung (z. B. Verkauf, erbrachte Leistung(en))
• Details zur erbrachten Leistung:
  • Zeitpunkt der Leistungserbringung
  • Anzahl, Art, Einzelpreis, Gesamtpreis (ggf. je Position)
• Rechnungsbetrag (ggf. als Summe der Einzelpositionen)

Eine höfliche Anrede der empfangenden Person und ein kurzes Dankeschön am Ende runden die Rechnung ab.

Zahlungsdetails und Fristen

Damit die Zahlung reibungslos verläuft, sollte eine Privatrechnung auch Bankverbindung und Zahlungsziel enthalten. Falls die Zahlung nicht bar erfolgt, gehört die IBAN der ausstellenden Person auf die Rechnung. Zusätzlich sollte ein Zahlungsziel klar formuliert sein – etwa mit Begriffen wie „sofort“, „innerhalb von 10 Tagen nach Erhalt der Rechnung“ oder einem konkreten Datum.

Wird das Zahlungsziel überschritten, gerät die empfangende Person automatisch in Verzug. Das bedeutet, dass die ausstellende Person rechtliche Schritte wie eine Mahnung oder Schadensersatzforderungen einleiten kann. Bei einem festgelegten Zahlungsdatum ist nicht einmal eine Mahnung notwendig (§ 286 BGB).

Besonderheiten bei privaten Rechtsgeschäften

Anders als bei Verbraucherverträgen mit Unternehmen gilt bei Privatrechnungen keine 14-tägige Widerrufsfrist (§§ 355 ff. BGB). Ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung schafft Klarheit und verhindert mögliche Missverständnisse:

„Diese Rechnung betrifft ein privates Rechtsgeschäft, daher entfällt die für Verbraucherverträge geltende Widerrufsfrist von 14 Tagen.“

Zusätzliche Hinweise bei gebrauchten Gegenständen

Wenn ein gebrauchter Gegenstand verkauft wird, sollten bekannte Mängel direkt auf der Rechnung vermerkt werden. Zum Beispiel:

„Wie bereits besprochen weist das Display des Handys oben links kleine Kratzer auf.“

Privatrechnung: Vorlage zum Download

Egal ob mit einem Text- oder Rechnungsprogramm – als Privatperson eine Rechnung zu schreiben ist schnell erledigt. Achten Sie darauf, alle wichtigen Angaben vollständig einzutragen, und ergänzen Sie bei Bedarf zusätzliche Hinweise, etwa zur Beschreibung des Rechnungsgegenstands, am Ende des Dokuments. Bewahren Sie eine Kopie der Rechnung – digital oder auf Papier – auf, um später darauf zurückgreifen zu können, zum Beispiel für die Steuererklärung.

Bitte beachten Sie den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.