Was Sie über die Rechnungsnummer wissen müssen

Die Rechnungsnummer gehört laut § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) zu den Pflichtangaben auf Rechnungen. Dem Gesetzestext zufolge muss jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, eine Rechnungsnummer beinhalten. Ausnahmen macht der Gesetzgeber bei Fahrausweisen und Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro.

Was ist eine Rechnungsnummer und welchen Zweck erfüllt sie?

Eine fortlaufende Rechnungsnummer soll sicherstellen, dass jede ausgestellte Rechnung einmalig ist und dem jeweiligen Geschäftsvorfall eindeutig und nachvollziehbar zugeordnet werden kann – etwa im Rahmen einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Versäumt es ein Unternehmen, ausgestellte Rechnungen mit einer Rechnungsnummer zu versehen, kann dies bei einer Betriebsprüfung dazu führen, dass die sachliche Richtigkeit der Buchführung in Frage gestellt wird. Reichen die Angaben aufgrund mangelhafter Buchführung nicht aus, um eine Besteuerungsgrundlage zu ermitteln, ist das Finanzamt berechtigt, die Buchhaltung des bzw. der Steuerpflichtigen komplett zu verwerfen.

Gemäß § 162 der Abgabenordnung (AO) darf es stattdessen eine Schätzung ansetzen bzw. nicht ersichtliche, steuerpflichtige Umsätze hinzuschätzten. Für Unternehmen geht dies in der Regel mit einem finanziellen Nachteil einher. Voraussetzung für ein solches Vorgehen ist gemäß § 158 AO, dass die sachliche Richtigkeit beanstandet wird. Durch formelle Mängel allein ist eine Schätzung nicht zu rechtfertigen.

Wichtig ist eine korrekte Rechnungsnummer zudem für umsatzsteuerpflichtige Rechnungsempfangende, die die Vorsteuer aus einer erhaltenen Rechnung beim Finanzamt geltend machen möchten. In Deutschland werden lediglich Endverbraucher und -verbraucherinnen mit der Umsatzsteuer belastet.

Aufbau der Rechnungsnummer

Grundlegende Vorschriften zum Aufbau rechtssicherer Rechnungsnummern macht § 14 UStG. Dieser definiert eine Rechnungsnummer als:

Diese Richtlinie wurde in der Vergangenheit mitunter als Handlungsaufforderung interpretiert, Rechnungsnummern folgendem Schema entsprechend in lückenloser Abfolge hochzuzählen.

Ein solcher Aufbau des Rechnungsnummer-Schemas erscheint übersichtlich, birgt in der Praxis jedoch Probleme.

Wird die Rechnungsnummer als fortlaufende Zahlenreihe umgesetzt, macht ein Unternehmen zwangsläufig die Anzahl von ihm ausgestellter Rechnungen publik. Gerade kleinere Unternehmen befürchten in diesem Zusammenhang, dass eine niedrige Anzahl an Rechnungen von Kundenund Kundinnen sowie Geschäftspartnern und -partnerinnen als schlechte Auftragslage interpretiert werden könnte. Bei größeren Unternehmen hingegen können Buchhaltende bei einem Schema, das die Rechnungen weder zeitlich noch geografisch zuordnet, schnell den Überblick verlieren.

Ergänzend zu § 14 UStG wurden daher die Vorschriften zur Rechnungsnummer im Umsatzsteuer-Anwendungserlass vom 1. Oktober 2010 präzisiert und den realen Anforderungen rechnungsschreibender Unternehmen angepasst. Dort heißt es in Abschnitt 14.5 „Pflichtangaben in der Rechnung“ unter „Fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer)“:

Ferner wird darauf hingewiesen, dass die Rechnungsnummer ausnahmslos einmalig sein muss:

Die Rechnungsnummer gemäß Umsatzsteuer-Anwendungserlass muss somit folgenden Vorgaben entsprechen:

• Sie muss eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen oder eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben enthalten.
• Separate Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche sind möglich.
• Die jeweiligen Rechnungsnummern werden in jedem Nummernkreis einmalig vergeben.
• Eine lückenlose Abfolge ist nicht zwingend.

Die Richtlinien des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses ergeben einen deutlich größeren Spielraum für Unternehmen, die somit ein individuelles Schema für die Vergabe von Rechnungsnummern entwickeln können.

Rechnungsnummer erstellen: Beispiel für die Vergabe

Um Rechnungen bereits anhand der Rechnungsnummern den entsprechenden Abrechnungsperioden zuordnen zu können, empfiehlt es sich, das Ausstellungsdatum in das Vergabeschema aufzunehmen. Möglich sind beispielsweise Rechnungsnummern mit initialer Jahreszahl. In folgendem Beispiel werden Rechnungsnummern für jedes Jahr separat in fortlaufenden Nummernkreisen aufgeführt.

