Quittungen schreiben mit korrekter Vorlage
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Das Schreiben von Quittungen gehört wie die Rechnungsstellung zur gängigen Unternehmenspraxis. Allerdings ist das Ausstellen von Quittungen – im Gegensatz zum Ausstellen von Rechnungen – mit deutlich weniger Aufwand verbunden. Mit dem richtigen Quittungsvordruck ist das Ausfüllen nahezu kinderleicht. Doch wie sieht eine Quittungsvorlage genau aus? Und wozu werden Quittungen überhaupt benötigt?
Wir erklären Ihnen, wie Sie eine Quittung richtig ausstellen und welche Pflichtangaben Sie auf keinen Fall vergessen dürfen.
Was ist eine Quittung?
Eine Quittung ist eine schriftliche Empfangsbestätigung, mit der die Zahlung für eine Leistung oder der Erhalt einer Ware belegt wird. Wenn Sie zum Beispiel als Unternehmer Produkte an ein anderes Unternehmen oder an eine Privatperson verkaufen, so sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, auf Wunsch des Kunden den Erhalt der Zahlung über eine Quittung zu bestätigen. Im § 368 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) heißt es diesbezüglich:
Der Gläubiger hat gegen Empfang der Leistung auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis (Quittung) zu erteilen. Hat der Schuldner ein rechtliches Interesse, dass die Quittung in anderer Form erteilt wird, so kann er die Erteilung in dieser Form verlangen.
Oder einfach ausgedrückt: Der Kunde hat das Recht, vom Leistungserbringer bzw. vom Lieferanten eine schriftliche Empfangsbestätigung (Quittung) zu verlangen. In der Praxis werden Quittungen meist bei Barzahlungen ausgestellt. Aber auch, wenn die Zahlung per Lastschrift oder Überweisung erfolgt, können Kunden nachträglich eine Quittung verlangen. Doch wozu das Ganze?
Quittungen dürfen nicht mit Kassenbons verwechselt werden! Kassenbons – wie man sie aus dem Einzelhandel kennt – werden zwar häufig als Quittungen bezeichnet, erfüllen jedoch nicht deren formelle Anforderungen.
Wozu werden Quittungen benötigt?
Mit einer Quittung verfügt der Kunde über eine beweiskräftige Urkunde, die er auf Verlangen dem Finanzamt vorlegen kann. Damit dient die Quittung in erster Linie als Beleg, falls irgendwelche Fragen seitens des Finanzamts offenstehen und das Risiko besteht, dass das Unternehmen seinen Vorsteuerabzug verliert.
Um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollte für Sie eine ordentliche Buchführung an oberster Stelle stehen. Dazu gehört auch die korrekte Handhabung mit Quittungen.
Quittung und Rechnung: Was ist der Unterschied?
Während eine ordnungsgemäße Rechnung eine Zahlungsforderung gegenüber dem Kunden beschreibt, dient eine Quittung lediglich als zusätzliches Beweismittel bzgl. des Zahlungseingangs. Aus diesem Grund sind die formellen Kriterien einer ordentlichen Rechnung auch viel umfangreicher als die einer Quittung. Bedenken Sie also, dass eine Quittung niemals eine Rechnung gemäß § 14, 4 UStG ersetzen kann. Allerdings kann eine Rechnung als Quittung fungieren, wenn sie den Vermerk „Betrag erhalten“ sowie alle für Quittungen relevanten Pflichtangaben enthält.
Quittungen können jedoch durchaus Kleinbetragsrechnungen ersetzen, da sich ihre formellen Anforderungen gleichen.
Quittungen richtig ausstellen: Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Quittung
Um eine Quittung korrekt auszustellen, müssen Sie bestimmte formale Kriterien berücksichtigen. Es dürfen auf einer Quittung folgende Angaben nicht fehlen:
Die Bezeichnung „Quittung“
eine fortlaufende Nummer
der Nettopreis
der Steuerbetrag und Steuersatz in Höhe von 7 % oder 19 % (oder der Hinweis zur Steuerbefreiung
der Bruttopreis (in Zahlen und Worten)
Name und Anschrift des Ausstellers
Name des Empfängers
Art und Menge des verkauften Produkts bzw. Art der Dienstleistung
Ort und Datum der Ausstellung
Unterschrift des Ausstellers (ggf. mit Firmenstempel).
Sie können Ihre Quittungen per Hand – beispielsweise mithilfe eines Quittungsblocks – oder auch mithilfe von Quittungsvorlagen am PC digital ausstellen. Spezielle Buchhaltungsprogramme können Ihnen die Arbeit erheblich erleichtern. Mit einer professionellen Software haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, das Erstellen von Quittungen mit Ihrer gesamten Buchhaltung zu verknüpfen. Dadurch wird Ihnen nicht nur die Rechenarbeit erspart, sondern es werden gleichzeitig alle geforderten Daten automatisch in Ihre Quittung übertragen. Das spart Zeit und verringert das Fehlerrisiko. Je nachdem, wie viele Quittungen Sie täglich schreiben müssen, ist eine digitale Lösung möglicherweise lohnenswert.
Vorsicht vor falschen Angaben
Achten Sie darauf, dass Sie beim Ausfüllen von Quittungen keine Fehler machen! Denn falsche oder fehlende Angaben in der Quittung können den Vorsteuerabzug gefährden. Dafür können auch Sie als Quittungsaussteller belangt werden. Ein wichtiger Hinweis: Als steuerbefreites Unternehmen dürfen Sie auf Ihren Quittungen keinesfalls Steuern ausweisen. Anderenfalls wird das Finanzamt von Ihnen verlangen, dass Sie die ausgewiesene Umsatzsteuer auch tatsächlich bezahlen – obwohl Sie es eigentlich nicht müssten.
Vorlage für eine ordnungsgemäße Quittung
Wenn Sie Ihre eigene Quittung erstellen möchten, können Sie sich an folgendem Muster orientieren:
Kostenloser Download
Mit der richtigen Quittungsvorlage ist Quittungen schreiben ziemlich leicht. Tragen Sie einfach alle notwendigen Angaben in die entsprechenden Pflichtfelder ein. Vergessen Sie am Ende Ihre Unterschrift nicht! Ein Firmenstempel ist hingegen nicht notwendig.
Bitte beachten Sie den rechtlichen Hinweis zu diesem Artikel.