Sollen die Nummernkreise enger gefasst werden, empfiehlt es sich, das komplette Datum in die Rechnungsnummer aufzunehmen:

Selbst neugierige Geschäftspartner bzw. -partnerinnen könnten aus einer Rechnungsnummer dieser Art höchstens ablesen, dass es sich bei der vorliegenden Rechnung um die erste, zweite oder dritte handelt, die am 10. Februar 2021 ausgestellt wurde.

Prinzipiell steht es Unternehmen frei, Nummernkreise nach eigenem Ermessen zu wählen. Möglich wären Schemata, bei denen die Art des Belegs, die Initialen des Rechnungsempfängers oder eines Rechnungsbearbeiters in Form eigener Nummernkreise in die Erstellung von Rechnungsnummern eingehen.

So könnte für die zwölfte Rechnung, die am 18. April 2021 vom Bearbeiter Max Mustermann ausgestellt wurde, folgende Rechnungsnummer generiert werden:

Dabei muss das gewählte Schema lediglich eine eindeutige und nachvollziehbare Zuordnung von Rechnungsnummern zu Geschäftsvorfällen erlauben. Diesbezüglich hat das Finanzgericht Hamburg in einem rechtskräftigen Urteil vom 25.11.2014 (3 K 85/14) entschieden:

Innerhalb eines Nummernkreises empfiehlt sich eine fortlaufende Nummerierung, um die Vergabe doppelter Rechnungsnummern zu vermeiden. Die Abfolge muss laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass jedoch nicht zwingend lückenlos sein.

Prinzipiell empfiehlt es sich, Rechnungsnummern so kurz wie möglich zu gestalten, um die Gefahr Tippfehler und Zahlendreher zu reduzieren und sowohl Mitarbeitenden als auch Kundinnen und Kunden den Umgang mit Rechnungsnummern zu erleichtern.

Ausnahmeregelungen: Rechnung ohne Rechnungsnummer

Auch Ausnahmeregelungen bei der Vergabe von Rechnungsnummern wurden im Umsatzsteuer-Anwendungserlass konkretisiert. Diese gelten gemäß Abschnitt 14.5 „Pflichtangaben in der Rechnung“ für Dauerleistungen, Gutschriften sowie Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise.

Fehler in der Rechnungsnummer: Was tun?

Fehlerhafte Rechnungsnummern führen zu Unregelmäßigkeiten im Nummernkreis und sollten korrigiert werden, damit die Buchführung im Fall einer Betriebsprüfung nachvollziehbar bleibt. Problematisch sind Vergabefehler vor allem dann, wenn eine Rechnungsnummer doppelt vergeben wird. In diesem Fall ist die Berichtigung unverzichtbar.

Eine Rechnungskorrektur ist ausschließlich dem Rechnungsstellenden vorbehalten. Dabei gilt: Tippfehler und Ungenauigkeiten (etwa im Firmennamen) benötigen keine Korrektur, sofern die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben nachvollziehbar bleiben. Bei fehlerhaften Pflichtangaben, zu denen auch die Rechnungsnummer gehört, empfiehlt der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e. V. (BVBC) folgendes Vorgehen:

1. Sofern schon gebucht, wird die fehlerhafte Rechnung in der Buchhaltung des Rechnungsstellenden storniert, als Rechnungskorrektur gekennzeichnet und mit neuer Rechnungsnummer gebucht.
2. Dem Rechnungsadressaten wird eine korrigierte Rechnung mit der neuen Rechnungsnummer und dem Hinweis auf die ursprüngliche Rechnung ausgestellt, zum Beispiel „ersetzt Rechnung 323635 vom 10.02.2021“.

Quelle: BVBC

Schritt 1 entfällt, wenn die Rechnung mit der fehlerhaften Rechnungsnummer noch nicht gebucht wurde. Bitte denken Sie beim Bezug auf die fehlerhafte Rechnung an die Datumsangabe. Bei doppelt verwendeten Rechnungsnummern lässt sich die fehlerhafte Rechnung damit eindeutig identifizieren.

Das Dokument, das die fehlerhafte Rechnungsnummer korrigiert, muss der Ursprungsrechnung eindeutig zugeordnet werden. Andernfalls könnten Empfangende die Rechnungskorrektur als neue Rechnung interpretieren. Mögliche Folgen wären verärgerte Kunden und Geschäftspartner oder Fehlbuchungen und Falschüberweisungen.

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